Benötigt Ihr Unternehmen ein PMO?
Sicherlich haben Sie schon einmal von der Position des Projektmanagers in Unternehmen gehört. Heutzutage gibt es jedoch oft ganze Abteilungen, bestehend aus erfahrenen Projektmanagern und Beratern.
Immer mehr Firmen, insbesondere IT-Unternehmen, richten Project Management Offices (PMOs) ein, um effizientere Prozesse zu schaffen und Projekte von Anfang an bis Ende zu überwachen.
Folgender Artikel wird erklären, um was genau es sich bei einem Project Management Office handelt, welche Funktionen es hat und was für Arten von PMOs es gibt.
Bei einem PMO handelt es sich um eine Abteilung, die hohe Projektmanagementstandards in der gesamten Organisation definiert und aufrechterhält. Überdies erstellt und verwaltet sie die projektbezogene Dokumentation. Darüber hinaus bietet es fortlaufende Beratung, um sicherzustellen, dass ein Projekt sich in die richtige Richtung bewegt.
Tatsächlich haben zahlreiche Studien erwiesen, dass die Mehrheit aller Unternehmen heutzutage ein Project Management Office betreibt und die Zahl ständig steigt. Grund dafür ist, dass diese nützlich sind, wenn es darum geht, hohe Standards in Projekten zu setzen. PMOs stellen sicher, dass für die Zukunft nur Verfahren verwendet werden, die sich auch in der Vergangenheit bewährt haben.
Nachfolgend einige wichtige Merkmale von PMOs:
1. Sie schaffen einen echten, messbaren und kontinuierlichen Wert für das Unternehmen.
Ob es nun um die Optimierung von Prozessen geht, das Einhalten des geplanten Projektumfangs oder Projektplans – gute PMOs bringen den Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten, kontinuierlich Vorteile.
2. PMO Mitarbeiter sind mit verschiedenen Projektmanagement-Methoden vertraut.
Oft ist bei bestimmten Projekten Agile die richtige Managementmethode. Manchmal jedoch, vor allem in stark regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie oder der Luftfahrt, ist die Wasserfall-Methodik angebrachter. Aus diesem Grund müssen Mitarbeiter eines guten PMOs fähig sein, verschiedene Arten von Projektmanagement-Methoden einzusetzen und bei Bedarf einen hybriden Ansatz zu entwickeln.
3. Sie schulen und coachen Mitarbeiter, damit diese in jedem Projekt erfolgreich sind.
Es reicht nicht aus, über umfangreiche Projektmanagementerfahrung zu verfügen oder sich mit verschiedenen Methoden auszukennen. Zusätzlich sollte das PMO in der Lage sein, dieses Wissen an das Projektteam weiterzugeben, um dieses bestmöglich für zusätzliche Projekte vorzubereiten. Dies erfordert Erfahrung im Coaching, sowie gewisse Leadership Skills. Dadurch kann sichergestellt werden, dass bewährte Verfahren und Standards während des gesamten Projekts beibehalten und etwaige Fehler korrigiert werden.
4. Ein PMO bringt Projektmanagement und Unternehmensstrategie in Einklang.
Durch die Integration einer Balanced Scorecard kann ein PMO den Teams beim Management ihrer Projekte helfen und diese auf eine Linie mit der Unternehmensstrategie bringen. Dabei werden vier verschiedene strategische Perspektiven berücksichtigt: Finanzen, Kunden, interne Prozesse sowie Lernen und Wachstum.
Darüber hinaus können PMOs auch bei der Konfliktlösung, der Budgetverwaltung, dem Aufbau einer Wissensbasis oder der kontinuierlichen Prozessoptimierung und -verbesserung Unterstützung leisten. Außerdem können sie bei der Erstellung von Einstellungsplänen und der Personalbeurteilung eine große Hilfe sein.
Lassen Sie uns nun einen Blick auf die verschiedenen Arten von PMOs werfen:
1. Unterstützendes PMO
Oft ist das Projektportfoliomanagement einer Organisation nicht sehr ausgereift. In diesem Fall liegt mehr Verantwortung auf einzelnen Personen, die Arbeit gut zu erledigen. In der Folge bedeutet dies, dass mehr Mitarbeiter einer Organisation geschult werden müssen, um die entsprechenden Prozesse und Best Practices anzuwenden. An dieser Stelle kommt ein unterstützendes PMO ins Spiel. Im Rahmen eines solchen teilen Experten ihre Erfahrungen und Best Practices, sodass Neulinge gut und schnell geschult werden können. Außerdem gibt ein solches PMO Mitgliedern verschiedener Projekt Raum, sich auszutauschen.
