Die 5 wichtigsten Fähigkeiten, die Projektmanager haben sollten
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, werden Sie von Zeit zu Zeit in die eine oder andere Art von Projekt involviert sein. Möglicherweise verfügen Sie über interne Mitarbeiter, welche über die Fähigkeiten von Projektmanagern verfügen, mit Projektmanager-Tools umgehen und, Projektmanagerrollen übernehmen können. Oft jedoch werden Sie nach externen Ressourcen suchen müssen.
Folgender Artikel soll Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wann Sie einen Experten hinzuziehen sollten, nach welchen Fähigkeiten und Kompetenzen Sie suchen sollten und wo Sie die beste Person für Ihre spezifische Aufgabe finden.
Die Wikipedia-Definition eines Projekts lautet: „[...] jede Unternehmung, [...] möglicherweise mit Forschung oder Design, die sorgfältig geplant wird, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen."
Zu den wichtigsten Merkmalen gehören die Möglichkeit der Forschung und des Entwurfs, sowie die Notwendigkeit einer sorgfältigen Planung und das Vorhandensein eines bestimmten Ziels. Weitere wesentliche Aspekte eines jeden Projekts sind Zeit, Budget und Qualität. Sehr oft hat ein Unternehmen ein klares Ziel, braucht aber Hilfe bei den anderen Elementen.
In folgenden Fällen ist es sinnvoll, einen externen Experten hinzuzuziehen:
- Das Unternehmen hat bereits versucht, das Ziel zu erreichen, ist aber gescheitert.
- Das interne Team verfügt nicht über das erforderliche Fachwissen oder die Erfahrung.
- Das interne Team hat nicht die Zeit, sich dem Projekt zu widmen.
- Neue Perspektiven und Lösungen sind erforderlich.
- Es gibt wenig Spielraum in Bezug auf Kosten und Zeit.
Unternehmensleiter sollten sich darüber im Klaren sein, was sie von einem externen Experten erwarten. Der Begriff „Projektmanagement-Berater“ wird oft recht allgemein verwendet und schließt auch die Rolle eines Projektmanagement-Auftragnehmers oder Projektmanagers ein. Berater bieten Beratung oder Unterstützung an. Sie können Ihre derzeitigen Projektmanagementfähigkeiten, -prozesse und -kontrollen überprüfen und Empfehlungen abgeben. Des Weiteren können Sie neue Tools, Techniken und Verfahren, einführen, prüfen oder unterstützen. In jedem Fall können diese Unterstützung für Transformationsprozesse und Change Management bieten.
Projektleiter oder Auftragnehmer sind praktisch an den Projekten beteiligt. Sie sind Teil der Durchführung dieser und für deren Erfolg verantwortlich.
Unabhängig davon, ob Sie Beratung oder Hilfe bei der praktischen Umsetzung benötigen, müssen Sie sicherstellen, dass der von Ihnen gewählte Fachmann über die richtigen Projektmanagementfähigkeiten und -instrumente für Ihr Projekt verfügt.
Üblicherweise werden fünf Phasen eines Projekts unterschieden: Einleitung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss. In jeder Phase müssen bestimmte Fähigkeiten oder Kenntnisse angewandt werden.
Die folgende Tabelle verwendet die Phasen und Fähigkeiten als Rahmen, um einige der Rollen des Projektmanagers und die Aktivitäten, die Sie von einem Projektmanager erwarten können, zusammenzufassen:
| Initiation | Planning | Executing | Monitoring and controlling | Closing | |
|---|---|---|---|---|---|
| Integration management | Develop a position charter | Develop a project management plan | Direct and manage the work of the project | Collect and analyze project information to determine where the project stands and predict future status and progress | Close all phases of the project |
| Scope management | Define and manage scope; create a work breakdown structure (WBS); gather requirements | Validate and control the scope of the project | |||
| Time management | Plan and define schedules, activities, and resources | Control scope | |||
| Costs management | Estimate costs and set budgets | Control costs | |||
| Quality management | Identify quality requirements | Manage quality | Control quality of deliverables | ||
| Human Resources management | Identify HR requirements | Select, develop, and manage the project team | |||
| Communication management | Manage all aspects of communication. Make sure information is clear, unambiguous, and adequately understood. | Control team and stakeholder communications | |||
| Risk management | Identify potential risks and risk mitigation strategies | ||||
| Procurement management | Identify and plan for required procurements | Effect necessary procurement | Control procurement | ||
| Stakeholder management | Identify stakeholders | Identify stakeholder expectations | Manage stakeholder expectations | Control stakeholder engagements |
Die fünf wichtigsten Fähigkeiten von Projektmanagern
Die Fähigkeiten fähiger Projektmanager gehen über das in der obigen Tabelle dargestellte technische Know-how hinaus. Im Folgenden fünf weitere Fähigkeiten, die hervorragende von guten Managern unterscheiden.
Problemlösung
Problemlösung ist eine Kombination aus Problemerkennung (was ist das Problem), Lösungsbewertung (was kann getan werden) und Problemlösung (Umsetzung einer Lösung). Projektprobleme können technischer, verwaltungstechnischer oder zwischenmenschlicher Natur sein. Die Problemlösung kann zu einer Entscheidungsfindung führen, wenn ein Problem viele mögliche Lösungen hat.
