5 Must-have-Tools für Top-Managementberater
Als freiberuflicher Unternehmensberater sind Sie nicht nur für Kundenprojekte verantwortlich, sondern auch für Ihre eigene "geschäftliche Seite" der Dinge – einschließlich des Networkings zur Kundengenerierung, dem Nachgehen aller ausstehenden Vorschläge und der Verwaltung Ihrer Zeit, die Sie für laufende Projekte aufwenden.
Unabhängige Top-Managementberater haben gelernt, wie man eine Vielzahl von Tools einsetzt, um ihnen zu helfen, ihre Projektarbeit zu meistern – zusätzlich zum Networking und dem Marketing, das sie tun müssen, um sicherzustellen, dass sie Projekte in ihrer Pipeline haben. Haben Sie jemals einen freiberuflichen Berater kennengelernt, der Stillstandszeiten mag?
Wenn Sie auf der Suche nach Beratungstools sind, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten, müssen Sie nicht unbedingt die größten und besten Tools verwenden, die mit allem Schnickschnack geliefert werden. Suchen Sie nach Software, Produkten und Tools, die für kleine Teams oder Einzelpersonen konzipiert sind.
Im Folgenden finden Sie fünf sehr nützliche Werkzeuge, mit denen Sie sich vertraut machen sollten, wenn Sie ein freiberuflicher Top-Managementberater werden wollen.
Kundenbeziehungsmanagement-Systeme
Niemand benutzt mehr Rollkarteien, und das schon seit Jahrzehnten nicht mehr. Aber was machen Sie mit all den Visitenkarten, die Sie bei Networking-Veranstaltungen bekommen? Es gibt Apps, die Visitenkarten einscannen und in eine Tabellenkalkulation oder Datenbank für Sie einfügen, und die besten Kartenscanner können sogar in ein Customer Relationship Management (CRM)-System integriert werden.
Unabhängige Berater arbeiten oft über Online-Beratungsplattformen an Projekten, und sie nutzen ihre Netzwerke auch für die Suche nach neuen Kunden. In der Regel braucht es jedoch mehr als eine E-Mail oder einen Telefonanruf, um aus einem neuen Kontakt einen Kunden zu machen. Sie brauchen eine Möglichkeit, Ihre Kommunikationshistorie mit den Personen in Ihrem Netzwerk zu verfolgen. Hier kommt ein CRM-System ins Spiel.
CRM-Systeme sind sehr nützlich für Berater, die in der Lage sein wollen, ihre Kontakte anhand einer Vielzahl von Optionen - wie Name, Unternehmen oder Position - einfach zu suchen. Viele Systeme ermöglichen es Ihnen auch, Ihre Kommunikationshistorie mit einer Person zu verfolgen, sodass Sie sehen können, wann Sie das letzte Mal mit der Person gesprochen haben, was besprochen wurde und welche Projekte Sie in der Vergangenheit für sie erledigt haben. Bei einigen Systemen können Sie auch das "Lebenszyklusstadium" eines Kontakts markieren, sodass Sie Kontakte leicht danach filtern können, ob sie Leads oder Kunden sind oder ob sie als Vermittler für Sie tätig sind.
Beispiele für CRM-Systeme sind Salesforce Sales Cloud, Hubspot CRM, Bitrix24 und Apptivo.
Software zur Antragsverwaltung
Um einen stetigen Strom an Projekten aufrechtzuerhalten, stellen die besten freiberuflichen Unternehmensberater immer sicher, dass sie Vorschläge für neue Projekte haben. Wenn Sie keine Online-Beratungsplattform nutzen, um Kunden zu finden, sollten Sie sich eine Software zur Antragsverwaltung anschauen, die Ihnen dabei hilft, den Überblick zu behalten, wann und wohin Sie Anfragen an Interessenten geschickt haben.
Software zur Antragsverwaltung ist auch wertvoll, um den Aufwand zu verringern, den Sie für die Beantwortung von Anträgen benötigen. Wiederverwendbare und anpassbare Vorlagen für Anträge helfen Ihnen, mehr Zeit für abrechenbare Arbeiten an Projekten und weniger Zeit für nicht abrechenbare Stunden an Anträgen zu verwenden. Einige Software-Anbieter ermöglichen es Ihnen auch, zu verfolgen, wann Anfragen geöffnet werden, und Erinnerungen an nicht geöffnete Vorschläge zu erhalten.
Beispiele für Anbieter von Software zur Antragsverwaltung sind Nusii, Proposify, Quilr und ClientPoint.
Digitale Asset Management Plattformen
Wenn Sie an Managementprojekten arbeiten, gibt es neben Dateien, Bildern, Diagrammen und Tabellenkalkulationen eine Menge Daten zu teilen. Um sicherzustellen, dass Sie und Ihre Teamkollegen oder Kunden jederzeit Zugriff auf alle benötigten Assets haben, sollten Sie sich mit Cloud-basierten Plattformen vertraut machen, die es Ihnen ermöglichen, Informationen auszutauschen.
