To-do-Liste oder Timeboxing: Beste Methode für Berater?
Wie viele Punkte stehen derzeit auf Ihrer To-Do-Liste? Wie viele dieser Punkte werden Sie heute erledigen können? Und wie viele Aufgaben stehen schon seit Ewigkeiten auf dieser Liste?
To-Do-Listen sind in gewisser Weise vergleichbar mit Wunschlisten. Sie wünschen sich, Sie könnten einige Aufgaben erledigen, Sie wünschten, Sie hätten mehr Zeit, Sie wünschten, Sie wären produktiver. In der Realität jedoch können wir nur eine begrenzte Anzahl an Aufgaben, in einer begrenzten Anzahl an Stunden, die uns zur Verfügung stehen, erfolgreich erledigen.
An dieser Stelle kommt Timeboxing ins Spiel. Diese Methode zeigt Ihnen realistisch auf, was an einem bestimmten Tag möglich ist und was nicht. Man kann theoretisch Dutzende von Aufgaben in eine To-Do-Liste packen, Timeboxing jedoch fügt dem Ganzen das Element der zeitlichen Begrenzung hinzu und hilft Ihnen, realistische Ziele zu setzen.
Dieser Artikel wird die Probleme bei der Verwendung von To-Do-Listen aufzeigen und deutlich machen, weshalb Timeboxing eine weitaus bessere Alternative sein kann.
To-Do-Listen sind einfach. Sie können so viele neue Aufgaben, wie Sie möchten, einfach der Liste hinzufügen. Es gibt keine Begrenzung! Dies führt jedoch dazu, dass Sie es am Ende wahrscheinlich nur schaffen, zwei oder drei Aufgaben richtig zu erledigen. Das aber ist wenig motivierend. Sie sehen, worauf dies hinausläuft?
To-Do-Listen sind zwar sehr praktisch, haben aber auch viele Schwächen. Im Folgenden werden wir erörtern, weshalb sie, insbesondere für Berater, für welche gutes Zeitmanagement extrem wichtig ist, nicht immer die richtige Option sind.
1. Leichtfertiges Hinzufügen von Aufgaben
Wie viele Aufgaben passen in eine To-Do-Liste? Acht? Zehn? Zwölf? Die Antwort ist unendlich. Am Ende könnten also so viele nutzlose Aufgaben auf die Liste gesetzt werden, dass die wichtigen aus den Augen verloren werden.
2. Stress bedingt durch zu viele Auswahlmöglichkeiten
Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist 9 Uhr morgens und Sie beginnen Ihren Arbeitstag. Sie schalten Ihren Laptop ein und sehen eine riesige Liste mit Aufgaben, bei welchen Sie sich nicht einmal mehr an alle erinnern. Ist dies eine gute Art, den Morgen zu beginnen? Nicht nur zu viele unnötige Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste können Stress verursachen. Zu viele notwendige Aufgaben können den gleichen Effekt haben. Der Schlüssel liegt darin, ein Arbeitspensum zu schaffen, das in einem 8-Stunden-Tag leicht zu bewältigen ist.
3. Wichtige Aufgaben, die jedoch nicht dringend sind, ignorieren
Nur weil Sie eine Aufgabe an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Woche nicht unbedingt erledigen müssen, bedeutet das nicht, dass Sie sie ignorieren sollten. Wenn Sie zum Beispiel als freiberuflicher Unternehmensberater tätig sind, ist die Arbeit an Kundenprojekten ebenso wichtig, wie der Aufbau einer persönlichen Marke, um neue, hoch bezahlte Kunden zu gewinnen. Sind Sie jedoch ständig mit dringenden, kundenbezogenen Aufgaben beschäftigt, werden Sie wahrscheinlich nicht die Zeit finden, sich um ebenso wichtige, aber nicht so dringliche Aufgaben zu kümmern. Der Aufbau und die Pflege einer persönlichen Marke durch Social Media Marketing und die Gewinnung neuer Kunden sind Beispiele für solche Aufgaben. Dies könnte dazu führen, dass Sie am Ende mit den immer gleichen Kunden zusammenarbeiten, dieselben Preise verlangen und an ähnlichen Projekten arbeiten.
