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10 Tipps, um effektive Meetings zu managen

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Veröffentlicht am:
Juli 10, 2022
Lesezeit:
4 minutes
consultport-author
Gizela
Gizela beschÀftigt sich seit fast zwei Jahrzehnten mit der digitalen Welt und wartet sehnlichst auf den Tag geklont zu werden, um endlich alle Punkte ihrer tÀglichen To-Do-Liste erledigen zu können.

Es gibt Zeiten, in denen das GeschĂ€ftsleben von einer langweiligen Besprechung nach der anderen geprĂ€gt ist – sei es mit Kunden oder Kollegen. Oft, ohne dass wirklich etwas dabei herauskommt. Wie können wir also sicherstellen, dass wir effektive Meetings abhalten und niemand seine Zeit verschwendet und wertvolle Arbeitszeit in einem Sitzungssaal verliert? Im Folgenden werden wir einen Blick auf die 10 besten und bewĂ€hrtesten Tipps der Beratungsbranche werfen, wie man effektive Meetings organisiert und durchfĂŒhrt.

1. Einen Sitzungsplan erstellen

Möchten Sie effektive Meetings abhalten, ist es wichtig, nicht blind in eine Besprechung zu gehen. Um zu vermeiden, dass Teilnehmer unvorbereitet sind oder sich ablenken lassen, sollten Sie einen klaren Leitfaden fĂŒr die Erwartungen an eine Sitzung haben. Versenden Sie vor dem Treffen mit Kunden oder Kollegen eine ATA (Agenda, Time limits, Action points). Möchten Sie gute Sitzungen organisieren, ist eine Tagesordnung der beste Weg, dies zu tun. Sie gibt allen Beteiligten einen klaren Überblick ĂŒber die Punkte, die in der Sitzung besprochen werden sollen und darĂŒber, wer fĂŒr die einzelnen Punkte zustĂ€ndig ist.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist Zeitbegrenzung. Um die Konzentration aller Beteiligten aufrechtzuerhalten und die Zeit der anderen zu respektieren, ist es von entscheidender Bedeutung, eine bestimmte Zeit pro Thema festzulegen. Aktionspunkte heben die Moral und die ProduktivitĂ€t gleichermaßen. Geben Sie die gewĂŒnschten Ergebnisse und die fĂŒr die Aufgabe(n) verantwortlichen Personen genau an. Auf diese Weise wird am Ende niemand das GefĂŒhl haben, dass die Sitzung im Grunde nichts gebracht hat. Außerdem wird ein GefĂŒhl der Verantwortlichkeit bei denjenigen hervorgerufen, die mit der spezifischen Leistung/Zielsetzung betraut sind.

Um dieses GefĂŒhl der ProduktivitĂ€t zu bestĂ€tigen, ist es zudem unerlĂ€sslich, kurz nach Abschluss der Sitzung, eine aktualisierte ATA mit allen Ergebnissen der Sitzung zu verschicken.

“A meeting is an event at which the minutes are kept and the hours are lost.” — Unbekannt

2. Grundregeln festlegen

Streben Sie effektive Meetings an, sollten ĂŒberdies einige Grundregeln fĂŒr die Vorbereitung und DurchfĂŒhrung der Sitzung im Besprechungsplan eingeschlossen sein. Diese Grundregeln können Dinge wie das Protokoll fĂŒr VerspĂ€tungen, frĂŒhzeitiges Verlassen oder Nichterscheinen, die Etikette fĂŒr Mobiltelefone und das Testen der Internetverbindung vor Beginn eines Online-Meetings umfassen. NatĂŒrlich unterscheiden sich diese Regeln, je nachdem, ob es sich um eine interne Besprechung oder eine Besprechung mit Kunden handelt.


3. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen

Nichts kann effektive Meetings mehr gefĂ€hrden, als wenn Leute anfangen, einander die Schuld zuzuweisen. Ein produktives Meeting zeichnet sich durch wertvolle Diskussionen, Verbesserungen und das Finden von Lösungen aus. Anderen die Schuld zuzuschieben, um sich der Verantwortung zu entziehen, ist fĂŒr effektive Meetings nicht nur unprofessionell, sondern fĂŒhrt auch zu absolut nichts.

