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Über die Kunst, effektive Meetings zu halten

Blog Kategorie:
Veröffentlicht am:
Juli 21, 2021
Lesezeit:
4 minutes
consultport-author
Leo
Erfahrener Copywriter, welcher viel Geld fĂŒr Restaurants ausgibt, nur um es danach zu bereuen.

Wahrscheinlich hören sie nicht selten Beschwerden ĂŒber nutzlose oder frustrierende Meetings.

Dies kann durch die richtige Organisation vermieden werden.

Folgender Artikel befasst sich damit, wie Sie effektive Meetings richtig leiten und wie Sie sich den Respekt Ihres Kunden verdienen.

1. Den Grund fĂŒr das Meeting klar kennen

Wie stellt man fest, ob ein Meeting ĂŒberhaupt notwendig ist? FĂŒr jedes effektive Meeting sollte es einen guten Grund geben, weshalb die Beteiligten zur gleichen Zeit im selben Raum sein sollten. Zum Beispiel sind der Austausch von Ideen, das Teilen von Meinungen, das ErklĂ€ren von komplexen Prozessen usw. gute GrĂŒnde fĂŒr ein Kundentreffen. Der bloße Austausch von Informationen und ein einseitiges GesprĂ€ch jedoch könnten Ihre Kunden einschlafen lassen. In diesem Fall wĂ€re das Senden einer E-Mail wahrscheinlich die bessere Lösung gewesen.

Folglich sollten Sie sich vor jedem Meeting, das Sie organisieren, fragen, ob Sie die Informationen auch in einer einfachen E-Mail ĂŒbermitteln können. Stellen Sie sicher, dass Sie den genauen Grund fĂŒr ein Meeting kennen. Demzufolge sollten Sie, bevor Sie lernen, wie man effektive Meetings leitet, wissen, welche UmstĂ€nde ein Meeting erfordern.

“Lack of clarity is the primary reason for failure in business and personal life.” Brian Tracy
2. Besprechungsteilnehmer sorgfÀltig auswÀhlen

Jeff Bezos nutzt, um Teilnehmer fĂŒr ein Meeting auszuwĂ€hlen, die "Zwei-Pizza-Regel". Sie besagt, dass, alle Personen einer Besprechung von zwei Pizzen satt werden sollten. Ist dies nicht der Fall, bedeutet dies, dass zu viele Leute in der Besprechung sind. Der GrĂŒnder von Amazon muss im Laufe seiner Karriere hunderte von Konferenzen abgehalten haben und infolgedessen wissen, wie man erfolgreiche Meetings leitet. DemgemĂ€ĂŸ sollten Sie sich also nicht scheuen, diese bewĂ€hrte Technik des MilliardĂ€rs selbst anzuwenden.

Der nĂ€chste Schritt besteht darin, die richtigen Teilnehmer auszuwĂ€hlen und sicherzustellen, dass alle relevanten Personen eingeladen werden. An dieser Stelle werden Sie auf die Einladung einiger Menschen verzichten mĂŒssen. Das sollte nicht persönlich genommen werden. Am Ende geht es um die EffektivitĂ€t des Meetings, welche durch zu viele Personen nur verringert wird. Dennoch können Sie die tatsĂ€chlichen Teilnehmer bitten, Meeting-Notizen mit anderen zu teilen. Auf diese Weise bleiben trotzdem alle auf dem Laufenden und wissen, was vor sich geht.

3. Interagieren Sie mit den Teilnehmern und ermutigen Sie deren Input

Wie bereits erwÀhnt, ist es besser, eine einfache E-Mail zu verschicken, wenn die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass sich die Teilnehmer aktiv im Meeting einbringen werden. Sollte das Meeting doch stattfindet, liegt es an Ihnen, Kunden oder Teammitglieder zu ermuntern, sich zu öffnen und einzubringen. Im Folgenden einige Tipps, welche Sie nutzen können, um maximales Engagement in Ihrem Meeting zu erreichen:

  • Sprechen Sie nie lĂ€nger als 5–10 Minuten, ohne jemand anderem das Wort zu erteilen oder Fragen zu stellen, wie z. B. „Alles gut?" oder „Irgendwelche Fragen oder Kommentare bis jetzt?"
  • Fragen Sie die Teilnehmer nach ihrer Meinung zu einem bestimmten Punkt, den Sie angesprochen haben.
  • Stellen Sie offene Fragen, die nicht mit einem „Ja" oder „Nein" beantwortet werden können. Dadurch können Sie eine Diskussion unter den Teilnehmern anregen.
  • Belohnen Sie Engagement mit positivem Feedback.
  • Äußern Sie Ihre eigene Meinung zu den Kommentaren der Teilnehmer.

Als kluger Meeting-Organisator lassen Sie andere zu Wort kommen und reagieren auf die BeitrÀge der Teilnehmer.

4. Fassen Sie sich kurz, oder machen Sie bei einem langen Meeting Pausen

Den meisten Menschen fĂ€llt es schwer, lĂ€nger als 30 Minuten aufmerksam zu bleiben und eine große Menge an Informationen schnell aufzunehmen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Meetings entweder kurz halten oder kleine Pausen dazwischen einlegen. Dies ist einer der wichtigsten Tipps, wenn es darum geht, erfolgreiche Meetings zu leiten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Meetings pĂŒnktlich beendet werden. Erstens: Legen Sie die voraussichtlichen Besprechungszeiten idealerweise mindestens 24 Stunden vor dem Meeting fest. Außerdem sollten Sie die Teilnehmer ĂŒber die voraussichtliche Dauer und eventuelle Pausen des Meetings informieren. DarĂŒber hinaus empfiehlt es sich, fĂŒr erfolgreiche Meetings eine Liste der Tagesordnungspunkte zu erstellen, zusammen mit dem Zeitfenster, welches fĂŒr jeden Tagesordnungspunkt vorgesehen ist.

NatĂŒrlich können Sie jederzeit weitere Punkte hinzufĂŒgen und das Protokoll entsprechend anpassen. Die Hauptidee jedoch ist es, sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte im Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens besprochen werden können.



Fazit

Jeder Fachmann, der mehr VerkĂ€ufe abschließen und Kunden beeindrucken möchte, sollte lernen, wie man effektive Meetings durchfĂŒhrt. Entscheiden Sie zunĂ€chst, ob ein Meeting notwendig ist oder nicht. Manchmal reicht eine E-Mail, eine Textnachricht oder ein Telefonanruf aus. Als NĂ€chstes ist es wichtig, die Teilnehmer auszuwĂ€hlen und die Gruppe klein zuhalten. Zu viele Teilnehmer wirken sich negativ auf das Meeting aus. Folglich sollten Sie gut abwĂ€gen, wen Sie einladen. Sobald die Besprechung im Gange ist, stellen Sie sicher, dass Sie alle Teilnehmer zu Wort kommen lassen und ihre Meinung Ă€ußern. Abschließend sollten Sie Meetings kurz und prĂ€gnant halten. Falls dies nicht möglich sein sollte, sorgen Sie fĂŒr Pausen zwischendurch.