10 Fragen, die Sie sich vor Beginn Ihrer Beratungsprojekte stellen sollten
Es gibt mehr freiberufliche Beratungsprojekte, als wir noch vor kurzem für möglich gehalten hätten.
Zu einem großen Teil haben die Lockdowns, im Zuge von COVID-19, zu diesem Wachstum beigetragen. Gleichzeitig handelt es sich jedoch auch um ein Ergebnis des Trends zur Digitalisierung und Agilität. Dieser hat in den letzten Jahren das traditionelle Beratungsmodell durcheinander gebracht.
Mit Chancen kommen jedoch auch Risiken. Bevor man sich auf neue Beratungsprojekte stürzt, sollten sich freiberufliche Berater und ihre Kunden einige Fragen stellen. Es empfiehlt sich, bei der Auswahl von Projekten sehr differenziert vorzugehen.
Winston Churchill sagte einmal: "Lasst unsere Besorgnis über den Fortschritt zum Vorausdenken und Planen werden." Das Zitat bezog sich auf den damaligen Krieg. Jedoch gilt es auch für die Beratung.
Sie sind auf einer Beratungsplattform registriert und suchen nach freiberuflichen Beratungsprojekten. Welche Fragen, sollten Sie sich stellen?
Die meisten freiberuflichen Berater sind auf sich alleine gestellt. Trotzdem ist es je nach Beratungsplattform, bei einigen Beratungsprojekten, möglich, mit anderen Freiberuflern zusammenzuarbeiten. In der Regel jedoch auf einer Ad-hoc-Basis.
Folglich sollten Freelancer zunächst einmal feststellen, ob sie das Projekt überhaupt in Betracht ziehen möchten.
F1: Gehört dieses Projekt zu Ihrem Kerngeschäft?
Sie können Zeit- und Reputationsrisiken eingehen, wenn Sie Projekte übernehmen, welche zu weit von Ihrem Kerngeschäft entfernt sind. Wenn dieses Projekt Ihre Stärken nicht richtig ausnutzt oder in einem neuen Bereich angesiedelt ist, dauert die Durchführung wahrscheinlich länger. Das führt dazu, dass Sie weniger Zeit haben, um andere, Ihnen vertrautere Aufgaben zu übernehmen. Je weiter die Arbeit von Ihrer Kernkompetenz entfernt ist, desto höher ist auch das Risiko eines Misserfolgs.
Selbst für große traditionelle Beratungsfirmen gilt die Faustregel, dass 60 % ihrer Arbeit im eigenen Kernbereich liegen sollte, 30 % in angrenzenden Geschäftsbereichen und nur 10 % weit vom Kern entfernt.
Fragen Sie sich also, bevor Sie ein Projekt annehmen, wo, auf die Skala Ihrer Fähigkeiten, es passt.
F2: Wie hoch sind Ihre Investitionskosten?
Heute können viele freiberufliche Beratungsprojekte, insbesondere infolge der Corona-Lockdowns, online und aus der Ferne durchgeführt werden. Somit ist Zeit die bedeutende Investition ist. Überlegen Sie, wie sich dieses Projekt in andere Projekte einfügen wird. Wird es ein hundertprozentiges Engagement erfordern, oder können Sie Ihr Risiko verteilen, indem Sie zusätzliche Arbeit übernehmen? Wird ein erfolgreicher Projektabschluss in der Zukunft mehr und bessere Projekte anziehen? Und wird die aufgebrachte Zeit ausreichend bezahlt? Wie lauten die Zahlungsbedingungen?
Angenommen, das Projekt erfordert einen persönlichen Kontakt und Arbeit vor Ort. In diesem Fall, müssen Sie Zeit und Reisekosten einkalkulieren, speziell, wenn es sich um ein Projekt außerhalb der Stadt handelt. Des Weiteren, sollten Sie dies gegen die Möglichkeit abwägen, andere Projekte zu akzeptieren.
Nicht jedes Projekt ist es wert, unternommen zu werden. Aus diesem Grund sollten Sie sich fragen, ob Sie Ihre Zeit, Ihr Geld und Ihr Fachwissen in dieses Projekt investieren wollen.
