Der Leitfaden des unabhängigen Beraters für virtuelle Kommunikation
Im vergangenen Jahr gab es viele Veränderungen in der Art und Weise, wie wir mit unseren Kunden kommunizieren. Diese wurden uns größtenteils durch den Lockdown aufgezwungen. Viele waren jedoch zum Besseren und werden sich wahrscheinlich auch in der Zukunft so fortsetzen.
Wie auch immer die Veränderungen aussehen, gute Beziehungen bleiben das Fundament einer erfolgreichen Unternehmensberatung. Und Kommunikation ist zentral für Beziehungen, auch virtuelle Kommunikation.
Technologie ist sowohl ein Segen, als auch ein Fluch für die Zusammenarbeit mit Kunden geworden. Lassen Sie uns deshalb einen Blick auf Online-Meetings z. B. via Skype, Zoom, Discord oder Teams werfen.
Auf der einen Seite ermöglichen diese Tools den Zugang zu Menschen, die man sonst nur schwer treffen könnte. Geografie spielt keine Rolle mehr. Interessanterweise scheint es auch einen gewissen Zusammenbruch hierarchischer Strukturen gegeben zu haben. Virtuelle Meetings ermöglichen es einem größeren Personenkreis an diesen teilzunehmen und das praktisch ohne Kosten! Die Zeitersparnis ist außerdem enorm. Keine Reisen oder Ausharren im Stau mehr, um zu Terminen zu erscheinen. Dokumente und Präsentationen können von allen geteilt und gespeichert werden. Zudem muss niemand mehr im hinteren Teil eines Raumes sitzen und sich anstrengen, die kleine Schrift zu sehen. Ganze Meetings können aufgezeichnet werden, um sie weiter zu teilen oder zu transkribieren.
Allerdings hat virtuelle Kommunikation auch Nachteile. Viele von ihnen können jedoch durch die Beherrschung einiger Kommunikationstechniken, speziell für virtuelle Meetings entwickelt, behoben werden.
Im Folgenden werden wir einen genaueren Blick auf vier Ratschläge werfen, mit deren Hilfe Berater auch virtuelle Kommunikation meistern.
- Kommunizieren und handeln Sie einfühlsam.
- Denken Sie darüber nach, wie Sie sich präsentieren.
- Seien Sie digital kompetent.
- Nutzen Sie das Minto-Pyramiden-Prinzip.
Empathie ist für virtuelle Meetings eine echte Herausforderung. Mangelt es an echtem Kontakt, fehlen Anhaltspunkte durch Mimik und Körpersprache. Videos und Mikrofone sind oft aus- oder stumm geschaltet. Aus diesem Grund ist es schwierig, das Publikum zu „lesen". Die Folge sind, dass leicht Missverständnisse und Fehlkommunikation auftreten.
Eine gute Art, Empathie zu zeigen, ist das Erkennen der kognitiven Belastung, die den Menschen durch mehrere virtuelle Meetings auferlegt wird. Viele Menschen sind abgelenkt, wenn sie die Gesichter und Hintergründe der anderen so nah sehen. Das Abschalten der Videos für alle außer dem Sprecher kann hier helfen.
Des Weiteren ist die Aufmerksamkeitsspanne für virtuelle Meetings verkürzt, da wir nur für eine limitierte Zeitspanne auf einen Bildschirm starren können! Tatsächlich zeigen Forschungen, dass ein Publikum nach zehn Minuten die Konzentration verliert. Durch virtuelle Kommunikation haben Menschen Schwierigkeiten, sich an das zu erinnern, was in der Besprechung passiert ist, da physische Anhaltspunkte, die normalerweise das Gedächtnis unterstützen, wegfallen. Das gilt insbesondere, wenn sie schnell von einer Sitzung in die nächste wechseln. Überdies leidet nachweislich Ihre Kreativität, wenn Sie zu lange an der gleichen Stelle sitzen.
