Die Kunst, ein effektives Online-Meeting zu leiten
Wie stehen Sie zu Online-Meetings? Machen sie Sie nervös oder ängstlich? Oder haben Sie das Gefühl, dass Sie in diesen Meetings nicht alle Themen abdecken können?
Wenn Sie in der Vergangenheit schon Meetings vor Ort organisiert haben, wissen Sie sicher, dass diese nicht so einfach durchzuführen sind, wie es scheint. Es gibt einiges, das schieflaufen kann.
Bei Online-Meetings hingegen ist es eigentlich, wenn Sie sich an ein paar Regeln halten, sehr unwahrscheinlich, dass etwas schiefgeht.
Folgender Artikel wird Sie mit 4 Tipps ausstatten, die Ihnen helfen werden, effektive Kundenmeetings zu organisieren und durchzuführen. Sie werden lernen, wie Sie Zoom-Meetings (oder jede andere Art von Online-Meeting) richtig nutzen.
Effektive Kundenmeetings sollten nie zur vereinbarten Zeit, sondern ein paar Minuten vorher beginnen. Ist das Meeting für 9 Uhr morgens angesetzt, sollten Sie beispielsweise schon um 8:00 Uhr mit der Vorbereitung beginnen. Wie aber bereitet man sich auf ein effektives Kundenmeeting vor?
- Lesen Sie Ihre Notizen oder Präsentation noch einmal durch.
- Recherchieren Sie das Unternehmen Ihres Kunden und werfen Sie einen Blick auf seine Social-Media-Profile, um dessen Persönlichkeit besser zu verstehen.
- Sprechen Sie 5 Minuten lang mit jemandem, um sich in eine soziale Stimmung zu versetzen.
- Essen Sie eine leichte Mahlzeit oder trinken Sie eine Tasse Kaffee, um die Energie zu haben, das Meeting effizient durchzuführen.
- Wenn es Menschen um Sie herum gibt, die nicht am Meeting teilnehmen, erinnern Sie diese daran, sich während des Meetings leise zu verhalten.
- Wenn Sie sich nervös fühlen, atmen Sie tief durch, meditieren Sie oder hören Sie positive Musik bei geringer Lautstärke.
Verinnerlichen Sie, dass ein effektives Online-Meeting schon vor der eigentlichen Startzeit beginnt. Vorbereitung ist der Schlüssel. Es ist keine gute Idee, einfach die Webcam einzuschalten und das Kundenmeeting unvorbereitet zu beginnen.
Um ein erfolgreiches Meeting zu gewährleisten, erstellen und versenden Sie eine detaillierte Agenda und teilen Sie diese vor dem Meeting-Termin mit den Teilnehmern. Das Erstellen einer effektiven Meeting-Agenda ist eine Kunst für sich. Im Folgenden einige Dinge, die Sie hierbei beachten sollten:
- Fügen Sie die Zeit, das Datum, den Ort, den Namen des Organisators (hoffentlich Sie) und die Namen der Teilnehmer hinzu.
- Erwähnen Sie, was diese zum Meeting mitbringen sollten, z. B. auch, ob Sie sich zuvor ein Unternehmensvideo ansehen oder eine Fallstudie lesen sollten.
- Agenda-Details: Versuchen Sie, so viele Details wie möglich zu den Agenda-Themen hinzuzufügen. Anstatt beispielsweise „Diskussion über die Marketingstrategie für ein neues Produkt" zu schreiben, schreiben Sie besser „Neue Marketingstrategie für [Produktname] zur Steigerung der Markenbekanntheit bei Millennials in London."
- Zeit: Fügen Sie für jedes Thema in der Agenda ein Zeitlimit ein, um sicherzustellen, dass jedes Thema die richtige Menge an Aufmerksamkeit erhält.
Eine effektive Meeting-Agenda ermöglicht sowohl Ihnen, als auch den Teilnehmern, sich rechtzeitig auf das Online-Meeting vorzubereiten. Auf diese Weise wird das Meeting für alle gewinnbringend sein.