Es ist nicht immer einfach, ein Beratungsprojekt zu definieren, bevor man damit beginnt. Möglicherweise haben Sie es mit vagen Wünschen, Sehnsüchten und Bedürfnissen zu tun. Zusätzlich werden diese oft von verschiedenen Interessengruppen mit eigenen Stilen und Prioritäten vertreten. Das bedeutet, dass es entscheidend ist, dem Kunden spezifische Fragen zu den Ergebnissen zu stellen.
F3: Was sind die Ziele des Projekts?
Ziele sind Aussagen auf hohem Level. Sie versuchen, dem, was das Projekt zu erreichen versucht, einen Kontext zu geben. Außerdem beschreiben sie, was der Kunde als Ergebnis möchte. Beispiele können sein:
- Wachsende internationale Markenbekanntheit.
- Workflows schneller, einfacher und effizienter zu gestalten.
- Entwicklung einer bedarfsgesteuerten Lieferkette.
Zielsetzungen sind Aussagen auf niedrigerer Ebene. Diese beschreiben, wie die Ziele durch spezifische, greifbare Produkte, Schritte oder Ergebnisse erreicht werden sollen.
Manchmal gibt Ihnen Ihr Kunde ein Ziel vor, und Sie müssen die Zielsetzungen ausarbeiten. Oder der Kunde gibt die Zielsetzung vor - ein Stück Software, einen Bericht oder einen geänderten Geschäftsprozess. Ihre Rolle besteht dann darin, eine Reihe von ”Warum-Fragen” zu stellen, um herauszufinden, was der Kunde möchte.
Die Antworten werden die Struktur Ihrer Beratungsprojekte und die Entscheidungen, die Sie auf dem Weg dorthin treffen, leiten.
F4: Welchen Umfang hat das Projekt?
Der Umfang beantwortet die Frage: "Wie viel möchten Sie?"
Der Produktumfang beschreibt, wie das Endprodukt oder die Dienstleistung aussehen soll. Der Projektumfang bezieht sich auf die Arbeit, die zur Lieferung des Endprodukts erforderlich ist. Folglich umfasst er die zu liefernden Ergebnisse, Termine und Meilensteine. Darüber hinaus beschreibt er, was nicht abgedeckt ist.
Ein Scope Creep kann sowohl für das Produkt als auch für das freiberufliche Beratungsprojekt auftreten. Kleine Änderungen auf dem Weg dorthin können zu erheblichem Zeit- und Kostendruck führen. Um dies zu vermeiden, betrachten Sie die Randfälle Ihres Projekts und schließen Sie diese ausdrücklich aus. Wenn Sie z.B. eine Web-Content-Strategie erstellen sollen, schließen Sie die Entwicklung der Inhalte selbst aus. Wenn der Kunde dann sagt: "Könnten Sie währenddessen einfach ....?", können Sie legitim auf die Ausschlüsse hinweisen und sagen, dass Sie nicht dazu verpflichtet werden können. Genauso können Sie dem auch zustimmen, aber andere Zeitpläne oder Kosten aushandeln.
F5: Wie wird der Erfolg gemessen?
Wie werden Sie beurteilt? Nach der Qualität der fertigen Arbeit, den Kosten oder der Zeit, die für die Fertigstellung benötigt wird? Im Allgemeinen möchten Kunden alle drei Kriterien erfüllen. Ihre Aufgabe besteht darin, in jedes dieser Kriterien genügend Sicherheitsvorkehrungen einbauen. Als Folge kann das Risiko Ihrer Beratungsprojekte vermindert werden.
Identifizieren Sie, wer der Kunde ist
Die besten freiberuflichen Berater wissen, wie sie mit ihren Kunden umgehen müssen. Sie kennen die entscheidenden Personen und bauen Schritte in ihre Projektpläne ein, um deren Bedürfnissen gerecht zu werden. Im Folgenden einige Fragen, die sie sich stellen sollten.
F6: Wer sind die Hauptkunden und wie werde ich mit ihnen interagieren?
Alle Berater haben diese Erfahrung gemacht: Sie arbeiten mit jemandem zusammen, von dem sie glauben, dass dieser das Projekt leitet. Daraufhin stellt sich jedoch heraus, dass zahlreiche andere auch ihre Meinung sagen und Antworten auf Rückmeldungen oder Anfragen erwarten.
