Wie Sie die Top-Down-Kommunikation meistern
Die Arbeit eines Beraters dreht sich um Daten, Erkenntnisse und Analysen. Es gibt jedoch noch eine weitere Schlüsselqualifikation, die Ihren Karriereweg in der Unternehmensberatung prägen wird: Ihre Kommunikationsfähigkeiten.
Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass Kommunikationsfähigkeiten in der Unternehmensberatung etwas völlig anderes bedeuten, als in anderen Branchen. Im Gastgewerbe könnte ein Beispiel für gute Kommunikationsfähigkeiten darin bestehen, einen Konflikt mit einem Kunden zu lösen. In der Beratungsbranche hingegen werden Ihre Fähigkeiten dadurch bestimmt, dass Sie in der Lage sind, komplexen Fachjargon in einfache Informationen umzuwandeln und diese einem Laien so schnell und anschaulich wie möglich zu vermitteln.
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Top-Down-Kommunikation, die manche Fachleute auch als Pyramidenprinzip bezeichnen. Bei ihr handelt es sich um den Standard bei McKinsey und vielen anderen Firmen. Es lohnt sich also durchaus, diese Methode zu erlernen.
Was ist Top-Down-Kommunikation?
Top-Down-Kommunikation, auch als Pyramidenprinzip bekannt, ist eine Kommunikationsmethode, bei der zuerst der Hauptgedanke dargelegt wird, gefolgt von der Ausarbeitung der wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Hauptgedanken. Erst danach wird zu den Einzelheiten der einzelnen Erkenntnisse übergegangen.
Wie Sie rechts auf der Abbildung sehen können, befindet sich der Hauptgedanke an der Spitze der Pyramide. Auf der darunter liegenden Ebene befinden sich drei wichtige Erkenntnisse aus der Hauptidee. Diese werden schließlich weiter unten im Detail erklärt.
Es gibt viele verschiedenen Definitionen von Top-Down-Kommunikation. Für den Beratungskontext sollten Sie sich jedoch einfach merken, dass bei der Top-Down-Kommunikation mit der Schlussfolgerung begonnen und die Details in weiteren Schritten erläutert werden.
DAS WICHTIGSTE AUF EINEN BLICK
- Bei der Top-Down-Kommunikation wird zuerst die Schlussfolgerung dargelegt und dann zu den Details übergegangen.
- Sie beginnt mit dem „Was“, dann folgt das „Wie", und schließlich endet sie mit dem „Wie genau".
- Führungskräfte der oberen Führungsebene sind sehr beschäftigt, daher sollte jede Kommunikation, die sich an sie richtet, präzise und organisiert sein.
- Der Kommunikationsstil von oben nach unten, der auch als Pyramidenprinzip bekannt ist, hilft Beratern, die Schlüsselidee und die damit verbundenen Erkenntnisse gut strukturiert zu vermitteln.
- Die Informationen in jeder Untergruppe auf der gleichen Ebene der Pyramide sollten unterschiedlich, aber gleich wichtig sein.
- Die Informationen sollten mehr Details enthalten, je weiter sich der Sprecher von oben nach unten in der pyramidenartigen Kommunikationsstruktur bewegt.
Wie man Top-Down-Kommunikation meistert
Nachdem Sie nun die Grundzüge des Pyramidenprinzips kennen, lassen Sie uns zu den Details kommen. Die Top-Down-Kommunikation ist sowohl für Berater als auch für Kunden nützlich. Daher ist es wichtig, dieses Konzept aus der Sicht beider Seiten zu verstehen. In der folgenden Erklärung erfahren Sie, wie genau beide Parteien von dieser Art der Kommunikation profitieren.
1. Beginnen Sie mit der Hauptidee
Auf dem Karriereweg der Unternehmensberatung werden Sie vielen viel beschäftigten Führungskräften begegnen, die viel Wert auf ihre Zeit legen und klare Kommunikation wertschätzen. Sie wünschen sich kurze und präzise Antworten, um Ihre Zeit möglichst effizient zu nutzen.
Das Erste, was Führungskräfte wissen möchten, ist die Essenz Ihrer Nachricht. Ein Beispiel:
- Es ist keine gute Idee, im Winter nach Kanada zu expandieren, da die Nachfrage nach dem Produkt dann gering ist.
- Es ist möglich, den Markt innerhalb von 6 Monaten zu dominieren, wenn kleinere Wettbewerber aufgekauft werden.
- Die jährlichen Betriebskosten können durch eine Verbesserung der Prozesse um 100.000 $ gesenkt werden.