3. Effizientes Zeitmanagement
Effektive Kundenbesprechungen erfordern die Beteiligung aller. Als Organisator liegt es in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass alle mitarbeiten und das Beste aus dem Online-Meeting herausholen. Aus diesem Grund ist das Setzen und Einhalten von Zeitlimits sehr wichtig. Wie bereits erwähnt, ist es sehr empfehlenswert, ein Zeitlimit in die Tagesordnung mit aufzunehmen. Selbst wenn Sie die Zeitlimits für jedes Thema klar innerhalb des Agenda-Dokuments festlegen, können die Dinge immer noch außer Kontrolle geraten. Um dies möglichst zu vermeiden, halten Sie sich an folgende Schritte:
- Beginnen Sie das Online-Meeting pünktlich. Teilnehmer, die später kommen, können die Punkte, die sie verpasst haben, später über schriftliche Notizen nachholen.
- Betonen Sie vor Beginn des Meetings, wie wichtig es ist, sich an die Zeitvorgaben für einzelne Themen zu halten.
- Geben Sie den Sprechern, bevor ihr Zeitlimit abgelaufen ist, eine Vorwarnung. Wenn ein Teilnehmer zum Beispiel 30 Minuten über die neue Strategie zur Mitarbeiterbindung sprechen soll, lassen Sie ihn nach 20 Minuten wissen, dass noch 10 Minuten übrig sind.
Meetings, in denen sich die Teilnehmer nicht an Zeitlimits halten, können ewig dauern und viel wertvolle Zeit verschwenden. Ganz zu schweigen davon, dass durch ineffizientes Zeitmanagement möglicherweise wichtige Themen vernachlässigt werden. Um effektive Kundenbesprechungen zu führen, müssen Sie also in jedem Fall Zeitlimits erstellen und einhalten.
Genauso wie ein 9:00 Uhr Meeting eigentlich schon um 8:00 Uhr beginnt, ist ein Meeting, das um 11:00 Uhr endet, auch zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig beendet. Es ist wichtig, mit allen Beteiligten ein Follow-up durchzuführen.
Follow-ups sind der Schlüssel zu effektiven Kundenmeetings. Vielleicht wissen Sie schon, wie Sie Zoom-Meetings effektiv nutzen können. Sie müssen jedoch auch wissen, was zu tun ist, nachdem Sie auf die Schaltfläche „Meeting für alle beenden" geklickt haben.
Eine Follow-up-E-Mail sollte fünf Hauptkomponenten enthalten:
- Dankbarkeit: Bedanken Sie sich bei allen Teilnehmern des Meetings für deren Beitrag und deren Zeit.
- Referenz: Vergessen Sie nicht, in der E-Mail zu erwähnen, um welches Online-Meeting es sich handelt. Es kann sein, dass die Teilnehmer in dieser Woche an mehreren Online-Meetings teilgenommen haben. Vermeiden Sie also Verwechslungen.
- Notizen: Diese sind der Hauptbestandteil der Follow-up-E-Mail. Besprechen Sie kurz die wichtigsten Erkenntnisse des Meetings mit allen Teilnehmern.
- Aktionen: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aktivitäten, die als Folge des Meetings von den Teilnehmern erforderlich sind, erwähnen. Zum Beispiel: „Kates Aufgabe ist es, neue Kandidaten für die Position des Social Media Managers zu interviewen."
- Bonus: Falls angemessen, bitten Sie alle Teilnehmer einmal zu lächeln, sodass Sie einen Screenshot machen können. Diesen können Sie später in der Folge-E-Mail mit diesen teilen. Dieser Schritt ist jedoch optional und hängt von der Art des Kunden ab, mit dem Sie arbeiten und von den Rechten, die Sie haben. Strengen Sie sich also nicht zu sehr an und machen Sie nur dann einen Screenshot, wenn alle damit einverstanden sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass effektive Kundenbesprechungen eine gute Planung, eine klare und prägnante Agenda, Zeitmanagement und eine Follow-up-E-Mail erfordern. Befolgen Sie diese Tipps, werden Sie sicher das Beste aus Ihrem nächsten Kundenmeeting herausholen.