4. Kein Gefühl für Zeit
To-Do-Listen enthalten keinen Timer, weshalb es schwierig ist, die Zeitkosten für das unbedachte Hinzufügen zu vieler Aufgaben wirklich zu messen. Sie sollten, wenn Sie an einer Aufgabenliste arbeiten, realistisch sein. Vermeiden Sie es, mehr auf Ihre Schultern zu laden, als Sie tragen können.
5. Leichtere Aufgaben zuerst wählen
Der Mensch neigt dazu, den Weg des geringsten Widerstands zu wählen. Gibt es eine einfache und eine schwierige Möglichkeit, etwas zu tun, neigen die meisten von uns dazu, den einfachen Weg zu wählen. Das Gleiche gilt für To-Do-Listen. Wenn sehr viele Aufgaben auf einer Liste stehen, neigen Fachleute oft dazu, die leichteren zuerst abzuarbeiten, unabhängig von ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dies könnte jedoch aus offensichtlichen Gründen ein Problem darstellen.
DAS WICHTIGSTE AUF EINEN BLICK
- To-Do-Listen schränken Ihre Effizienz ein, indem Sie zu viele Aufgaben auf die Liste setzen und dadurch Ihr Zeitgefühl verlieren.
- Eine lange To-Do-Liste kann Stress verursachen und Sie dazu verleiten, ständig zuerst leichte Aufgaben zu erledigen, anstatt wichtige.
- Timeboxing ist eine geniale Methode, um die begrenzten 24 Stunden, die Ihnen jeden Tag zur Verfügung stehen, intelligent aufzuteilen.
- Timeboxing ist visuell und kann Ihnen, laut Studien, helfen, Ihren Tagesplan 60.000 Mal schneller zu verarbeiten und aufzunehmen, als reinen Text.
- Teilen Sie Ihren Kalender mit Kollegen, ermöglicht Timeboxing eine effektivere Zusammenarbeit, da diese Sie in Stoßzeiten dann nicht stören.
- Timeboxing ist eine gute Möglichkeit, um rückblickend zu sehen, was man in den letzten Wochen alles erreicht hat.
Timeboxing ist ganz einfach: Sie öffnen Ihren Kalender und wählen dann Zeitblöcke aus, in welchen Sie bestimmte Aufgaben erledigen möchten. Das ist ähnlich dem Konzept der To-Do-Liste. Diese Liste jedoch konzentriert sich auf die Bedeutung des Zeitmanagements. Uns allen stehen jeden Tag 24 Stunden zur Verfügung. Auch wenn einige von uns, insbesondere Berater, sich wünschten, mehr Stunden zu haben, um noch mehr erledigen zu können. Die Realität ist am Ende, dass sowohl Arme als auch Reiche, Kinder und Erwachsene, Arbeitnehmer und Arbeitgeber nur eine begrenzte Anzahl von Stunden besitzen.
Obwohl wir alle von klein auf wissen, wie viele Stunden ein Tag hat, versuchen wir doch oft, mehr Aufgaben auf unsere täglichen To-Do-Listen zu packen, als wir realistischerweise schaffen. Timeboxing ist eine gute Möglichkeit, diese Gewohnheit hinter sich zu lassen.
Im folgenden Gründe, weshalb Timeboxing die bessere Methode ist:
1. Die visuelle Anordnung von Zeitfenstern erleichtert die Arbeit
Angenommen, Sie verwenden kein Timeboxing. Können Sie spontan sagen, was Sie nächsten Mittwoch um 14 Uhr tun werden? Wahrscheinlich nicht und das ist auch der Grund, weshalb diese Methode so nützlich ist. Zu wissen, was und wann Sie etwas tun werden, ist der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer Effizienz.
Vielleicht fragen Sie sich nun: "Aber weshalb benötige ich dafür eine Zeitbox? Ich kann doch genauso gut die Namen und Zeitfenster der Aufgaben in meine Notizen schreiben". Nun, Studien zufolge werden Bilder 60.000 Mal schneller verarbeitet als Text. Im Gegensatz zu Textnotizen sind Zeitboxen ein visuelles Hilfsmittel und erleichtern Ihnen somit die mentale Verarbeitung Ihres Tages- oder Wochenplans.