Entscheidungsfindung
Bei der Entscheidungsfindung geht es darum, aus einer Vielzahl von Alternativen die beste Wahl zu treffen. Entscheidungen können vom Projektleiter selbst getroffen werden oder vom Kunden, dem Team und anderen Führungskräften abgegeben werden. Die Entscheidungsfindung ist ein zeitliches Element – die beste Alternative ist möglicherweise nicht die richtige Entscheidung, wenn sie zu früh oder zu spät getroffen wird.
Perspektive
Eine Perspektive zu haben bedeutet, eine breitere organisatorische Sichtweise zu haben als eine engere Projekt- oder persönliche Sichtweise. Es geht darum, zu erkennen, wie sich das Projekt in eine Hierarchie größerer Unternehmungen einfügt und wie es mit externen Bedingungen und Ereignissen interagiert, von denen einige scheinbar nichts mit dem Projekt zu tun haben.
Verhandeln
Verhandeln bedeutet, mit anderen zusammenzuarbeiten, um eine Einigung zu erzielen. Eine erfolgreiche Verhandlung ist eine, bei der alle Parteien mit dem Ergebnis zufrieden sind.
Organisatorische Effektivität
Organisatorische Effektivität ist die Fähigkeit, Dinge zu erledigen. Sie erfordert ein Verständnis der formellen und informellen Strukturen der beteiligten Organisationen und die Fähigkeit, ein strategischer Geschäftspartner zu sein, der in den Erfolg des Projekts investiert.
Essenzielle Fähigkeiten von Projektmanagern wurden bereits genannt. Zusätzlich benötigen Sie jedoch geeignete Tools und Erfahrung. Traditionelle Projektmanagementwerkzeuge sind Gantt- und PERT-Diagramme, logische Netze, Projektstrukturpläne (WBS), SWOT-Analysen, Risikokarten und Entscheidungsbäume.
Diese mögen zwar immer noch relevant sein. Im heutigen digitalen Zeitalter jedoch werden Projektmanager eher Software-Tools einführen, wie sie von Monday, Jira, Asana, Wrike oder Trello angeboten werden. Des Weiteren werden auch Ansätze wie Agile, Kanban, ERP (Enterprise Resource Planning), oder PMOs (Project Management Office) immer beliebter.
Die gute Nachricht für Unternehmen ist, dass viele hervorragende Projektmanager und Berater mit der richtigen Mischung aus Fähigkeiten, Tools und Erfahrung über Online-Beratungsplattformen eingestellt werden können. In der Tat kann man diese Beratungsplattformen fast schon als Projektmanagement-Tools für Unternehmen ansehen!
Consultport ist ein gutes Beispiel hierfür. Es bietet Freiberufler mit Projektberatungs- und Projektdurchführungsfähigkeiten in verschiedenen Ansätzen, darunter PMO, Agile, IT, Scrum, ERP, Post-Merger-Integration (PMI) und Virtual an. Consultport geht jedoch über die bloße Bereitstellung von Freiberuflern für Unternehmen hinaus. Jeder Berater wird zuvor auf Grundlage von Erfahrung, persönlichen Gesprächen und Referenzen aus früheren Projekten geprüft. So können Sie sicher sein, dass dieser über die Fähigkeiten und den Hintergrund verfügt, die benötigt werden. Daraufhin stellt Consultport Ihnen eine Liste handverlesener Berater zur Verfügung, aus der Sie auswählen können. Die ersten Phasen der Anfrage, Suche und des Angebots sind für Sie kostenlos. Sie zahlen erst, wenn die Dienstleistung erbracht wurde. Darüber hinaus überwacht Consultport die Erbringung der Leistung und erledigt alle mit den Projekten verbundenen Verwaltungsaufgaben.
Selbst wenn Sie nicht genau wissen, welche Projektmanagement-Fähigkeiten oder -werkzeuge Sie benötigen, wird Consultport Ihnen folglich dabei helfen können, Ihre Bedürfnisse mit den am besten geeigneten Ressourcen zu verbinden.
Projektmanagement im digitalen Zeitalter
Die Fähigkeiten von Projektmanagern sind nicht nur technischer Natur. Zu den entscheidenden Kompetenzen gehören Problemlösung, Entscheidungsfindung, Perspektive, Verhandlungsgeschick und organisatorische Effizienz. Auch Erfahrung und geeignete Projektmanager-Tools sind erforderlich.
In einigen Fällen verfügt Ihr Unternehmen vielleicht über die notwendigen internen Ressourcen. Es gibt jedoch viele Fälle, in denen es am besten ist, einen externen Experten hinzuzuziehen. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, müssen Sie wissen, welche Fähigkeiten Sie suchen und wo Sie die beste Person für diese Aufgabe finden. Das ist nicht so einfach, wie es klingt.
Online-Beratungsplattformen bieten eine Lösung. Das gilt insbesondere dann, wenn sie die Kompetenz ihrer Berater garantieren und selbst den Fortschritt und die Qualität Ihres Projekts überwachen möchten.
Dafür können Sie Ihre Aufmerksamkeit dorthin lenken, wo sie gebraucht wird – auf die eigentliche Arbeit und Projekte in Ihrem Unternehmen.
