Les 10 meilleures hacks pour ne pas perdre le fil de vos réunions
Parfois, le travail semble marqué par une continuité de réunions fastidieuses. Qu’elles soient avec des clients ou des collègues. On a même parfois l'impression d'avoir des réunions sur le fait d'avoir des réunions, et qu’aucun problème n'est réellement résolu. Alors comment faire pour que les réunions soient efficaces ? Plongeons ensemble dans le top 10 des trucs et astuces éprouvés du métier de consultant pour organiser des réunions et les animer efficacement .
1. Prévoyez un plan de réunion
Il est important de ne pas se lancer à l’aveugle dans une réunion. Pour vous assurer que tout le monde soit préparé, ayez un guide clair sur ce que l’on attend de la réunion. Envoyez un ATA (Agenda, Time limits, Action points) avant de rencontrer des clients ou vos collègues. Un ordre du jour est le meilleur moyen d’organiser des réunions. Cela permet à chacun d’avoir un aperçu clair des sujets qui seront abordés. Et de savoir qui sera responsable de chacun d’entre eux.
Mettre en place des limites de temps est un autre facteur important. Pour que tout le monde reste concentré il est crucial d’attribuer un temps déterminé par sujet. Cela remontera le moral et la productivité de chacun. Détaillez les résultats souhaités et les personnes responsables de chaque tâche. Personne n’aura donc l’impression que la réunion n’a rien accompli. Avec cette démarche, tout le monde peut faire le point sur les missions les concernant.
Il est donc impératif d’envoyer un ATA mis à jour avec tous les résultats de la réunion peu de temps après la fin de la réunion.
2. Mettez en place des règles de base
Ces éléments peuvent facilement être conservés dans une réunion ou un ordre du jour. Le but est de présenter quelques règles de base pour la préparation et le déroulement de la réunion. Ces règles de base incluent des directives telles que le protocole en cas de retard. Mais aussi d'autres points tels que l’étiquette concernant les téléphones portables ou le test de la connectivité internet avant le début de la réunion (s'il s'agit d'une réunion en ligne ). Ces règles varieront également entre une réunion en interne et une réunion avec des clients.
3.Évitez les reproches
Rien n'est moins productif que lorsque les participants se rejètent la faute les uns sur les autres. Une réunion productive est marquée par des discussions constructives et la recherche de solutions. Rejeter la faute sur les autres pour éviter la responsabilité est peu professionnel. Et en plus, il n’accomplira absolument rien.
4. N’ayez pas peur de partager les défis
Les réunions (surtout celles avec la haute direction) peuvent souvent se transformer en une sorte de parade d’ego. Cela ne profite à personne, et surtout pas à vous en tant que consultant chargé d’apporter des améliorations aux processus et aux performances de l’entreprise. Il faut mettre l’accent sur la façon dont le partage des challenges peut être bénéfique dans une salle remplie de professionnels expérimentés et hautement qualifiés, qui seront sûrement en mesure de trouver une solution collaborative.
5. Soyez sélectif
Il est aussi indispensable d'être extrêmement sélectif quant aux personnes que vous invitez à une réunion. Hormis le fait que la plupart des employés se sentent déjà épuisés à la seule pensée de toutes les réunions auxquelles ils doivent assister au quotidien, votre temps en tant que consultant est également précieux et limité. Si une réunion dure X minutes et que toutes les personnes concernées doivent y participer, il est pratiquement impossible d’accorder à chacun des 30 participants par exemple le temps et l’attention nécessaires. Vous devez savoir exactement de qui vous avez besoin à la réunion et POURQUOI. Si vous ne pouvez pas vraiment répondre à la question du pourquoi, n’hésitez pas à les retirer de la liste de réunion.
6. Décidez de qui prend les décisions
Un autre aspect qui peut interférer avec un plan de réunion est lorsqu’il n’y a pas de frontières claires entre les opinions et les décisions. Bien que les apports de toute l’équipe soient appréciés et considérés, il ne peut finalement y avoir qu’un seul capitaine à la barre de la réunion, autrement tout risque de s’effondrer. Personne n’a le temps de débattre sans fin de l’opportunité de faire ou non quelque chose. Chacun dispose d’un temps suffisant pour faire valoir ses arguments, puis le « capitaine » désigné doit se charger de prendre la décision finale.
7. Une réunion n’est pas un monologue
Très peu de gens peuvent rester alertes et engagés en écoutant quelqu’un parler d’un sujet qui ne les intéresse plus après les 30 premières minutes. C’est pourquoi le plan de la réunion doit être établi de manière à ce qu’un certain nombre de personnes apportent des contributions et que la discussion soit encouragée le cas échéant.
8. Ne sous-estimez jamais la motivation qui découle des incitations
Qu’est-ce que vous préférez ? Une invitation à une réunion, ou une invitation à une réunion avec boissons et collations ? Peut-être une réunion en dehors du bureau ? Cela peut sembler contre-intuitif, mais les choses qui rendent une réunion plus amusante et agréable augmentent en fait la concentration et stimulent la productivité.
9. Ayez le bon timing
Le choix de l'heure d'une réunion ne se limite pas à s'assurer qu'il n'y a pas de conflit d'horaire. Saviez-vous qu’il a été prouvé scientifiquement que le meilleur moment pour programmer des réunions se situe entre 10 h et 12 h ? En effet, la plupart des personnes sont encore assez énergiques à cette heure de la matinée et ont normalement eu le temps de se préparer pour la journée.
10. Évaluation
Il est important de revoir et d’évaluer vos réunions, votre plan de réunion et leurs résultats. Si quelque chose ne fonctionne pas et rend les réunions moins efficaces et productives, changez-le !
Si vous n’êtes pas encore tout à fait sûr de savoir si vous avez ce qu’il faut pour prendre en charge une réunion et faire en sorte qu’elle soit productive, ou si vous avez d’autres préoccupations en matière de conseil, n’hésitez pas à vous rendre sur Consultport Academy, où vous pourrez trouver toutes sortes de ressources utiles développées par des experts de l’industrie.