Aus diesem Grund liegt es, als Leiter der Diskussion, an Ihnen, sicherzustellen, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer erhalten bleibt. Dies können Sie erreichen, indem Sie virtuelle Meetings in verschiedene Aktivitäten aufteilen und die Teilnehmer zu Mitarbeit motivieren. Eine hilfreiche Technik, die Sie überdies verwenden können, um schnelle Pausen in einem Meeting zu machen, ist die Anshel 20-20-20-Regel. Diese wurde in der Vergangenheit verwendet, um den Stress beim Blick auf den Computer abzubauen. Folglich bitten Sie alle Teilnehmer, alle 20 Minuten für 20 Sekunden auf etwas zu schauen, das ca. 6 Meter entfernt ist. Nachdem Sie dann wieder auf ihre Bildschirme schauen, sollte ihr Fokus besser sein.
Darüber hinaus kann Technologie helfen. Zum Beispiel können Sie Teilnehmer zur aktiven Teilnahme ermutigen, indem Sie virtuelle Breakout-Räume für kleinere Gruppendiskussionen nutzen, Umfragen zum Sammeln von Meinungen einsetzen und die Nutzung der Chat-Funktion anregen. Zusätzlich können Sie Teilnehmer über ein gemeinsames Dokument zusammenarbeiten lassen.
Für virtuelle Meetings lohnt es sich außerdem, die Anzahl und Länge von Sitzungen so gut es geht zu reduzieren. Sie könnten hierfür zum Beispiel eine Seite für asynchrone Sitzungen einrichten. Hier können Sie Erkenntnisse, Ideen, Empfehlungen oder was immer Sie dem Kunden kommunizieren möchten, hinzufügen. Dies erlaubt es Leuten, in ihrer eigenen Zeit zu antworten. Auf diese Weise können Sie bei einer synchronen Sitzung, mit allen Anwesenden, sofort in die Diskussion starten, anstatt zuerst Ihre Ideen oder Erkenntnisse präsentieren zu müssen.
Für die virtuelle Kommunikation ist es wichtig, einen genaueren Blick auf die Art und Weise, wie wir uns präsentieren zu werfen.
Anstatt die Reaktion des Kunden zu beobachten, beobachten Sie bei virtuellen Meetings oft sich selbst. Viele fühlen sich unwohl mit der Vorstellung, dass ihre Kollegen sie groß auf ihrem Bildschirm sehen.
Es gibt ein lustiges Video, das einen amerikanischen Professor zeigt, der live, über einen Videocall, von der BBC zu seinen Ansichten über die südkoreanische Politik interviewt wird. Das Interview wird von seinen zwei kleinen Kindern gestört, einem Einjährigen und einem Vierjährigen, der in einem leuchtend gelben Pullover durch den Raum stolziert. In dem Video schlüpft dann die Mutter in den Raum, um die beiden herauszuziehen, bevor sie sich wie ein Leopard zurückzieht, um die Tür zu schließen. Währenddessen machen die BBC und der Professor einfach weiter! Das Video ging viral!
Schaute man sich das Video ein zweites Mal an, bemerkte man außerdem, wie der Raum sorgfältig inszeniert worden war, um wie ein Büro auszusehen. Der Professor trug einen Anzug und eine Krawatte. Die Bücherstapel, die ordentlich neben ihm gestapelt waren, standen jedoch in Wirklichkeit auf einem Bett. Und die riesige Weltkarte an der Wand hinter ihm verdeckte das Schlafzimmerdekor.
Heute laufen wir alle die Gefahr, dass Ähnliches während einer unserer Meetings passiert. Tatsächlich ist die Art und Weise, wie Sie Ihren Raum für Ihre Online-Meetings inszenieren, zu einer neuen Version der bestmöglichen Selbstpräsentation geworden.
Glücklicherweise bieten einige Plattformen Lösungen an, die es Ihnen ermöglichen, den Hintergrund unscharf zu machen oder eine Kulisse zu schaffen. Es lohnt sich, einige von diesen für ein virtuelles Meeting auszuprobieren.
Seien Sie digital kompetent
In Zeiten, wo virtuelle Kommunikation Alltag geworden ist, ist es für Unternehmensberater unabdingbar, technisch begabt zu sein.
