Über die Kunst, effektive Meetings zu halten
Wahrscheinlich hören sie nicht selten Beschwerden über nutzlose oder frustrierende Meetings.
Dies kann durch die richtige Organisation vermieden werden.
Folgender Artikel befasst sich damit, wie Sie effektive Meetings richtig leiten und wie Sie sich den Respekt Ihres Kunden verdienen.
Wie stellt man fest, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist? Für jedes effektive Meeting sollte es einen guten Grund geben, weshalb die Beteiligten zur gleichen Zeit im selben Raum sein sollten. Zum Beispiel sind der Austausch von Ideen, das Teilen von Meinungen, das Erklären von komplexen Prozessen usw. gute Gründe für ein Kundentreffen. Der bloße Austausch von Informationen und ein einseitiges Gespräch jedoch könnten Ihre Kunden einschlafen lassen. In diesem Fall wäre das Senden einer E-Mail wahrscheinlich die bessere Lösung gewesen.
Folglich sollten Sie sich vor jedem Meeting, das Sie organisieren, fragen, ob Sie die Informationen auch in einer einfachen E-Mail übermitteln können. Stellen Sie sicher, dass Sie den genauen Grund für ein Meeting kennen. Demzufolge sollten Sie, bevor Sie lernen, wie man effektive Meetings leitet, wissen, welche Umstände ein Meeting erfordern.
Jeff Bezos nutzt, um Teilnehmer für ein Meeting auszuwählen, die "Zwei-Pizza-Regel". Sie besagt, dass, alle Personen einer Besprechung von zwei Pizzen satt werden sollten. Ist dies nicht der Fall, bedeutet dies, dass zu viele Leute in der Besprechung sind. Der Gründer von Amazon muss im Laufe seiner Karriere hunderte von Konferenzen abgehalten haben und infolgedessen wissen, wie man erfolgreiche Meetings leitet. Demgemäß sollten Sie sich also nicht scheuen, diese bewährte Technik des Milliardärs selbst anzuwenden.
Der nächste Schritt besteht darin, die richtigen Teilnehmer auszuwählen und sicherzustellen, dass alle relevanten Personen eingeladen werden. An dieser Stelle werden Sie auf die Einladung einiger Menschen verzichten müssen. Das sollte nicht persönlich genommen werden. Am Ende geht es um die Effektivität des Meetings, welche durch zu viele Personen nur verringert wird. Dennoch können Sie die tatsächlichen Teilnehmer bitten, Meeting-Notizen mit anderen zu teilen. Auf diese Weise bleiben trotzdem alle auf dem Laufenden und wissen, was vor sich geht.
3. Interagieren Sie mit den Teilnehmern und ermutigen Sie deren Input
Wie bereits erwähnt, ist es besser, eine einfache E-Mail zu verschicken, wenn die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass sich die Teilnehmer aktiv im Meeting einbringen werden. Sollte das Meeting doch stattfindet, liegt es an Ihnen, Kunden oder Teammitglieder zu ermuntern, sich zu öffnen und einzubringen. Im Folgenden einige Tipps, welche Sie nutzen können, um maximales Engagement in Ihrem Meeting zu erreichen:
- Sprechen Sie nie länger als 5–10 Minuten, ohne jemand anderem das Wort zu erteilen oder Fragen zu stellen, wie z. B. „Alles gut?" oder „Irgendwelche Fragen oder Kommentare bis jetzt?"
- Fragen Sie die Teilnehmer nach ihrer Meinung zu einem bestimmten Punkt, den Sie angesprochen haben.
- Stellen Sie offene Fragen, die nicht mit einem „Ja" oder „Nein" beantwortet werden können. Dadurch können Sie eine Diskussion unter den Teilnehmern anregen.
- Belohnen Sie Engagement mit positivem Feedback.
- Äußern Sie Ihre eigene Meinung zu den Kommentaren der Teilnehmer.
Als kluger Meeting-Organisator lassen Sie andere zu Wort kommen und reagieren auf die Beiträge der Teilnehmer.
Den meisten Menschen fällt es schwer, länger als 30 Minuten aufmerksam zu bleiben und eine große Menge an Informationen schnell aufzunehmen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Meetings entweder kurz halten oder kleine Pausen dazwischen einlegen. Dies ist einer der wichtigsten Tipps, wenn es darum geht, erfolgreiche Meetings zu leiten.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Meetings pünktlich beendet werden. Erstens: Legen Sie die voraussichtlichen Besprechungszeiten idealerweise mindestens 24 Stunden vor dem Meeting fest. Außerdem sollten Sie die Teilnehmer über die voraussichtliche Dauer und eventuelle Pausen des Meetings informieren. Darüber hinaus empfiehlt es sich, für erfolgreiche Meetings eine Liste der Tagesordnungspunkte zu erstellen, zusammen mit dem Zeitfenster, welches für jeden Tagesordnungspunkt vorgesehen ist.
Natürlich können Sie jederzeit weitere Punkte hinzufügen und das Protokoll entsprechend anpassen. Die Hauptidee jedoch ist es, sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte im Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens besprochen werden können.
Fazit
Jeder Fachmann, der mehr Verkäufe abschließen und Kunden beeindrucken möchte, sollte lernen, wie man effektive Meetings durchführt. Entscheiden Sie zunächst, ob ein Meeting notwendig ist oder nicht. Manchmal reicht eine E-Mail, eine Textnachricht oder ein Telefonanruf aus. Als Nächstes ist es wichtig, die Teilnehmer auszuwählen und die Gruppe klein zuhalten. Zu viele Teilnehmer wirken sich negativ auf das Meeting aus. Folglich sollten Sie gut abwägen, wen Sie einladen. Sobald die Besprechung im Gange ist, stellen Sie sicher, dass Sie alle Teilnehmer zu Wort kommen lassen und ihre Meinung äußern. Abschließend sollten Sie Meetings kurz und prägnant halten. Falls dies nicht möglich sein sollte, sorgen Sie für Pausen zwischendurch.
