10 Tipps, um effektive Meetings zu managen
Es gibt Zeiten, in denen das Geschäftsleben von einer langweiligen Besprechung nach der anderen geprägt ist – sei es mit Kunden oder Kollegen. Oft, ohne dass wirklich etwas dabei herauskommt. Wie können wir also sicherstellen, dass wir effektive Meetings abhalten und niemand seine Zeit verschwendet und wertvolle Arbeitszeit in einem Sitzungssaal verliert? Im Folgenden werden wir einen Blick auf die 10 besten und bewährtesten Tipps der Beratungsbranche werfen, wie man effektive Meetings organisiert und durchführt.
1. Einen Sitzungsplan erstellen
Möchten Sie effektive Meetings abhalten, ist es wichtig, nicht blind in eine Besprechung zu gehen. Um zu vermeiden, dass Teilnehmer unvorbereitet sind oder sich ablenken lassen, sollten Sie einen klaren Leitfaden für die Erwartungen an eine Sitzung haben. Versenden Sie vor dem Treffen mit Kunden oder Kollegen eine ATA (Agenda, Time limits, Action points). Möchten Sie gute Sitzungen organisieren, ist eine Tagesordnung der beste Weg, dies zu tun. Sie gibt allen Beteiligten einen klaren Überblick über die Punkte, die in der Sitzung besprochen werden sollen und darüber, wer für die einzelnen Punkte zuständig ist.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist Zeitbegrenzung. Um die Konzentration aller Beteiligten aufrechtzuerhalten und die Zeit der anderen zu respektieren, ist es von entscheidender Bedeutung, eine bestimmte Zeit pro Thema festzulegen. Aktionspunkte heben die Moral und die Produktivität gleichermaßen. Geben Sie die gewünschten Ergebnisse und die für die Aufgabe(n) verantwortlichen Personen genau an. Auf diese Weise wird am Ende niemand das Gefühl haben, dass die Sitzung im Grunde nichts gebracht hat. Außerdem wird ein Gefühl der Verantwortlichkeit bei denjenigen hervorgerufen, die mit der spezifischen Leistung/Zielsetzung betraut sind.
Um dieses Gefühl der Produktivität zu bestätigen, ist es zudem unerlässlich, kurz nach Abschluss der Sitzung, eine aktualisierte ATA mit allen Ergebnissen der Sitzung zu verschicken.
2. Grundregeln festlegen
Streben Sie effektive Meetings an, sollten überdies einige Grundregeln für die Vorbereitung und Durchführung der Sitzung im Besprechungsplan eingeschlossen sein. Diese Grundregeln können Dinge wie das Protokoll für Verspätungen, frühzeitiges Verlassen oder Nichterscheinen, die Etikette für Mobiltelefone und das Testen der Internetverbindung vor Beginn eines Online-Meetings umfassen. Natürlich unterscheiden sich diese Regeln, je nachdem, ob es sich um eine interne Besprechung oder eine Besprechung mit Kunden handelt.
3. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen
Nichts kann effektive Meetings mehr gefährden, als wenn Leute anfangen, einander die Schuld zuzuweisen. Ein produktives Meeting zeichnet sich durch wertvolle Diskussionen, Verbesserungen und das Finden von Lösungen aus. Anderen die Schuld zuzuschieben, um sich der Verantwortung zu entziehen, ist für effektive Meetings nicht nur unprofessionell, sondern führt auch zu absolut nichts.
4. Scheuen Sie sich nicht davor, Herausforderungen zu teilen
Sitzungen (vor allem mit der oberen Führungsebene) können oft in einer Art Ego-Parade ausarten. Damit ist jedoch niemandem gedient – schon gar nicht Ihnen als Berater, der die Prozesse und die Leistung des Unternehmens verbessern soll. Stattdessen sollte der Schwerpunkt darauf gelegt werden, Herausforderungen zu teilen und Brainstorming zu betreiben.
5. Seien Sie wählerisch
Möchten Sie wirklich gute Sitzungen organisieren, sollten Sie sehr wählerisch sein, wenn es darum geht, wen Sie zu einer Besprechung einladen. Abgesehen davon, dass die meisten Mitarbeiter oft an zu vielen Sitzungen teilnehmen müssen, ist auch Ihre Zeit als Berater wertvoll und begrenzt. Dauert eine Besprechung X Minuten und Beiträge aller Beteiligten müssen berücksichtigt werden, ist es bei einer hohen Teilnehmerzahl fast unmöglich, jedem die nötige Zeit und Konzentration zu widmen. Folglich sollten Sie genau wissen, wen Sie für effektive Meetings brauchen und WARUM. Sind Sie nicht in der Lage zu sagen, warum Sie eine Person im Meeting benötigen, sollte Sie von der Einladungsliste gestrichen werden.
6. Bestimmen Sie einen Meeting-Leiter
Ein weiterer Aspekt, der effektive Meetings durchkreuzen kann, ist, wenn es keine klaren Grenzen zwischen Meinungen und Entscheidungen gibt. Obwohl die Beiträge des gesamten Teams geschätzt und berücksichtigt werden, sollte es einen Meeting-Leiter geben. Dessen Aufgabe ist es, zu verhindern, dass die Veranstaltung aus dem Ruder läuft. Auf diese Weise wird vermieden, dass stundenlang über denselben Punkt debattiert wird. Jeder sollte ausreichend Zeit bekommen, um seine Argumente vorzubringen. Am Ende bestimmt jedoch der Meeting-Leiter, welche Entscheidung getroffen wird.
7. Stellen Sie sicher, dass es sich um eine Sitzung, anstatt um einen Monolog handelt.
Nur sehr wenige Menschen können aufmerksam und engagiert über 30 Minuten demselben Punkt Aufmerksamkeit schenken. Aus diesem Grund sollte der Besprechungsplan so gestaltet sein, dass mehrere Personen Beiträge leisten und Diskussion gefördert wird, wo immer dies möglich ist. Sie veranstalten kein Kaffeekränzchen, es sollte sich jedoch auch nicht um eine One-Man-Show handeln.
8. Unterschätzen Sie niemals die Motivation, die durch Anreize entsteht
Was würden Sie bevorzugen? Eine Einladung zu einem Treffen im Sitzungssaal oder eine Einladung, die Getränke und Snacks mit einschließt? Oder vielleicht eine Sitzung an einem Ort, außerhalb des Büros? Es scheint kontraintuitiv, aber Dinge, die eine Sitzung unterhaltsamer und angenehmer machen, erhöhen tatsächlich die Konzentration und steigern die Produktivität.
9. Das richtige Timing
Bei der Wahl einer passenden Zeit für die Besprechung, kommt es nicht nur darauf an, dass es keine Terminüberschneidungen gibt. Tatsächlich wurde wissenschaftlich erwiesen, dass die beste Zeit für Meetings zwischen 10 und 12 Uhr liegt? Das liegt daran, dass die meisten Menschen zu dieser Zeit noch recht energiegeladen sind und sich gleichzeitig bereits auf den Tag vorbereiten und einleben konnten.
10. Prüfen Sie nochmals
Es ist wichtig, dass Sie, wenn Sie Sitzungen organisieren, den Sitzungsplan und dessen Ergebnisse nochmals überprüfen. Wenn etwas nicht funktioniert und die Besprechungen weniger effektiv und produktiv macht, dann ändern Sie es!
Sind Sie sich noch immer unsicher, ob Sie das Zeug dazu haben, effektive Meetings zu leiten, dann zögern Sie nicht, sich an unsere Consultport-Akademie zu wenden. Hier finden Sie alle möglichen hilfreichen Ressourcen von Branchenexperten.
