Wie Sie als Berater Ihrem Kunden Reisekosten in Rechnung stellen
Sie möchten Ihren Kunden Reisekosten in Rechnung stellen? Wie funktioniert das? Und wie wird die richtige Mehrwertsteuer berechnet?
Das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) kann sowohl für neue, als auch für erfahrene Freiberufler ein verwirrendes Thema sein. Wenn Sie den juristischen Fachjargon im amtlichen Leitfaden, lesen, stehen am Ende vielleicht mehr Fragen als Antworten offen.
Dieser Artikel wird erläutern, wie Sie als freiberuflicher Berater in Deutschland Ihren Kunden Reisekosten in Rechnung stellen. Ein korrektes Vorgehen ist hierbei wichtig, da Sie ansonsten zu einem späteren Zeitpunkt Probleme mit dem Finanzamt bekommen können.
Dennoch: Dies ist keine Rechtsberatung und Sie sollten immer zusätzlich den Rat eines Anwalts, Steuerexperten oder Buchhalters einholen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Die Informationen in diesem Artikel sind jedoch leichter zu verstehen und werden Ihnen den Einstieg erleichtern.
- Bruttopreis: Preis inklusive Mehrwertsteuer
- Nettopreis: Preis ohne Mehrwertsteuer
- Steuerbetrag: Anteil der Mehrwertsteuer
- Steuersatz: Prozentsatz, zu dem die Steuer berechnet wird
Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer sind beides Umsatzsteuern, die jedoch unterschiedlich verwendet werden. Die Steuer für Verbrauchsgüter ist die MwSt., während die Umsatzsteuer jene Steuer bezeichnet, die von Unternehmen verwendet wird.
Grundsätzlich wird die Mehrwertsteuer auf die Wertschöpfung eines Produkts oder einer Dienstleistung entlang der gesamten Wertschöpfungskette erhoben.
Das bedeutet, dass Sie, wenn Sie als Freiberufler in Deutschland ansässig und mehrwertsteuerpflichtig sind und einen Kunden in Deutschland haben, die Mehrwertsteuer am Verkaufsort der Dienstleistung einziehen müssen, d. h. Sie müssen diese zum Beispiel an Consultport in Rechnung stellen, wenn Sie als freiberuflicher Berater mit uns zusammenarbeiten. Nachdem Sie die Mehrwertsteuer eingerechnet haben, sollten Sie daran denken, dass Sie sie nicht behalten dürfen. Sie müssen die Mehrwertsteuer zum richtigen Zeitpunkt an Ihr örtliches Finanzamt entrichten.
Der an das Finanzamt gezahlte Betrag kann mit der Mehrwertsteuer verrechnet werden, die das Unternehmen (der Freiberufler) selbst bereits auf die Vorprodukte (d. h. etwaige Vorleistungen) gezahlt hat. Dies ist ein Vorsteuerabzug. Das Finanzamt berechnet die Differenz zwischen erhaltener und gezahlter Mehrwertsteuer.
Wie Sie bei Ihrem Kunden rechtmäßig die Reisekosten in Rechnung stellen
Sie haben nicht das Recht, Ihrem Kunden die Reisekosten als solche in Rechnung zu stellen? Keine Sorge, es gibt eine Lösung!
Sie können im Vertrag mit Ihrem Kunden eine Vereinbarung treffen, die es Ihnen erlaubt, die Reisekosten in Rechnung zu stellen. In den meisten Fällen und bei vorheriger Vereinbarung mit dem Kunden können Sie alle direkt anfallenden Reisekosten für das jeweilige Projekt in Rechnung stellen. Beispiele für solche Kosten sind Flug- oder Bahntickets, Taxi- oder Autoreisen und Unterkunftskosten wie Hotel, Hostel, Airbnb usw.
Sie fragen sich nun, wie die Kosten, nach Zustimmung des Kunden, eingerechnet werden können?
Nun, in Ihrer Rechnung an den Kunden müssen Sie die Nettosumme dieser Ausgaben angeben. Außerdem berechnen Sie die Mehrwertsteuer anhand des Mehrwertsteuersatzes für die Hauptleistung, also die Beratung. In den meisten Fällen beträgt der Mehrwertsteuersatz hierfür 19 %.
Nach dem deutschen Steuerrecht müssen Nebenleistungen, wie Reisekosten, dem Kunden zum gleichen Satz in Rechnung gestellt werden, wie die Hauptleistung (die Beratung) und wie bereits erwähnt, beträgt der Mehrwertsteuersatz dafür 19 %. Dies gilt selbst dann, wenn einige Ihrer Reisekosten ursprünglich mit einem anderen Mehrwertsteuersatz, z. B. mit 7 %, berechnet wurden.
Wenn Sie Reisekosten im Zusammenhang mit der Nutzung Ihres Autos abrechnen, können Sie nicht einfach die vollen Kosten für das Tanken des Autos in Rechnung stellen. Stattdessen müssen Sie sich auf eine Pendlerpauschale einigen, die im Jahr 2021 in der Regel bei 35 Cent pro Kilometer liegt. Auch dieser Betrag sollte vorher mit Ihrem Auftraggeber vertraglich vereinbart werden.
Sie haben nicht das Recht, Ihrem Kunden die Reisekosten in Rechnung zu stellen? Keine Sorge, es gibt eine Lösung!
