Les 10 meilleures hacks pour ne pas perdre le fil de vos réunions

5. Soyez sélectif

Il est aussi indispensable d'être extrêmement sélectif quant aux personnes que vous invitez à une réunion. Hormis le fait que la plupart des employés se sentent déjà épuisés à la seule pensée de toutes les réunions auxquelles ils doivent assister au quotidien, votre temps en tant que consultant est également précieux et limité. Si une réunion dure X minutes et que toutes les personnes concernées doivent y participer, il est pratiquement impossible d’accorder à chacun des 30 participants par exemple le temps et l’attention nécessaires. Vous devez savoir exactement de qui vous avez besoin à la réunion et POURQUOI. Si vous ne pouvez pas vraiment répondre à la question du pourquoi, n’hésitez pas à les retirer de la liste de réunion.

6. Décidez de qui prend les décisions

Un autre aspect qui peut interférer avec un plan de réunion est lorsqu’il n’y a pas de frontières claires entre les opinions et les décisions. Bien que les apports de toute l’équipe soient appréciés et considérés, il ne peut finalement y avoir qu’un seul capitaine à la barre de la réunion, autrement tout risque de s’effondrer. Personne n’a le temps de débattre sans fin de l’opportunité de faire ou non quelque chose. Chacun dispose d’un temps suffisant pour faire valoir ses arguments, puis le « capitaine » désigné doit se charger de prendre la décision finale.

7. Une réunion n’est pas un monologue

Très peu de gens peuvent rester alertes et engagés en écoutant quelqu’un parler d’un sujet qui ne les intéresse plus après les 30 premières minutes. C’est pourquoi le plan de la réunion doit être établi de manière à ce qu’un certain nombre de personnes apportent des contributions et que la discussion soit encouragée le cas échéant.

8. Ne sous-estimez jamais la motivation qui découle des incitations

Qu’est-ce que vous préférez ? Une invitation à une réunion, ou une invitation à une réunion avec boissons et collations ? Peut-être une réunion en dehors du bureau ? Cela peut sembler contre-intuitif, mais les choses qui rendent une réunion plus amusante et agréable augmentent en fait la concentration et stimulent la productivité.

9. Ayez le bon timing

Le choix de l'heure d'une réunion ne se limite pas à s'assurer qu'il n'y a pas de conflit d'horaire. Saviez-vous qu’il a été prouvé scientifiquement que le meilleur moment pour programmer des réunions se situe entre 10 h et 12 h ? En effet, la plupart des personnes sont encore assez énergiques à cette heure de la matinée et ont normalement eu le temps de se préparer pour la journée.

10. Évaluation

Il est important de revoir et d’évaluer vos réunions, votre plan de réunion et leurs résultats. Si quelque chose ne fonctionne pas et rend les réunions moins efficaces et productives, changez-le !

Si vous n’êtes pas encore tout à fait sûr de savoir si vous avez ce qu’il faut pour prendre en charge une réunion et faire en sorte qu’elle soit productive, ou si vous avez d’autres préoccupations en matière de conseil, n’hésitez pas à vous rendre sur Consultport Academy, où vous pourrez trouver toutes sortes de ressources utiles développées par des experts de l’industrie.