Alors que vos chefs de projet habituels se concentrent sur la gestion des activités quotidiennes de l'équipe, les consultants en Project Management Office (PMO) agissent avec plus de recul, fournissant le cadre de travail et de gestion des équipes.

Un Project Management Office peut intervenir à plusieurs niveaux :

• Entreprise : maintenir les projets et les programmes alignés sur la vision et la stratégie globale de l'organisation, rendre compte au PDG et exercer une autorité dans la prise de décision tactique pour tous les projets.
• Division : Apporter un soutien aux projets relevant d'un secteur d'activité spécifique au sein de l'organisation. Les tâches comprennent la formation des équipes, la budgétisation des ressources et l'orchestration des programmes.
• Projet: Soutien à un seul projet ou programme pour lequel il faut une assistance administrative, un suivi et des comptes rendus.
• Centre d'excellence de gestion de projet : Uniquement dans ce cas, le PMO définira les normes et les procédures pour tous ses chefs de projets subalternes, ainsi que les méthodes et les outils pour les soutenir, eux et leurs équipes.

Sans le soutien global des consultants Project Management Office, l'entreprise ne dispose que d'un aperçu limité de la santé et de l'efficacité globale des programmes et des projets. À un certain moment, il lui devient donc difficile de déterminer les blocages qui pèsent sur les projets ou les programmes et les empêchent d'atteindre leurs objectifs.

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez choisir un spécialiste PMO pour la réussite de votre entreprise :

Gouvernance

Le consultant en Project Management Office établit les meilleures pratiques pour chaque partie de l'entreprise en développant des méthodes standardisées qui rationalisent et optimisent la réalisation des tâches. Il fournit également le cadre organisationnel afin que chaque membre de l'équipe connaisse ses responsabilités au sein de la hiérarchie et l'étendue de son pouvoir de décision.

Reporting

Les spécialistes du PMO agissent comme un lien entre les différentes parties d'une entreprise, des cadres de niveau C aux chefs de département et aux chefs de projet respectifs. Ils veillent à ce que toutes les parties aient une bonne visibilité de leur entourage afin de faciliter l'identification des projets menacés et l'adoption de mesures adaptées avant qu'il ne soit trop tard. Cela permet également à chacun de rester en phase avec les objectifs afin que l'entreprise puisse continuer à progresser.

Productivité

Les consultants en PMO peuvent parfois minimiser en gérant les interdépendances et en normalisant les tâches répétitives. Ils sont également chargés de s'assurer que lors de la réalisation de gains d'efficacité, les autres départements en soient informés afin qu'ils puissent eux aussi mettre en œuvre leurs enseignements et optimiser leurs services. Ainsi toute l'entreprise peut évoluer au même rythme.

Support

Parce que le consultant en PMO est souvent celui qui crée et supervise la diffusion des méthodes dans toute l'entreprise, il lui incombera également de former les chefs de départements sur la manière de les mettre en œuvre. Ils encadreront et guideront les chefs de projet et autres chefs d'équipe afin qu'ils puissent directement mettre en oeuvre les enseignements.

Planification stratégique

Enfin, les consultants en PMO s'associeront avec les cadres supérieurs pour hiérarchiser les projets en fonction des objectifs à long terme et les mettre en œuvre selon un calendrier précis, une répartition claire des rôles, des objectifs, des tâches et des étapes clefs. Cela inclut souvent l'utilisation d'outils de gestion de projet tels que des feuilles de calcul, des diagrammes de Gantt et des tableaux Kanban.