Bereits zu Beginn die Linien der Autorität, Entscheidungsfindung, Zusammenarbeit und Berichterstattung festzulegen, wird später viele Kopfschmerzen ersparen. Fragen Sie:
- Wer ist der Eigentümer des Projekts?
- Wessen Meinung ist wirklich wichtig?
- Wer ist der Hauptansprechpartner? Wie sieht der Kommunikationsplan aus, und gibt es eine bevorzugte Methode?
Auf dem Markt für Online-Beratung ist dies besonders heikel. Bei freiberuflichen Beratungsprojekten, auf die über Beratungsplattformen zugegriffen wird, sind die Kundenorganisationen oft nur minimal exponiert. Besonders Freiberufler sollten darauf achten, Rollen und Autoritätsebenen zu klären.
F7: Wer sind die Hauptentscheidungsträger und wie werde ich mit ihnen interagieren?
Manchmal wurde die Autorität an die Person delegiert, der Sie Bericht erstatten. Aber allzu oft wird Ihr freiberufliches Beratungsprojekt aufgehalten, während Sie auf Genehmigungen oder Entscheidungen von irgendwo ganz oben in der Organisation warten. Versuchen Sie, in Ihren Projektplan regelmäßige Präsentationen oder Möglichkeiten zur direkten Rückmeldung an die Entscheidungsträger einzubauen. Eine weitere Möglichkeit ist es, Zeit- und Kostenkontingente einzubauen, um Verzögerungen zu vermeiden. Können Sie sicherstellen, dass Ihre Zahlungen nicht unangemessen verzögert werden?
Als Berater werden Sie schnell merken, dass es manchmal besser ist, von einem Projekt zurückzutreten, als zu versuchen, es ohne Zugang zu den richtigen Ebenen durchzuführen.
F8: Wer sind die Informationsregulatoren?
Es ist so leicht, Informationsregulatoren in der Organisation zu übersehen. Oft sind das Nachwuchskräfte, die Ihnen den Zugang zu Menschen und Informationen erleichtern. Jedoch können Sie Ihnen auch gleichzeitig das Leben ziemlich schwer machen. Aus diesem Grund ist es schon zu Beginn der Beratungsprojekte sinnvoll, sich nach den persönlichen Assistenten, Kreditorensachbearbeitern, Verwaltungsmitarbeitern und sogar nach dem Sicherheitspersonal zu erkundigen, deren Namen und Kontaktdaten Sie kennen sollten.
Wenn man am Anfang ehrlich und mit klaren Augen über das Problempotenzial spricht, ist das eine gute Möglichkeit, das Risiko zu mindern.
F9: Was könnte im Weg stehen?
Diese Frage zwingt sowohl Sie als auch den Kunden, mögliche Hürden und Hindernisse in Betracht zu ziehen. Manchmal gibt es konkurrierende Prioritäten und interne Kalender. Sind Sie in der Lage, Ihr Projekt so durchzuführen, dass wichtige interne Termine eingehalten werden? Eine Produkteinführung, eine Aktionärsversammlung, eine Budgetbeschränkung? Vielleicht gibt es organisatorische Regelungen, die Sie kennen sollten? Vielleicht macht eine Geschichte früherer Misserfolge die Mitarbeiter misstrauisch gegenüber einer weiteren Intervention?
F10: Hat die Organisation schon einmal ein Projekt wie dieses durchgeführt?
Wenn dies der Fall ist, könnten sie Erkenntnisse darüber austauschen, wie ein laufendes Projekt reibungsloser ablaufen könnte. Außerdem könnten Sie auch hervorheben, was nicht funktioniert hat und weshalb. Somit können Sie einen Prozess vorbereiten, der für sie funktionieren wird.
Beratungsprojekte auf dem rechten Fuß starten
Freelance-Beratungsprojekte werden nie perfekt sein. Beratung ist keine exakte Wissenschaft. Trotzdem kann es Sie auf den richtigen Weg bringen, vorab die richtigen, beunruhigenden Fragen zu stellen. Als Motivationsredner sagte der Autor und Berater Denis Waitley: "Erwarten Sie das Beste, planen Sie für das Schlimmste, und bereiten Sie sich darauf vor, überrascht zu werden."
