Präsentation Checkliste: Diese 7 Elemente müssen enthalten sein
Passieren in einer Schulpräsentation Fehler, bekommt man daraufhin vielleicht eine schlechtere Note, aber das Leben läuft normal weiter. Als Berater Fehler in einer Präsentation zu machen, kann dagegen sehr teuer werden und eine Menge Leute betreffen.
Aus diesem Grund ist es hilfreich, die Struktur und Elemente der Präsentationen von Top-Beratungshäusern zu verstehen.
In diesem Artikel werden Sie nicht erfahren, wie Sie ein besserer Redner werden oder welches Farbschema Sie verwenden sollten, um die Folien ästhetisch ansprechend zu gestalten.
Wir werden Sie vielmehr mit einer Präsentation Checkliste ausstatten und über die sieben Elemente sprechen, die in der Beratung üblicherweise für Präsentationen verwendet werden. Wenn Sie das nächste Mal eine professionelle Präsentation erstellen, achten Sie darauf, keines dieser Elemente auszulassen und haben Sie die Präsentation Checkliste im Kopf.
Es gibt einige grundlegende Elemente, welche auf jeder Präsentation Checkliste enthalten sein sollten. Erstens sollten alle Folien Seitenzahlen, in der unteren rechten Ecke, aufweisen. Auch wenn das erst einmal offensichtlich erscheint, vergessen doch einige Berater oft, sie einzufügen.
In der unteren linken Ecke sollten die Folien die Quelle und das Datum enthalten. Die Quelle bezieht sich auf die Person oder das Unternehmen, das die Folien erstellt hat. Beziehen Sie sich auf bestimmte Daten, sollten Sie die Quelle dieser Daten angeben. Als Datum können Sie entweder das Datum angeben, an dem die Präsentation fertig gestellt wurde oder das Datum, an welchem Sie die Präsentation halten. Falls erforderlich, können Sie in der linken unteren Ecke auch Fußnoten einfügen. Fußnoten sind nützlich, wenn Sie weitere Einzelheiten oder zusätzliche Bemerkungen hinzufügen möchten.
Die linke obere Ecke der Präsentation sollte den Action Title enthalten, welcher besonders wichtig ist. Die Erstellung eines guten Action Titles ist eine Fähigkeit, die Berater lernen sollten. Ein Action Title fasst den gesamten Inhalt einer Folie so zusammen, dass vielbeschäftigte Führungskräfte nicht die ganze Folie lesen müssen.
Hier ein Beispiel:
Schlechter Action-Title: Die Zukunft des bargeldlosen Zahlungsverkehrs.
Guter Action-Title: Der Bedarf an bargeldlosen Zahlungen wird steigen, wenn Regierungen bestimmte Beschränkungen einführen.
Daten spielen ein wichtige Rolle im Alltag eines Beraters. Berater geben keine freundlichen Ratschläge, sondern kalkulierte und rationale Empfehlungen. Hierfür müssen Daten so präsentiert werden, dass sie für jeden leicht verständlich sind. Aus diesem Grund sollte dieser Punkt sich als Berater auf jeden Fall auf Ihrer Präsentation Checkliste befinden. Der beste Weg, um Ergebnisse und Analysen visuell darzustellen, sind Diagramme.
Es gibt eine bestimmte Art von Diagrammen, welche von den 3 großen Beratungsunternehmen (MBB) verwendet werden - Wasserfalldiagramme. Diese Diagramme, die auch als Brücken-Diagramm oder Kaskaden-Diagramm bekannt sind, helfen dem Betrachter, die kumulative Wirkung nacheinander eingeführter, positiver oder negativer, Werte zu verstehen.
Neben dem weit verbreiteten Wasserfalldiagramm gibt es weitere nützliche Diagrammstrukturen, die Sie in Ihre Präsentationen einbauen können. Im Folgenden werden wir genauer auf diese eingehen:
Gestapeltes Balkendiagramm: Diese Diagramme eignen sich hervorragend für Präsentationen, wenn Sie Vergleiche im Zeitverlauf oder zwischen verschiedenen Kategorien anstellen möchten. Wenn Sie z. B. die Ausgaben für Miete, Lebensmittel und Reisen pro Monat für ein ganzes Jahr darstellen möchten, können Sie alle Ausgabenarten in einem Balken stapeln und verschiedene Balken für die einzelnen Monate erstellen.