Wenn Ihr Kunde z. B. eine Plattform verwendet, mit der Sie nicht vertraut sind, sollten Sie vor der Besprechung die Testfunktion nutzen, um herauszufinden, ob alles funktioniert. Denken Sie daran, Ihr Bild zentriert zu halten, damit der Kunde nicht auf Ihre Stirn und an die Decke starrt. Und halten Sie Kinder und Haustiere aus dem Blickfeld!
Digital kompetent zu sein, geht natürlich über virtuelle Meetings hinaus. Heute existieren Softwares für alle Aspekte der Unternehmensberatung, von Angeboten, Projektmanagement und CRM bis hin zur Abrechnung und Rechnungsstellung. Diese bieten nicht nur erhebliche Möglichkeiten für Flexibilität und den Ausbau Ihres eigenen Geschäfts, sondern erweitern die Möglichkeiten der Kommunikation mit Ihren Kunden um Echtzeitberichte, Analysen und Zusammenarbeit.
Ihr Erfolg als Unternehmensberater besteht darin, Probleme anzugehen, die der Kunde nicht bewältigen kann oder zu denen er nicht die Zeit oder Ressourcen hat. Dies bedeutet, Daten zu sammeln und zu analysieren und objektive Empfehlungen für Führungskräfte und leitende Beteiligte zu geben. Und schlussendlich hängt alles von einer überzeugenden Präsentation ab, die dazu führt, dass der Kunde die von Ihnen empfohlenen Maßnahmen ergreift.
Die meisten von uns kommunizieren in Form von Geschichten oder auf lineare Weise und lassen dabei die Kernaussage oder die abschließende Erkenntnis und Empfehlung am Ende stehen.
Das Minto-Pyramiden-Prinzip bedeutet, dass Sie Ihre Präsentation – schriftlich oder online – wie eine Pyramide aufbauen. Das bedeutet, Sie beginnen mit Ihrer zentralen These und drei Hauptempfehlungen. Darauf folgt eine zweite Ebene, auf der Sie jede Empfehlung begründen und untermauern. Falls nötig, können Sie eine dritte Ebene hinzufügen, in der Regel mit Daten, die die in Ebene zwei genannten Gründe untermauern.
Diese Methode gibt die Botschaft zu Beginn, wenn die Aufmerksamkeit und der Fokus der Leute am höchsten sind und verstärkt diese dann auf strukturierte Weise.
Außerdem zwingt Sie diese Methode dazu, Ihre Gedanken zu strukturieren. Sie müssen sich fragen, welchen primären Gedanken oder welche leitende Idee Sie Ihrem Kunden vermitteln wollen und die drei wichtigsten Gründe finden, die dafür sprechen. Sie sind gezwungen, Prioritäten zu setzen. Außerdem werden Sie nicht in Versuchung kommen, zu zeigen, wie clever Ihre Datenanalyse ist, oder in langatmige Folien abzuschweifen.
Die Methode ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit und Effektivität zu maximieren. Somit wissen Ihre Kunden, was Sie empfehlen, worauf sie sich konzentrieren sollten und welche Fragen zu stellen sind. Sollte Ihre Besprechung aus irgendeinem Grund abgebrochen werden, hat jeder den wichtigsten Teil schon gehört.
Folglich kann es sich lohnen, die Techniken zu dieser Methode zu lernen und Ihrem Arsenal an Kommunikationsfähigkeiten hinzuzufügen. Das Minto-Pyramiden-Prinzip lässt Sie selbstbewusst und entschlossen wirken und kann die Ergebnisse Ihrer Online-Meetings revolutionieren.
Virtuelle Kommunikation für den Beratungserfolg
Die Kommunikation mit Kunden war schon immer ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit von Unternehmensberatern. Die moderne Version der Kommunikation online und durch virtuelle Meetings hat dazu geführt, dass einige der Arten, wie Berater kommunizieren und sich präsentieren, neu überdacht werden müssen. Die Beherrschung neuer Fähigkeiten wird die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Kunden kommunizieren, verbessern, den Aufbau von Beziehungen unterstützen und Ihren Erfolg als Berater vorantreiben.
