Ist ein Projektmanagement-Berater die Kosten wert?
Sie denken darüber nach, einen Projektmanagement-Berater zu engagieren? Sind diese jedoch ihr Geld wert?
Manchmal kann es eine Herausforderung sein, den Wert und die Relevanz eines Beraters zu messen. Vor allem, weil man sowohl deren Hard Skills, als auch Soft Skills messen muss, um die Kompetenz genau beurteilen zu können.
In folgendem Artikel werden wir einen Blick auf die 5 wichtigsten KPIs für Projektmanager werfen, insbesondere für jene, die als unabhängige Projektmanagement-Berater arbeiten.
Dies ist wahrscheinlich eine der wichtigsten Metriken für ein erfolgreiches Projektmanagement. In Bezug auf die KPIs für Projektmanager, sind Unternehmen besonders sensibel, wenn es um die Budgetseite des Geschäfts geht. Ein geschickter Projektmanagement-Berater kann ein Projekt jedoch nicht nur innerhalb des vereinbarten Budgets abschließen, sondern manchmal sogar zu geringeren Kosten.
Ein unerfahrener Projektmanagement-Berater hingegen könnte das Projektbudget bis in einen überschaubaren Bereich ansteigen lassen, zum Beispiel um etwa 10 % mehr als erwartet. Steigt das Budget weit über den Betrag an, welcher für ein Projekt erwartet wurde, beweist das leider, dass ein Projektmanager inkompetent ist.
Bei der Messung der KPIs sollten Sie jedoch wissen, dass ein Projektmanager nur für die operativen Kosten eines Projekts verantwortlich ist. Wenn zum Beispiel das Marketingbudget aus bestimmten Gründen erhöht wird, hat der Projektleiter damit nichts zu tun.
Keine Führungskraft ist erfreut, wenn ein Projekt nicht rechtzeitig zu Ende gestellt wird. Im Laufe der Zeit und mit neuen Innovationen im Bereich Projektmanagement werden auch neue KPIs für Projektmanagement-Berater entstehen. Der termingerechte Abschluss eines Projekts ist jedoch eine jener Metriken für den Projektmanagement-Erfolg, welche immer bleiben werden. Diese Metrik ist zudem sehr einfach zu messen: Wenn ein Projekt vor der vorgegebenen Deadline abgeschlossen wird, bedeutet dies, dass der Projektmanager hochkompetent ist, auch wenn es pünktlich abgeschlossen wird, haben Sie den richtigen Kandidaten gewählt. Dauert die Fertigstellung dagegen viel länger als geplant, wissen Sie, dass der Projektmanager, den Sie eingestellt haben, nicht die beste Wahl für den Job war.
Verspätete Projektabschlüsse sind nicht nur frustrierend, sondern können auch kostenintensiv sein. Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise den Mietvertrag für ein Büro verlängern oder Aushilfskräfte länger an Bord behalten. Dies kann zu einer Erhöhung der Gesamtbetriebskosten beitragen. Darüber hinaus kann eine Verzugsstrafe anfallen. Kurz: Projektverzögerungen reißen Löcher in Ihre Taschen. Aus diesem Grund ist es wichtig, nur die besten Projektmanagement-Berater zu engagieren.
3. Risikominderung
Wie misst man den Erfolg eines Projekts, das viele Risiken beinhaltet? Hier gilt es, die Risikobereitschaft der Projektmanagement-Berater zu messen. Bei der Risikominimierung handelt es sich um einen Prozess, bei welchem eine Liste potenzieller Risiken erstellt wird, begleitet von den Maßnahmen, die ergriffen werden können, um jedes der Risiken zu mindern oder zu beseitigen. Oftmals bekommen selbst die besten Manager kein Lob für einen guten Umgang mit Risiken. Das liegt daran, dass diese Risiken oft von vornherein vermeiden und den ganzen Prozess reibungslos erscheinen lassen. Was die meisten Führungskräfte jedoch nicht sehen, ist, dass Projektmanager meist hart daran arbeiten, eine robuste Strategie zur Risikominderung zu erstellen.
Gibt es also bestimmte Metriken für den Erfolg des Projektmanagements? Ja, in der Tat! Sie können die Kompetenz eines Projektmanagers beurteilen, indem Sie dessen Risikomanagementpläne bewerten. Ein Projektmanager ist sehr kompetent, wenn dieser eine sichere Strategie zur Risikominderung erstellt und diese effektiv dem Team kommuniziert. Existiert dagegen überhaupt kein Plan zur Risikominderung, sollten Sie sich wahrscheinlich einen neuen Projektmanager suchen.
Effizienz in der Kommunikation ist eine der wichtigsten KPIs für Projektmanager, da Kommunikation einen großen Teil ihrer Arbeit ausmacht. Ein Projektmanagement-Berater mag zum Beispiel keine Ahnung von Grafikdesign oder Webentwicklung haben. Trotzdem wird der Erfolg des Projekts am Ende davon abhängen, wie effizient ein Projektmanager mit den Grafikdesignern und Webentwicklern im Team kommuniziert. Ein Projektmanager, der nur in einem Silo arbeitet und sich kaum mit dem Team auseinandersetzt, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht in der Lage sein, das Projekt pünktlich abzuliefern.
Wie also kann man den Erfolg eines Projekts messen, das proaktive Kommunikation erfordert? Es handelt sich um eine schwer zu messende Metrik und Sie müssen hierfür mit anderen Teammitgliedern sprechen und deren Feedback einholen. Spricht ein Projektmanagement-Berater aktiv mit allen Abteilungen und kommunizieren auch alle Abteilungen mit dem Projektmanager, beweist das die Kommunikationsfähigkeiten des Managers. Tauscht dieser sich dagegen nur selten mit anderen Abteilungen aus, dann sollte er an seinen Kommunikationsfähigkeiten arbeiten.
5. Prozess-Effizienz
Die meisten Teammitglieder auf einer Junior- oder mittleren Ebene würden die Prozesse eines Unternehmens niemals infrage stellen – selbst wenn das Unternehmen eine offene Unternehmenskultur hat, in welcher Vorschläge von allen Mitarbeitern geschätzt werden. Das liegt auch daran, dass es nicht in deren Aufgabenbereich liegt, Prozesse zu entwickeln. Es ist der Projektmanagement-Berater, der Prozesse kontinuierlich überprüfen und sicherstellen sollte, dass die besten Prozesse eingesetzt werden, um maximale Produktivität zu gewährleisten. Legen Sie also KPIs für Projektmanager fest, um deren Kompetenz zu messen, sollten Sie berücksichtigen, wie viel Aufwand diese in die Rationalisierung von Prozessen stecken.
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