Digital Asset Management (DAM)-Plattformen sind nützlich, um Dinge wie Fotos, Grafiken und Videos zu katalogisieren und zu organisieren, insbesondere wenn Sie als Teil eines Teams an einem größeren Projekt arbeiten. Der Grafikdesigner eines Unternehmens möchte nicht, dass fünf verschiedene Personen im Laufe einer Woche dasselbe Bild von ihm anfordern. Ein gut organisiertes DAM-System reduziert die Zeit, die mit der Suche nach einem Bild für einen Bericht, eine Präsentation, einen Social-Media-Beitrag oder ein Pitch-Deck verbracht wird. Mit diesen Systemen können Sie auch entscheiden, wer Zugriff auf welche Elemente erhält.
Für den einfachen Austausch von Dateien - z.B. mit Dokumenten und Tabellenkalkulationen - haben unabhängige Top-Management-Berater in der Regel Erfahrung mit einer Vielzahl von Cloud-basierten Diensten. Diese Art von Diensten hilft Ihnen und Ihren Projektmitarbeitern dabei, zu vermeiden, dass Sie Zeit damit zu verschwenden, E-Mails, Slack, WhatsApp und andere Kanäle nach wichtigen Dateianhängen zu durchsuchen.
Beispiele für Anbieter von DAM-Lösungen sind Canto, Filecamp, Brandmaster und TACTIC.
Beispiele für Cloud-basierte Dateifreigabetools sind Dropbox, GoogleDrive, Microsoft OneDrive und IDrive.
Zeitmanagement-Tools
Ein Tag hat für jeden 24 Stunden. Unabhängige Top-Managementberater sind in der Lage, ihre Zeit vernünftig zu managen. Es gibt viele Werkzeuge und Techniken, die Berater einsetzen können, um das Beste aus der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit zu machen.
Techniken wie "Time Blocking" und die "Pomodoro-Technik" ermöglichen es einem Berater, sich für eine bestimmte Zeitspanne zu konzentrieren und dann eine kurze Pause zu machen, um aufzustehen oder herumzulaufen, um das Blut wieder in Bewegung zu bringen. Time Blocking" bedeutet, sich für eine bestimmte Zeit auf eine einzelne Aufgabe oder ein Projekt zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden. Bei der Pomodoro-Technik konzentriert man sich 25 Minuten lang auf eine bestimmte Aktivität und legt dann eine 5-minütige Pause ein - mithilfe einer Zeitschaltuhr, die Sie darauf aufmerksam macht, wenn Ihre Zeit abgelaufen ist. Sie können entweder die Aktivität wechseln oder nach der 5-minütigen Pause zu derselben Aktivität zurückkehren.
Wenn Sie eine der oben genannten Techniken ausprobiert haben und immer noch abgelenkt werden, gibt es einige Apps, die Ihnen dabei helfen. Zum Beispiel blockieren einige Apps Ihren Zugang zu Websites, die Sie ablenken könnten, während andere Apps Musik abspielen, die speziell dafür entwickelt wurde, Ihnen zu helfen, sich besser zu konzentrieren.
Beispiele für nützliche Zeitmanagement-Anwendungen sind Cold Turkey, Hocus Focus, RescueTime und Brain.FM.
Projektmanagement Tracking Tools
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Projektmanagement Tracking Tools, und viele Unternehmen werden mit mehreren davon experimentieren, bevor sie sich für eines entscheiden, das die von ihnen benötigten oder gewünschten Funktionen bietet. Einige Berater widmen sich einem bestimmten Tool, während andere von einem zum anderen springen, je nachdem, mit welchem Kunden sie aktuell arbeiten.
Projektmanagement-Tools eignen sich hervorragend für Teams, um alle für ein bestimmtes Projekt erforderlichen Aufgaben zu verfolgen, wer für diese Aufgabe zuständig ist, wann sie fällig ist und welchen Status die Aufgabe hat. Einige Tools bieten eine Zeitlinienansicht, sodass Sie "auf einen Blick" sehen können, wer in einer bestimmten Woche an welcher Aufgabe arbeitet oder welche Aufgaben eine nahende Deadline haben könnten. Diese Tools erleichtern auch die Übertragung von Aufgaben zwischen Projektteammitgliedern.
Wenn Sie Arbeit als freiberuflicher Top-Managementberater finden wollen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie mit einigen der gebräuchlichsten Projektmanagement Tracking Tools wie Asana, Trello, Todoist und Jira vertraut sind.
Füllen Sie Ihre Toolbox
Es gibt ein Sprichwort: “Wenn Ihr einziges Werkzeug ein Hammer ist, fängt jedes Problem an, wie ein Nagel auszusehen.” Leider müssen Sie als unabhängiger Unternehmensberater mehr als ein Werkzeug in Ihrem Werkzeugkasten haben, wenn es darum geht, Projekte für Kunden in Angriff zu nehmen. Die oben aufgeführten Arten von Beratungsinstrumenten werden Ihnen helfen, erfolgreich zu sein und Ihnen das Leben an der ein oder anderen Stelle vereinfachen.
