L’art de la réunion réussie : comment impressionner vos clients
« Cette réunion n’aurait pu être qu’un email. » Ça vous dit quelque chose ?
Si vous surfez un peu sur LinkedIn, il y a de fortes chances que vous tombiez sur des posts dans lesquels des professionnels se lamentent de réunions inutiles qui sont une véritable perte de temps.
Les réunions peuvent être frustrantes, mais pas si vous les organisez correctement. Oui, il y a de bonnes et de mauvaises façons d’organiser une réunion.
Dans cet article, nous allons voir comment mener une réunion de la bonne manière et gagner le respect de votre client.
1. Pourquoi organiser une réunion ? Identifiez précisément la raison de la réunion
Nous verrons dans un instant comment organiser une réunion réussie. Mais tout d’abord, voyons comment déterminer si une réunion est nécessaire ou non. Toute réunion avec un client doit avoir une raison qui nécessite que vous soyez tous les deux dans la même pièce (ou en ligne) au même moment. Par exemple, l’échange d’idées, le partage d’opinions, l’explication de processus complexes, etc. sont de bonnes raisons pour une réunion avec un client. Cependant, le simple fait de partager des informations et d’avoir une conversation unilatérale peut endormir vos clients et leur faire dire : « Cela aurait aussi bien pu être un email ».
Ce qui nous amène à une question très importante que vous devez vous poser avant de planifier une réunion : « Cette réunion doit-elle être un email ? » Si la réponse est oui, ne l’organisez pas. Les personnes qui savent comment organiser des réunions efficaces sont vraiment douées pour cela. Ils savent quels événements nécessitent une réunion. Assurez-vous donc de connaître la raison exacte d’une réunion. Avant d’apprendre à diriger une réunion, vous devez savoir quelles circonstances nécessitent une réunion.
2. Choisissez soigneusement les participants à la réunion
La personne la plus riche de la planète, Jeff Bezos, a une façon unique de choisir les participants à une réunion. Il l’appelle la règle des « deux pizzas ». Cela signifie que si chaque personne présente à la réunion ne peut pas être nourrie avec seulement deux pizzas, alors cela signifie qu’il y a beaucoup trop de personnes à la réunion. Nous pouvons tous être sûrs que le fondateur d’Amazon a dû organiser des centaines de conférences et qu’il sait comment diriger des réunions efficaces. Alors, n’ayez pas peur d’utiliser cette technique testée et éprouvée par le milliardaire lui-même.
L’étape suivante consiste à choisir les bons participants et à vous assurer que toutes les personnes concernées soient invitées. Oui, vous devez écarter certaines personnes. Mais vous pouvez toujours demander aux participants initiaux de partager les notes de réunion avec les autres afin que tout le monde reste dans la boucle et sache ce qui se passe. Il ne faut pas le prendre personnellement. C’est juste qu’avoir trop de personnes dans la salle ne fera que diminuer l’efficacité de la réunion pour tout le monde.
3. Engagez le dialogue avec les participants et laissez-les s’engager avec tout le monde
Comme mentionné précédemment, si l’engagement des participants n’est pas susceptible de se produire, alors il est préférable d’envoyer un email au lieu d’inviter les gens à une réunion. Et si la réunion a lieu, amener les clients ou les membres de votre propre équipe à s'écouter et à s’engager est un art en soi. Voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour obtenir un engagement maximal lors d’une réunion :
- Ne parlez pas pendant plus de 5 à 10 minutes sans donner à quelqu’un d’autre l’occasion de s’exprimer ou sans poser des questions comme « Tout va bien ? » ou « Des questions ou des commentaires jusqu’ici ? »
- Demandez l’avis des participants sur un certain point que vous avez soulevé
- Posez des questions ouvertes auxquelles on ne peut pas répondre par un « oui » ou un « non », mais qui déclenchent plutôt une discussion entre les participants
- Récompensez l’engagement par des félicitations ou des compliments sincères
- Offrez vos propres opinions sur les commentaires des participants
Une personne qui ne sait pas comment diriger une réunion peut penser que tout tourne autour d’elle et continuer à parler indéfiniment. Un organisateur de réunion réussie ne commettrait pas cette erreur de débutant. Il donne aux autres la possibilité de s’exprimer et propose son propre point de vue sur les commentaires des participants.
4. Soyez bref ou faites des pauses si la réunion est longue
Si vous ne deviez retenir qu’un seul conseil pour une réunion réussie, ce serait celui-ci. Contrairement aux dîners d’affaires ou aux fêtes de Noël au bureau, les réunions peuvent parfois être stressantes, le cerveau de chacun étant en mode travail. Il n’y a pas de bières, pas de barbecues au soleil, et pas de Secret Santa, tout est purement lié au travail. Il est difficile pour la plupart des gens de rester attentifs pendant plus de 30 minutes et d’absorber une grande quantité d’informations aussi rapidement. C’est pourquoi les réunions doivent être courtes ou entrecoupées de petites pauses.
Il existe plusieurs façons de s’assurer que les réunions se terminent à l’heure. Tout d’abord, précisez les heures de réunion bien avant celle-ci. Idéalement, au moins 24 heures avant. Faites savoir aux participants le temps de déroulement estimé et s’il y a des pauses. Créez une liste d’ordres du jour pour la réunion ainsi que les minutes allouées pour chaque ordre du jour.
Voici un exemple de points abordés lors d’une réunion pour votre référence :
- Recommandations sur l’ajout du logo de la marque sur tous les produits (20 minutes)
- Examen des changements de la stratégie marketing (30 minutes)
Vous pouvez toujours ajouter d’autres points et ajuster le temps alloué en conséquence. Mais l’idée principale est de garder un œil sur votre montre et de vous assurer que tous les points pertinents sont discutés lors de la réunion dans les délais convenus.
Conclusion
Tout professionnel qui souhaite conclure plus de ventes et impressionner les clients doit apprendre à organiser une réunion réussie. Tout d’abord, décidez si une réunion est nécessaire ou non. Parfois, un email, un SMS ou un simple appel suffit. La prochaine chose importante à faire est de sélectionner les participants et de maintenir un groupe restreint. Un trop grand nombre de participants peut ruiner la réunion, alors faites attention à qui vous invitez. Une fois la réunion en cours, veillez à laisser les autres contribuer et exprimer leurs opinions. La participation est l’essence même de toute réunion, alors prenez cela au sérieux. Enfin, veillez à ce que les réunions soient courtes et concises. Et si vous ne pouvez pas les garder courtes, assurez-vous de prévoir des pauses.
