IA: les 5 applications clés dans la gestion de projet en conseil

Commençons par une définition

IBM a utilisé la description suivante pour l’IA : « L’intelligence artificielle tire parti des ordinateurs et des machines pour imiter les capacités de résolution de problèmes et de prise de décision de l’esprit humain. »

Il s'agit d'appliquer la technologie pour rendre le monde plus efficient et efficace. L’objectif est généralement aussi d’améliorer l’expérience client.

Les systèmes d’IA comprennent :

• Automatisation robotisée des processus (RPA)
• Machine learning
• Deep learning
• Traitement du langage naturel
• Des assistants digitaux
• Vision par ordinateur

L’application de ces technologies conduira à un environnement plus automatisé, plus intégré et plus prédictif pour la gestion de projet.

L'avantage de l'IA est sa capacité à traiter des quantités massives de données, notamment des milliers de dossiers de projets, d'établir des liens entre eux, de tirer des conclusions et de faire des suggestions.

Phases de la mise en œuvre de l’IA

L’automatisation robotisée des processus, représentée par les bots, est la première phase de l’IA. Les bots sont des applications logicielles qui effectuent des tâches automatisées, répétitives et prédéfinies.

La deuxième phase est celle des chatbots ou assistants digitaux. Ils utilisent le traitement du langage naturel pour mener des conversations en ligne par texte ou par synthèse vocale et remplacent le contact direct avec un être humain.

Avec le machine learning, les bots s’adaptent et s’ajustent aux préceptes qu’ils reçoivent de l’environnement et prennent des mesures pour maximiser l’atteinte des objectifs. C’est la phase trois.

La phase quatre, la gestion autonome des projets, est peut-être possible mais il faudra probablement attendre quelques années.

Le PMBOK (Project Management Body of Knowledge) a été publié pour la première fois en 1987, et sa 7e version a été publiée en 2021.

Il identifie les dix sous-domaines associés à la gestion de projet (PM, pour project management) et les phases du cycle de vie d’un projet.

Sous-domaines et cycles de vie des projets

La plupart des sous-domaines sont relativement orientés vers les tâches et l’administration :

1. Intégration
2. Partenaires
3. Portée
4. Ressources
5. Heure
6. Coût
7. Qualité
8. Risque
9. Approvisionnement
10. Communication

Ils sont intégrés aux cinq phases du cycle de vie d’un projet :

1. Initiation
2. Planification
3. Mise en œuvre/Exécution
4. Surveillance et contrôle
5. Clôture

Plusieurs de ces éléments peuvent être et seront repris par l’IA.

Cependant, les rôles de gestion de projet dépassent le cadre purement transactionnel.

L'aspect humain de la gestion de projet

PMBOK décrit un manager comme « la personne assignée à la direction de l’équipe chargée d’atteindre les objectifs du projet. » Cela implique différents rôles que PWC décrit comme les « compétences humaines » associées au PM :

• Leadership
• Gestion des personnes et des parties prenantes (y compris la résolution des conflits)
• Communication (verbale et non verbale)
• Storytelling
• Empathie
• Négociation
• Intelligence émotionnelle

Ces compétences humaines sont moins susceptibles d’être surmontées, en tout cas à court terme, par l’automatisation et l’IA.

À l’heure actuelle, l’intelligence artificielle prend en charge certains rôles de gestion de projet par le biais de:

• l’intégration des données
• l’automatisation des processus

C'est ce que montre le nombre d’outils et plateformes de gestion de projet pilotés par l’IA sur le marché. Citons par exemple Click-up, Trello, Basecamp, Asana, Wrike, Slack et Project Insight.

Les IA de chatbots ou les assistants de projet deviennent une caractéristique de ces systèmes, et ils s’intègrent souvent les uns aux autres.

Par exemple, l’un de mes clients utilise des consultants et des freelances de plusieurs pays et de différents fuseaux horaires. Ils combinent Slack et Click-up :

• Fireflies.ai traite les conversations au sein de Slack et reconnaît les tâches et les affectations à partir de celles-ci.
• Ces informations sont intégrées à la planification du projet et à la gestion du flux de travail dans Click-Up.
• Et tout cela est relié aux emails et aux calendriers.

Ce processus signifie que les membres de l’équipe ont la liberté d’avancer dans leurs tâches avec un minimum de supervision. Le chef de projet peut gérer plusieurs projets, il est toujours au courant de l’avancement des travaux, avec des suivis uniquement pour répondre à des questions ou traiter des problèmes.

L’intégration du machine learning dans la gestion de projet n’en est encore qu’à ses débuts. Lorsqu’elle sera plus établie, elle sera capable de convertir des cartes mentales de professionnels en tâches et en relations, ou même de proposer des plannings multiples en fonction du contexte et des dépendances.

La dernière étape sera la gestion autonome du projet.

Les trois premières phases se concentrent sur les processus techniques de gestion de projet. La quatrième devra comprendre et maîtriser l’environnement du projet et les parties prenantes. Les experts estiment qu’il est peu probable que cela se produise dans un avenir prévisible, ne serait-ce que parce que la direction de l’entreprise voudra conserver le pouvoir de prendre des décisions financières majeures.

Ce qu’il faut retenir

L’IA pour la gestion de projets en est actuellement à la phase deux d’une série de quatre étapes possibles.

Elle ne remplace pas les chefs de projet mais les rend plus conscients, plus agiles et plus productifs. Les rôles de gestion de projet peuvent devenir plus stratégiques, en se concentrant sur la prédiction, l’atténuation des risques et la gestion des parties prenantes. Les bots et chatbots prennent en charge la gestion des tâches répétitives.

Les principaux avantages sont une efficacité accrue, des analyses améliorées, une meilleure prise de décision, une confiance dans la planification et les prévisions, ainsi qu’une agilité et une flexibilité significatives en matière de performance.

Nous sommes à un stade précoce de l’intégration du machine learning dans la gestion de projet. Parvenir à une gestion de projet totalement autonome est une question d’avenir.

En attendant, la gestion de projet a toujours besoin des compétences humaines qu’apportent les chefs de projet et les consultants en gestion de projet.