Sie können im Vertrag mit Ihrem Kunden eine Vereinbarung treffen, die es Ihnen erlaubt, die Reisekosten in Rechnung zu stellen. In den meisten Fällen und bei vorheriger Vereinbarung mit dem Kunden können Sie alle direkt anfallenden Reisekosten für das jeweilige Projekt in Rechnung stellen. Beispiele für solche Kosten sind Flug- oder Bahntickets, Taxi- oder Autoreisen und Unterkunftskosten wie Hotel, Hostel, Airbnb usw.
Sie fragen sich nun, wie die Kosten, nach Zustimmung des Kunden, in Rechnung gestellt werden?
Nun, in Ihrer Rechnung an den Kunden müssen Sie die Nettosumme dieser Ausgaben angeben. Außerdem berechnen Sie die Mehrwertsteuer anhand des Mehrwertsteuersatzes für die Hauptleistung, also die Beratung. In den meisten Fällen beträgt der Mehrwertsteuersatz hierfür 19 %.
Nach dem deutschen Steuerrecht müssen Nebenleistungen, wie Reisekosten, dem Kunden zum gleichen Satz in Rechnung gestellt werden, wie die Hauptleistung (die Beratung) und wie bereits erwähnt, beträgt der Mehrwertsteuersatz dafür 19 %. Dies gilt selbst dann, wenn einige Ihrer Reisekosten ursprünglich mit einem anderen Mehrwertsteuersatz, z. B. mit 7 %, berechnet wurden.
Wenn Sie Reisekosten im Zusammenhang mit der Nutzung Ihres Autos abrechnen, können Sie nicht einfach die vollen Kosten für das Tanken des Autos in Rechnung stellen. Stattdessen müssen Sie sich auf eine Pendlerpauschale einigen, die im Jahr 2021 in der Regel bei 35 Cent pro Kilometer liegt. Auch dieser Betrag sollte vorher mit Ihrem Auftraggeber vertraglich vereinbart werden.
Beispiel
Betrachten wir nun, zum besseren Verständnis, ein praktisches Beispiel:
Ihre ursprünglichen Reisekosten:
| Bezeichnung | Nettobetrag | USt 7% | Ust 19% | Bruttobetrag |
|---|---|---|---|---|
| Flug von Berlin nach Frankfurt | 166,39€ | 31,61€ | 198,00€ | |
| Taxi vom Flughafen zum Hotel | 46,73€ | 3,27€ | 50,00€ | |
| Hotel Hilton (3 Übernachtungen vom 3.-5.Mai 2021) | 280,37€ | 19,63€ | 300,00€ | |
| Autofahrt bis zum Workshop (300km a 30ct) | 90,00€ | 90,00€ | ||
| Gesamtbetrag | 583,49€ | 23,00€ | 31,61€ | 638,00€ |
Hier erfahren Sie, wie Sie dies Ihrem Kunden in Rechnung stellen:
Wie Sie aus dem obigen Beispiel entnehmen können, haben Sie ursprünglich 7 % für einige dieser Ausgaben bezahlt.
Allerdings müssen Sie bei der Rechnungsstellung an Ihren Kunden das deutsche Steuerrecht beachten. Das bedeutet, dass Sie den Prozentsatz der Mehrwertsteuer, der auf Ihre Hauptleistung, d. h. die Beratungsleistung, erhoben wird (19 %) addieren und diesen Satz auf Ihre Netto-Reisekosten anwenden müssen. Zur Veranschaulichung: Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten zehn Tage für einen Tagessatz von 500 €, dann beträgt Ihr Honorar für die Beratungsleistung 5.000 €, zu dem Sie die Netto-Reisekosten von 583,49 € addieren. Sie rechnen die 19 % Mehrwertsteuer hinzu und stellen Ihrem Kunden dann 6.644,35 € in Rechnung. Wenn Sie ein Beratungsprojekt über unsere Consultport-Plattform abwickeln, können Sie hierfür einfach unser Rechnungsstellungs-Tool verwenden, welches die Berechnung automatisch vornimmt.
Wie Sie die Belege für diese Reisekosten an Ihre Kunden weitergeben können
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir auf Consultport eine Vorlage für all unsere selbständigen Berater erstellt. In dieser Vorlage können Sie Ihre zusätzlichen Ausgaben ganz einfach erfassen und entweder unsere englische oder deutsche Version wählen.
Sie sollten dann eine PDF-Datei erstellen, welche Ihre ausgefüllte Nebenkostentabelle und auch Kopien der Quittungen oder Rechnungen für diese Ausgaben enthält. Sie sollten immer alles in einer einzigen PDF-Datei an Ihren Kunden senden, beginnend mit der tabellarischen Übersicht über die Ausgaben, gefolgt von allen zugehörigen Belegen.
Fazit
Als freiberuflicher Berater müssen Sie wissen, wann und wie Sie Ihrem Kunden Reisekosten in Rechnung stellen können. Sie sollten daran denken, alle möglicherweise anfallenden Reisekosten im Voraus mit Ihrem Kunden zu vereinbaren und klarstellen, ob Ihr Beratungshonorar Reisekosten beinhaltet oder nicht.
Wir hoffen, dass dieser Artikel sich als hilfreich erweisen wird, wenn Sie sich das nächste Mal mit Ihren Reisekosten als selbständiger Berater befassen müssen.
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