2x2-Streudiagramm: Wie der Name schon sagt, enthält ein Streudiagramm Daten, welche grob und visuell verstreut sind. Das Ziel dieses Diagramms sollte nicht die Suche nach exakten Zahlen sein, sondern vielmehr die Beobachtung von Mustern bzw. des Fehlens von Mustern.
Blasendiagramm: Dieses Diagramm ähnelt einem Streudiagramm, es gibt jedoch wesentliche Unterschiede. In einem Streudiagramm werden insgesamt nur zwei numerische Felder auf der X- und der Y-Achse angezeigt. Außerdem haben in einem solchen Diagramm alle Datenpunkte die gleiche Größe, was in einem Blasendiagramm nicht der Fall ist. Das Blasendiagramm zeigt ein drittes numerisches Feld, welches durch die Größe des Datenpunktes angezeigt wird.
Weitere Diagrammtypen, die in Präsentationen verwendet werden können, sind das Mekko-Diagramm, das Radar-Diagramm und das 100% gestapelte Säulen-Diagramm. Denken Sie daran, dass Diagramme ein sehr wichtiger Bestandteil von Beratungsfolien sind, also machen Sie sich am besten schon früh in Ihrer Karriere mit diesen vertraut und fügen Sie die Möglichkeiten Ihrer Präsentation Checkliste hinzu.
Sticker
Auch Sticker sollten Teil der Präsentation Checkliste sein. Diese werden in der Regel in der oberen rechten Ecke der Folien angebracht. Sie dienen dazu, die Art der Information zu beschreiben und sich vor zukünftigen Problemen zu schützen. Im Folgenden die verschiedenen Arten von Stickern:
Zur Diskussion stehend: Diese Art von Sticker wird verwendet, um darauf hinzuweisen, dass die Informationen einer Folie, seien es Daten oder Aussagen, umstritten und offen für Input sind. Lautet eine Aussage einer Folie beispielsweise: „Das Unternehmen sollte die Abteilung XYZ verkleinern und abschaffen", könnte dies Bedenken und Diskussionen auslösen. Aus diesem Grund ist es, zum eigenen Schutz, besser, diese Folie als “zur Diskussion stehend” zu markieren.
Vorläufig: Dieser Sticker wird verwendet, um zu vermitteln, dass die Folie Informationen enthält, welche noch nicht zu endgültigen Schlussfolgerungen geführt haben. Eine andere Variante dieses Stickers ist Highly Preliminary (sehr vorläufig) und wird verwendet, um den vorläufigen Charakter der Informationen besonders zu unterstreichen.
Richtwert: Dieser Sticker wird verwendet, um deutlich zu machen, dass die Zahlen möglicherweise nicht exakt sind, aber doch genau genug, um dem Zuhörer die richtige Richtung zu weisen.
Zur Illustration: Dieser Sticker zeigt an, dass es sich bei den Zahlen auf der Folie um hypothetische Zahlen handelt. Wird dieser Sticker verwendet, können alle Zahlen einer Folie frei erfunden sein. Hier geht es nicht darum, die tatsächlichen Daten zu präsentieren, sondern die Beziehung zwischen den Variablen aufzuzeigen.
Beim nächsten Erstellen einer Präsentation, rufen Sie sich diesen Artikel in Erinnerung und stellen Sie sicher, dass Sie alle Punkte der Präsentation Checkliste beachtet haben. Natürlich können Sie zusätzliche Elemente zu Ihrer Präsentation hinzufügen oder entfernen und Ihre eigene Präsentationsstruktur entwickeln. Für eine professionelle Präsentation im MBB-Stil jedoch, sollten die folgenden Punkte erfüllt sein:
□ Seitennummer
□ Quelle
□ Datum
□ Fußnoten
□ ActionTtitles
□ Diagramme
□ Sticker