Erkennen Sie die Gemeinsamkeit dieser drei Aussagen? Bei allen handelt es sich um Schlussfolgerungen! Viele Menschen sind es gewohnt, eine Erzählung mit ein wenig Hintergrundwissen zu beginnen. Sie kennen sicher die berühmte „Es war einmal"-Eröffnung. Bei der Kommunikation in der Beratung kommt es jedoch auf das Gegenteil an. Hier wird mit der Pointe begonnen, um kompetenten Menschen möglichst direkt eine Antwort auf die Frage „Was sollen wir jetzt tun?" zu geben. Auf diese Weise können Sie Ihren Empfehlungen folgen und die nächsten Schritte vorbereiten, ohne Zeit zu verlieren.
2. Nennen Sie die wichtigsten Erkenntnisse aus der Hauptidee
Kommunizieren Sie in einem Beratungskontext, sollten Sie stets das Pyramidenprinzip anwenden. Das bedeutet, dass Sie Ihren wichtigsten Punkt zuerst nennen und dann sicherstellen, dass jede weitere Ausarbeitung der Erkenntnisse mit dieser Antwort zusammenhängt. Außerdem sollten all diese Erkenntnisse von gleicher Bedeutung sein.
Um dies besser zu verstehen, lassen Sie uns das bereits zuvor erwähnte Beispiel aufgreifen. Lautet die Hauptschlussfolgerung an der Spitze der Pyramide: „Die jährlichen Betriebskosten können durch die Verbesserung der Prozesse um 100.000 $ gesenkt werden", können wir die drei Schlüsselempfehlungen auf der darunter liegenden Ebene wie folgt hinzufügen:
Empfehlung Nr. 1: IT und Marketing auslagern, um 50.000 Dollar pro Jahr einzusparen.
Empfehlung Nr. 2: Rationalisierung des Fertigungsprozesses durch Investitionen in neue Anlagen, um 30.000 USD pro Jahr einzusparen.
Empfehlung Nr. 3: Suche nach einem neuen Lieferanten für den Einkauf von Rohstoffen, um 20.000 USD pro Jahr zu sparen.
Erkennen Sie hier ein Muster? Alle Empfehlungen beziehen sich auf den Hauptgedanken und sind in einem ähnlichen Format verfasst, nämlich: Tun Sie 'XYZ', um 'ABC' Dollar im Jahr zu sparen. Des Weiteren werden Sie feststellen, dass alle Empfehlungen gleich wichtig sind – ein wichtiges Merkmal des Pyramidenprinzips.
3. Erläutern Sie jede wichtige Erkenntnis
In obigem Beispiel enthält die Spitze der Pyramide das „Was" und die darunter liegende Ebene das „Wie". Empfehlungen gehören zum „Wie“ und sind, wie Sie sehen können, sehr kurz gehalten. In einem weiteren Schritt, auf der nächsten Ebene der Pyramide, wird jede Empfehlung schließlich im Detail erläutert.
Betonen wir die dritte Empfehlung, um sie besser zu verstehen. Empfehlung Nr. 3 kann auf die folgenden Punkte eingegrenzt werden:
- Überprüfung der aktuellen Lieferantenkosten.
- Erstellung einer Liste mit neuen Lieferanten und deren Kosten.
- Überzeugen Sie die derzeitigen Lieferanten, ihre Kosten anzupassen oder alternative Lieferanten zu wählen, die billiger sind.
Wie Sie feststellen können, werden die Informationen umso detaillierter, je tiefer Sie in der Pyramide nach unten gehen. Genau daraus besteht die Essenz der Top-Down-Kommunikation. Sie beginnen mit dem „Was“, dann folgt das „Wie“, und schließlich enden sie mit dem „Wie genau“.
Fazit
Mit den CEOs der Fortune 500 oder den Führungskräften von Blue-Chip-Unternehmen können Sie nicht auf dieselbe Weise kommunizieren, wie mit Freunden oder Kollegen. Kommunikation in der Beratung ist eine Kunst. In großen Beratungsunternehmen werden Mitarbeiter immer wieder aufgefordert, ihre Kommunikation mit ihrer eigentlichen Antwort zu beginnen.
Wenn Sie Ihre Präsentation in einem Top-Down-Format halten, sollten Sie bedenken, dass die Pyramidenstruktur nur für Sie persönlich gedacht ist. Der Kunde sollte am Ende nur wissen, was er tun soll und wie genau er dies tun kann.
Schließlich ist es wichtig, einen letzten Punkt zu erwähnen: In obigem Beispiel wurde gezeigt, wie Sie in einer logischen Reihenfolge von oben nach unten vorgehen. Sie sollten jedoch stets in der Mitte der Präsentation mit Fragen rechnen und auf diese vorbereitet sein. Denken Sie daran, dass jeder die Möglichkeit haben sollte, zu sprechen und gehört zu werden, um einen gegenseitigen Austausch zu fördern.Hoffentlich sind Sie nun bereit für Ihre nächste Präsentation! Nutzen Sie die Top-Down-Kommunikation und kommunizieren Sie wie ein professioneller Berater!