4. Scheuen Sie sich nicht davor, Herausforderungen zu teilen

Sitzungen (vor allem mit der oberen FĂŒhrungsebene) können oft in einer Art Ego-Parade ausarten. Damit ist jedoch niemandem gedient – schon gar nicht Ihnen als Berater, der die Prozesse und die Leistung des Unternehmens verbessern soll. Stattdessen sollte der Schwerpunkt darauf gelegt werden, Herausforderungen zu teilen und Brainstorming zu betreiben.

5. Seien Sie wÀhlerisch

Möchten Sie wirklich gute Sitzungen organisieren, sollten Sie sehr wĂ€hlerisch sein, wenn es darum geht, wen Sie zu einer Besprechung einladen. Abgesehen davon, dass die meisten Mitarbeiter oft an zu vielen Sitzungen teilnehmen mĂŒssen, ist auch Ihre Zeit als Berater wertvoll und begrenzt. Dauert eine Besprechung X Minuten und BeitrĂ€ge aller Beteiligten mĂŒssen berĂŒcksichtigt werden, ist es bei einer hohen Teilnehmerzahl fast unmöglich, jedem die nötige Zeit und Konzentration zu widmen. Folglich sollten Sie genau wissen, wen Sie fĂŒr effektive Meetings brauchen und WARUM. Sind Sie nicht in der Lage zu sagen, warum Sie eine Person im Meeting benötigen, sollte Sie von der Einladungsliste gestrichen werden.


6. Bestimmen Sie einen Meeting-Leiter

Ein weiterer Aspekt, der effektive Meetings durchkreuzen kann, ist, wenn es keine klaren Grenzen zwischen Meinungen und Entscheidungen gibt. Obwohl die BeitrĂ€ge des gesamten Teams geschĂ€tzt und berĂŒcksichtigt werden, sollte es einen Meeting-Leiter geben. Dessen Aufgabe ist es, zu verhindern, dass die Veranstaltung aus dem Ruder lĂ€uft. Auf diese Weise wird vermieden, dass stundenlang ĂŒber denselben Punkt debattiert wird. Jeder sollte ausreichend Zeit bekommen, um seine Argumente vorzubringen. Am Ende bestimmt jedoch der Meeting-Leiter, welche Entscheidung getroffen wird.


7. Stellen Sie sicher, dass es sich um eine Sitzung, anstatt um einen Monolog handelt.

Nur sehr wenige Menschen können aufmerksam und engagiert ĂŒber 30 Minuten demselben Punkt Aufmerksamkeit schenken. Aus diesem Grund sollte der Besprechungsplan so gestaltet sein, dass mehrere Personen BeitrĂ€ge leisten und Diskussion gefördert wird, wo immer dies möglich ist. Sie veranstalten kein KaffeekrĂ€nzchen, es sollte sich jedoch auch nicht um eine One-Man-Show handeln.


8. UnterschÀtzen Sie niemals die Motivation, die durch Anreize entsteht

Was wĂŒrden Sie bevorzugen? Eine Einladung zu einem Treffen im Sitzungssaal oder eine Einladung, die GetrĂ€nke und Snacks mit einschließt? Oder vielleicht eine Sitzung an einem Ort, außerhalb des BĂŒros? Es scheint kontraintuitiv, aber Dinge, die eine Sitzung unterhaltsamer und angenehmer machen, erhöhen tatsĂ€chlich die Konzentration und steigern die ProduktivitĂ€t.


9. Das richtige Timing

Bei der Wahl einer passenden Zeit fĂŒr die Besprechung, kommt es nicht nur darauf an, dass es keine TerminĂŒberschneidungen gibt. TatsĂ€chlich wurde wissenschaftlich erwiesen, dass die beste Zeit fĂŒr Meetings zwischen 10 und 12 Uhr liegt? Das liegt daran, dass die meisten Menschen zu dieser Zeit noch recht energiegeladen sind und sich gleichzeitig bereits auf den Tag vorbereiten und einleben konnten.


10. PrĂŒfen Sie nochmals

Es ist wichtig, dass Sie, wenn Sie Sitzungen organisieren, den Sitzungsplan und dessen Ergebnisse nochmals ĂŒberprĂŒfen. Wenn etwas nicht funktioniert und die Besprechungen weniger effektiv und produktiv macht, dann Ă€ndern Sie es!

Sind Sie sich noch immer unsicher, ob Sie das Zeug dazu haben, effektive Meetings zu leiten, dann zögern Sie nicht, sich an unsere Consultport-Akademie zu wenden. Hier finden Sie alle möglichen hilfreichen Ressourcen von Branchenexperten.