Nein sagen – Eine fundamentale Fähigkeit für Berater
Ganz gleich, ob es sich um eine Anfrage handelt, über den vereinbarten Projektumfang hinauszugehen oder um ein Angebot für ein neues Projekt – als Berater sollten Sie nicht zu allem, was Ihre Kunden verlangen, Ja sagen.
Obwohl es so einfach zu sein scheint, fällt es vielen Beratern doch schwer, öfter Nein zu sagen. Das Ergebnis: Burnout, mangelnde Arbeitszufriedenheit, Stress und schlechte Leistungen.
Wenn Sie die Karriereleiter aufsteigen und zu Ihrer besten persönlichen Beraterversion werden möchten, müssen Sie anfangen, häufiger Nein zu sagen.
Dieser Artikel wird Sie mit einigen wertvollen Tipps, zur Kunst des Nein-Sagens, ausstatten.
Robin Sharma, der berühmte Autor und Selbsthilfe-Coach, hat es erkannt: Wenn Sie zu einem wichtigen Menschen werden möchten, müssen Sie wichtige Dinge tun und um wichtige Dinge zu tun, müssen Sie aufhören, die unwichtigen zu tun.
Bevor Sie häufiger Nein sagen, sollten Sie wissen, in welchen Situationen es richtig ist, Nein zu sagen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, alle Wünsche und Forderungen Ihrer Kunden in zwei Kategorien einzuteilen: Wichtig und unwichtig. Diese Einteilung ist der erste Schritt, den Sie, beim häufiger Nein sagen, unternehmen sollten.
Höflich Nein sagen ist der einfachere Teil, die Anfragen der Kunden zu analysieren und sie in eine der beiden Kategorien einzuordnen jedoch, ist eine größere Herausforderung.
Nur, weil es in diesem Artikel darum geht, regelmäßiger "Nein" zu sagen, heißt das nicht, dass Sie das Wort "Nein" jedes Mal benutzen müssen. Der Hauptgedanke ist, sich zu weigern, unwichtige Aufgaben zu erledigen, um sich auf die konzentrieren zu können, die Ihre Karriere in die Höhe treiben werden.
Wenn Sie sich also noch in der Phase des Aufbaus von Kundenbeziehungen befinden und befürchten, dass Nein sagen der Beziehung zu Ihren Kunden schaden könnte, können Sie andere Wörter verwenden, die die gleiche Bedeutung haben.
Um dies deutlich zu machen, im Folgenden ein Beispiel:
Kunde: "Hallo Moritz, wir haben einige neue Daten erhalten. Ich weiß, dass Du die vorherigen Daten, die wir Dir geschickt haben, bereits analysiert hast und an Empfehlungen arbeitest, aber kannst Du bitte auch diese neuen Daten analysieren?"
Wie Sie sehen, bittet der Kunde den Berater, ohne Vergütung zusätzliche Stunden zu leisten und an einer Phase des Projekts (Datenanalyse) zu arbeiten, die der Berater bereits abgeschlossen hat.
Anstatt direkt nein zu sagen, könnte der Berater antworten: "Hey Chris, danke, aber ich glaube, die bisherigen Daten waren mehr als ausreichend, um Empfehlungen zu erstellen. Eine erneute Datenanalyse würde das Projekt verzögern, daher sollten wir mit den nächsten Phasen weitermachen.”
Wie Sie sehen können, wird in der gesamten Antwort weder das Wort "Nein", noch ein anderes negatives Wort oder eine negative Formulierung verwendet. Dies ist ein Beispiel, etwas abzulehnen, ohne tatsächlich Nein zu sagen.
Nehmen Sie nicht mehr auf sich, als Sie können
Im Laufe des Aufbaus von Kundenbeziehungen werden Sie auf viele Angebote stoßen, die anfangs sehr aufregend erscheinen mögen. Ein Kunde könnte Ihnen zum Beispiel einen kleinen Nebenjob anbieten, bei welchem Sie einen ganzen Monat lang an den Wochenenden arbeiten würden.
Sie könnten mit diesem Job eine Menge Geld verdienen und denken vielleicht, dass Sie in der Lage sind, für einen Monat lang sieben Tage die Woche zu arbeiten. Schließlich ist es ja nur ein Monat, oder? So sollten Sie jedoch auf keinen Fall denken! Sie riskieren damit, sich zu überanstrengen oder sogar krank zu werden, was dann wiederum eine ganze Reihe neuer Probleme mit sich bringen wird, wie z. B. Krankschreibungen, unzureichende Produktivität bei einem Projekt oder Schaden an Ihrer Kundenbeziehung.
Es sind jedoch nicht nur die unwichtigen Projekte und Anfragen, die Sie in Ihrer Beraterkarriere ablehnen sollten. Nein sagen ist manchmal auch bei wichtigen Gelegenheiten nötig. Keine Summe an Geld oder Möglichkeiten ist Ihre körperliche und geistige Gesundheit wert.
Vielleicht lesen Sie im Internet Artikel, in denen geraten wird, Durchsetzungsvermögen zu demonstrieren, ein Machtwort zu sprechen oder die Bitte eines Kunden mit Dominanz zurückzuweisen. Das sollten Sie jedoch auf keinen Fall tun. Ihr Kunde ist auch nur ein Mensch und Sie wissen nie die Hintergründe, die es auf seiner Seite vielleicht gibt. Ein höfliches Nein ist die einzige Möglichkeit, einem Kunden eine Absage zu erteilen, ohne die Beziehung negativ zu beeinflussen.
Der Aufbau einer Kundenbeziehung dauert jahrelang, eine einzige unangebrachte E-Mail jedoch kann sie erheblich beschädigen oder sogar zerstören. In einer professionellen Beziehung ist es deshalb wichtig, immer nett zueinander zu sein. Versuchen Sie bei Ihrer Kommunikation mit Kunden stets den größtmöglichen Respekt zu zeigen, auch wenn Sie Nein sagen müssen.
Letzte Worte
Auch wenn es kontraintuitiv erscheint, manche Gelegenheiten und Anfragen sollten Sie als Berater besser ablehnen. Zunächst sollten Sie feststellen, ob eine Anfrage oder ein Vorschlag Ihren Einsatz rechtfertigt oder nicht. Handelt es sich nur um eine Zeit- oder Energieverschwendung, sollten Sie besser ablehnen.
Es ist verständlich, dass Nein sagen nicht immer leicht ist Das Risiko, jemanden zu kränken, besteht immer und wenn es sich bei dieser Person um einen alten Kunden von Ihnen handelt, ist der Einsatz noch höher und die Situation schwieriger. In solchen Fällen versuchen Sie immer Ihre Entscheidung mit positiven, nicht mit negativen Worten auszudrücken.
Schließlich ist es während des gesamten Prozesses sehr wichtig, einfühlsam zu sein. Vergessen Sie nie, dass Sie es mit Menschen zu tun haben.