2. Steuerndes PMO
Dies sorgt dafür, dass festgelegte Prozesse und Standards im Projekt auch tatsächlich angewendet werden. Die Funktion eines unterstützenden PMOs ist hauptsächlich wissensbasiert. Im Gegensatz dazu besitzt ein steuerndes PMO ein moderates Maß an Kontrolle über das Team. Zusätzlich übernimmt es jedoch auf die Aufgaben eines unterstützenden PMOs, welche aus der Bereitstellung von Wissen und der Schulung der Teammitglieder bestehen.
3. Weisendes PMO
Ein solches erteilt Anweisungen und übt ein hohes Maß an Kontrolle, wenn nicht sogar die volle Kontrolle über das Projekt aus. In diesem Fall sind Projektmanager verpflichtet, regelmäßige Berichte zu verfassen und an das PMO zu senden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Best Practices befolgt werden und ein zufriedenstellendes Maß an Konsistenz aufrechterhalten wird.
Benötigt Ihr Unternehmen ein PMO?
Folgende Faktoren könnten Anzeichen dafür sein, dass Sie ein Project Management Office benötigen:
1. Ihre Prozesse sind innerhalb der verschiedenen Teams nicht einheitlich.
Die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens arbeiten alle mehr oder weniger nach eigenem Ermessen und die Prozesse sind inkonsistent? In diesem Fall kann sich die Einführung eines PMOs als hilfreich erweisen. Dieses kann Ihnen bei der Festlegung von Standards, bewährten Verfahren und Prozessen helfen. Gleichzeitig kann es sicherstellen, dass das Team die neuen Standards einhält und das Projekt auf Kurs bleibt.
2. Ihre Projekte sind nicht auf die Geschäftsstrategie abgestimmt.
Was nützt ein Projekt, wenn es nicht mit Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Strategie übereinstimmt? Es ist generell schwer zu bestimmen, welche Projekte fortgeführt und welche besser gestrichen werden sollten. PMOs können Ihnen dabei helfen, überflüssige Projekte zu eliminieren, Ihr Projektportfolio zu sortieren und die anstehenden Projekte mit Ihrer Geschäftsstrategie in Einklang zu bringen.
3. Ihre Personalressourcen sind unzureichend.
Um Ihr Unternehmen zu vergrößern und auf die nächste Stufe zu heben, empfiehlt es sich, große Projekte in Angriff zu nehmen. Um diese Projekte rechtzeitig abschließen zu können, benötigen Sie jedoch ein qualifiziertes Team. Ein Project Management Office mit einem Team aus erfahrenen Projektmanagern kann Sie von der Ressourcenzuweisung und -nutzung bis hin zu Schulung und Coaching unterstützen.
4. Ihre Wissensbasis im Projektmanagement ist unzureichend.
Haben Sie sich notiert, was bei früheren Projekten schiefgelaufen ist? Wissen Sie noch, wie das Team Fehler behoben hat? Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und Verfahren? Ein PMO kann hierbei helfen. Es kann beispielsweise Vorlagen und bewährte Verfahren anbieten, welche sich bei früheren erfolgreichen Projekten bewährt haben. Außerdem können so Fehler vorgebeugt werden.
Sie sind zu der Entscheidung gekommen, dass ein Project Management Office Ihr Unternehmen bereichern wird.
Wie können Sie nun Ihr eigenes PMO aufbauen?
Als ersten Schritt, sollten Sie die Ziele definieren, die hinter der Einrichtung Ihres PMOs stehen. Sie sollten ein PMO nicht einfach nur so einführen. Stattdessen sollten Sie ein klares Ziel der Implementierung im Kopf haben.
Daraufhin sollten Sie entscheiden, welche Art von PMO am geeignetsten für Sie ist und wie viel Kontrolle Ihr PMO haben darf.
Der letzte Schritt besteht schließlich darin, eine freiberufliche Beratungsplattform wie Consultport zu kontaktieren, um ein erfolgreiches Team zusammenzustellen. Die Suche nach PMO-Beratern (Project Management Office) über Consultport ist sehr einfach:
- Schritt #1: Nehmen Sie Kontakt mit unserem Consultport Team auf und erläutern Sie Ihre Projektanforderungen.
- Schritt #2: Wählen Sie Ihre Lieblingskandidaten aus einem Pool sehr erfahrener Experten aus.
- Schritt #3: Starten Sie Ihr Projekt.
Consultport verfügt über ein Netzwerk von über 3.500 Beratern. Hierbei werden nur die Kandidaten ausgewählt, die bereits in der Vergangenheit mit Top-Beratungsfirmen oder Blue-Chip-Unternehmen zusammengearbeitet haben. Ein großer Vorteil ist außerdem, dass wir uns für Sie um alles Bürokratische kümmern. Infolgedessen können Sie sich voll und ganz auf Ihr Projekt konzentrieren.
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