2. Weniger harte Arbeit, mehr intelligente Arbeit
Betrachten wir ein Beispiel, um zu verstehen, wie Timeboxing zur Verbesserung der Effizienz beitragen und sicherstellen kann, dass Berater ihre wertvolle Energie nicht durch schlechte Planung verschwenden.
Im Folgenden die To-Do-Liste von Sarah, einer freiberuflichen Beraterin, für Montag, den 28.03:
Datenerfassung für Projekt 1
Pflege der Website Rechnungsstellung
Datenanalyse für Projekt 2
Fügen wir diesen Aufgaben nun Zeitfenster hinzu.
Datenerfassung für Projekt 1: 9:00 - 11:00
Wartung der Website: 11:00 - 12:00
Mittagessen: 12:00 - 13:00
Fakturierung: 13:00 - 14:00
Datenanalyse für Projekt 2: 14:00 - 18:00
Nach dem Timeboxing ist zu erkennen, dass Aufgaben, die nicht beratungsrelevant sind, drei Stunden zwischen 11:00 und 14:00 Uhr in Anspruch nehmen. Sarah könnte die Wartung der Website auf einen anderen Tag verschieben und während ihrer Mittagspause (natürlich nach dem Mittagessen) an der Rechnungsstellung arbeiten, um dann ihren Tag um 16:00 Uhr zu beenden. Hier zeigt sich die Stärke von Timeboxing!
3. Begrenzte Arbeitszeiten, mehr Freiheit
Menschen, denen die Bedeutung von Zeitmanagement wirklich bewusst ist, kennen sicher das Parkinsonsche Gesetz. Dieses besagt: "Die Arbeit dehnt sich so aus, dass sie die, für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit, ausfüllt." Das bedeutet, dass wenn Sie sich dazu entscheiden, Fokusgruppen-Interviews oder Kundengespräche zwischen 13 und 16 Uhr nachmittags zu führen, dann werden Sie auch genau so lange dafür brauchen. Planen Sie nur zwei Stunden für die Vorbereitung von PowerPoint-Folien für Ihre nächste Präsentation ein, ist dies auch genau die Zeit, die Sie dafür aufwenden werden.
Wenn Sie also für all Ihre täglichen Aufgaben eine Zeitspanne von insgesamt 8 Stunden einplanen, sollten Sie in der Lage sein, Ihre Arbeit rechtzeitig zu erledigen und trotzdem außerhalb der Arbeit ein interessantes und entspanntes Leben zu führen.
4. Effektive Zusammenarbeit
Einige Tech-Giganten haben gemeinsame Kalender bereits in ihren täglichen Betrieb integriert. Das bedeutet, dass Kollegen immer überprüfen können, ob Sie auch tatsächlich verfügbar sind, bevor sie versuchen, mit Ihnen zu sprechen.
Es bringt Sie nicht weiter, wenn Sie sich einen Timer stellen, um ohne Ablenkung an einer Aufgabe zu arbeiten, wenn Ihre Kollegen Sie währenddessen immer wieder ansprechen. Aus diesem Grund spielen gemeinsame Kalender mit Zeitfenstern eine große Rolle, bei der Verbesserung der Effizienz des Einzelnen und der Zusammenarbeit mit anderen.
5. Verbesserter Rückblick
Die Beratung ist ein Beruf mit langen Arbeitszeiten und wichtigen Projekten, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern. Es gibt also keinen Platz für Blindflüge. Um zu messen, wie effizient Sie während einer Woche oder eines Monats waren, ist Timeboxing eine viel praktischere Option als To-Do-Listen.
Durch Timeboxing erfahren Sie, wie lange eine Aufgabe tatsächlich dauert, welche Aufgaben länger (oder kürzer) dauern als erwartet und aus was Ihre größten Ablenkungen bestehen.
Ich hoffe, dass dieser Artikel Ihnen hilft zu verstehen, weshalb Timeboxing in vielerlei Hinsicht eine bessere Option ist, als eine einfache To-Do-Liste. Teilen Sie diesen Artikel gerne mit Menschen, die Interesse an der Verbesserung Ihrer eigenen Produktivität und an Zeitmanagement im Allgemeinen haben.
