Bauen Sie Ihr Unternehmen auf der RACI-Matrix auf? Warum nicht?
Die Agilität jeder Organisation hängt von den Teammitgliedern ab. Damit alle Rädchen der Maschine zusammenarbeiten können, müssen die verschiedenen Abteilungen ihre Ziele und Richtlinien einhalten.
Die RACI-Matrix ist ein Organigramm, das bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten und der Verfolgung von Zielen innerhalb der Matrix hilft. Mithilfe der Matrix wissen Sie, wer wofür verantwortlich ist, mit wem sich abgesprochen werden muss und wer über die Fortschritte des Projekts up to date gehalten werden muss, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten.
Was also ist eine RACI-Matrix, wie funktioniert sie und wann kann sie eingesetzt werden? All dies sind wertvolle Fragen, auf der Suche nach dem einfachsten und effektivsten Ansatz für erfolgreiches Projektmanagement.
Studien haben bewiesen, dass der Erfolg eines jeden Projekts davon abhängt, ob die Teilnehmer wissen, wie sie Teil eines größeren Plans sind. Es liegt in der Natur des Menschen, in Aspekte der Entscheidungsfindung einbezogen werden zu möchten. Jeder möchte wissen, dass die eigene Meinung geschätzt wird. Die RACI-Matrix bestimmt, wo diese Beiträge im Gesamtplan am notwendigsten sind.
Eine RACI-Matrix stellt die Einhaltung von Vorschriften und Ergebnissen sicher. Dies wird mit Hilfe von Dokumentation, Prozessen und Rechenschaftspflicht erreicht, welche dann mit höherer Leistung und klar definierten Verantwortlichkeiten verbunden sind. Die Zustimmung aller Beteiligten stellt sicher, dass die Projekte entsprechend der RACI-Matrix auf Kurs gehalten werden.
Die RACI-Matrix ist skalierbar und kann auf jeder Ebene einer Organisation eingesetzt werden. Die einzelnen Achsen, aus denen sich die Matrix zusammensetzt, sind anpassungsfähig. Außerdem sollten sie flexibel sein, um Personen in der Abteilung oder im Projekt ein- oder auszuschließen. Es gibt viele Informationen über die Vor- und Nachteile der Einführung dieser Matrix. Letztendlich handelt es sich um ein wirksames Instrument zur Umsetzung von Verantwortungsstrukturen. Können Sie eine RACI-Matrix also auch in Ihrem Unternehmen einsetzen?
Die RACI-Matrix unterstützt kleine bis große Projekte bei der Ermittlung der responsible (verantwortlichen), accountable (rechenschaftspflichtigen), consulted (konsultierten) und informed (informierten) (RACI) Parteien eines Projekts. Einfacher ausgedrückt: Sie wird verwendet, um die spezifischen Rollen, Verantwortlichkeiten und Querverbindungen von Personen und Abteilungen innerhalb eines bestimmten Projekts zu bestimmen. Die Definition der RACI-Matrix umfasst die grundlegenden Prinzipien und ist für verschiedene Mitarbeiterebenen leicht zu merken. Die Matrix ist auch als "responsibility assignment matrix" oder als "linear responsibility chart" bekannt.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen RACI-Matrix ist die Delegation, welche mithilfe einer Matrix-Vorlage eingeführt werden kann. Diese Vorlagen können entsprechend Ihren spezifischen Bedürfnissen innerhalb einer Organisation erstellt werden. Beispiel: Eine einfache Vorlage wird bei der Entwicklung von Software in Firma X eingesetzt. Personen, die für die Codierung und Fertigstellung der Software verantwortlich sind, werden identifiziert und sind Teil der Kernmatrix. Das Team aus Firma X muss sich jedoch mit Team Y aus einer anderen Abteilung oder einem anderen Unternehmen beraten und der Abteilungsleiter muss über die Fortschritte innerhalb der Matrix informiert werden. Dies wäre eine einfache, lineare Matrix, in der die, an dem Projekt beteiligten Personen, aufgeführt sind.
Komplexere Vorlagen können von Online-Beratungsplattformen bezogen werden und müssen dann an die Teams und die gewünschten Ergebnisse angepasst werden.
Es gibt 6 einfache Schritte zur Erstellung einer RACI-Matrix für Ihr Unternehmen:
- Ermitteln Sie alle Aufgaben, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind und listen Sie diese auf.
- Bestimmen Sie alle Personen, die am Fortschritt und Abschluss des Projekts beteiligt sind und ordnen Sie sie den identifizierten Aufgaben zu.
- Ordnen Sie jeder Person die RACI-Deskriptoren zu (responsible, accountable, consulted and informed).
- Um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten, sollte für jede Aufgabe eine Person verantwortlich sein. Allerdings für keine mehr als eine Person.
- Geben Sie die Matrix an alle Beteiligten weiter und stellen Sie sicher, dass im Team Einigkeit herrscht.
Wie die meisten Dinge im Leben birgt auch die RACI-Matrix sowohl Vorteile, als auch Nachteile:
Vorteile der RACI-Matrix:
- Die RACI-Matrix kann die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Personen außerhalb des Projekts erleichtern.
- Die Matrix kann dabei helfen, die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen und zu verhindern, dass wichtige Mitglieder mit zu vielen Rollen innerhalb des Projekts oder der Organisation überhäuft werden.
- Der wichtigste Vorteil einer erfolgreichen RACI-Matrix ist die Rechenschaftspflicht und die Festlegung der unterschiedlichen Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts oder der Organisation.
Nachteile der RACI-Matrix
- Auch wenn die RACI-Matrix toll klingt, ist sie nicht für alle Projekte geeignet und könnte sich bei der Umsetzung als schwerfällig erweisen. Manchmal kann der Ansatz "weniger ist mehr" für sofortige Maßnahmen und Ergebnisse hilfreich sein, indem eine Aufgabe auf eine kleine Gruppe von Personen oder Teams verteilt wird.
- Für ein Team, das über verschiedene geografische Standorte verstreut ist, ist die RACI-Matrix zeitaufwändiger in der Erstellung und Umsetzung.
- Sollte die RACI-Matrix nicht klar definiert sein, können Verantwortungsbereiche verschwimmen und zu Frustration und Verwirrung auf den unteren Ebenen führen. Es ist zwingend erforderlich, eine Matrix zu erstellen, die hinsichtlich der gewünschten Ergebnisse und Verantwortlichkeiten klar ist.
Die RACI-Matrix besteht in der Regel aus einer vertikalen Achse mit Aufgaben oder Ergebnissen und einer horizontalen Achse mit den, am Projekt beteiligten, Personen. Diese können je nach Aufgabe einfach oder komplex sein. Letztlich geht es jedoch darum, wer für welche Aufgabe und Aktivität im Gesamtbild verantwortlich ist. Im Folgenden ein Beispiel für eine einfache RACI-Matrix-Vorlage:
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