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Les 10 meilleures hacks pour ne pas perdre le fil de vos réunions

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Date de publication :
juin 27, 2022
Temps de lecture :
5 minutes
consultport-author
Gizela
Gizela a presque 20 ans d'experience dans le domaine du digital et attend impatiemment le jour oĂč elle pourra avoir un clĂŽne, pour enfin finir sa to-do list.

Parfois, le travail semble marquĂ© par une continuitĂ© de rĂ©unions fastidieuses. Qu’elles soient avec des clients ou des collĂšgues. On a mĂȘme parfois l'impression d'avoir des rĂ©unions sur le fait d'avoir des rĂ©unions, et qu’aucun problĂšme n'est rĂ©ellement rĂ©solu. Alors comment faire pour que les rĂ©unions soient efficaces ? Plongeons ensemble dans le top 10 des trucs et astuces Ă©prouvĂ©s du mĂ©tier de consultant pour organiser des rĂ©unions et les animer efficacement .

1. Prévoyez un plan de réunion

Il est important de ne pas se lancer Ă  l’aveugle dans une rĂ©union. Pour vous assurer que tout le monde soit prĂ©parĂ©, ayez un guide clair sur ce que l’on attend de la rĂ©union. Envoyez un ATA (Agenda, Time limits, Action points) avant de rencontrer des clients ou vos collĂšgues. Un ordre du jour est le meilleur moyen d’organiser des rĂ©unions. Cela permet Ă  chacun d’avoir un aperçu clair des sujets qui seront abordĂ©s. Et de savoir qui sera responsable de chacun d’entre eux.

Mettre en place des limites de temps est un autre facteur important. Pour que tout le monde reste concentrĂ© il est crucial d’attribuer un temps dĂ©terminĂ© par sujet. Cela remontera le moral et la productivitĂ© de chacun. DĂ©taillez les rĂ©sultats souhaitĂ©s et les personnes responsables de chaque tĂąche. Personne n’aura donc l’impression que la rĂ©union n’a rien accompli. Avec cette dĂ©marche, tout le monde peut faire le point sur les missions les concernant.

Il est donc impĂ©ratif d’envoyer un ATA mis Ă  jour avec tous les rĂ©sultats de la rĂ©union peu de temps aprĂšs la fin de la rĂ©union.

« Une rĂ©union est un Ă©vĂ©nement au cours duquel les minutes sont comptĂ©es et les heures sont perdues ». — Inconnu

2. Mettez en place des rĂšgles de base

Ces Ă©lĂ©ments peuvent facilement ĂȘtre conservĂ©s dans une rĂ©union ou un ordre du jour. Le but est de prĂ©senter quelques rĂšgles de base pour la prĂ©paration et le dĂ©roulement de la rĂ©union. Ces rĂšgles de base incluent des directives telles que le protocole en cas de retard. Mais aussi d'autres points tels que l’étiquette concernant les tĂ©lĂ©phones portables ou le test de la connectivitĂ© internet avant le dĂ©but de la rĂ©union (s'il s'agit d'une rĂ©union en ligne ). Ces rĂšgles varieront Ă©galement entre une rĂ©union en interne et une rĂ©union avec des clients.


3.Évitez les reproches

Rien n'est moins productif que lorsque les participants se rejĂštent la faute les uns sur les autres. Une rĂ©union productive est marquĂ©e par des discussions constructives et la recherche de solutions. Rejeter la faute sur les autres pour Ă©viter la responsabilitĂ© est peu professionnel. Et en plus, il n’accomplira absolument rien.

4. N’ayez pas peur de partager les dĂ©fis

Les rĂ©unions (surtout celles avec la haute direction) peuvent souvent se transformer en une sorte de parade d’ego. Cela ne profite Ă  personne, et surtout pas Ă  vous en tant que consultant chargĂ© d’apporter des amĂ©liorations aux processus et aux performances de l’entreprise. Il faut mettre l’accent sur la façon dont le partage des challenges peut ĂȘtre bĂ©nĂ©fique dans une salle remplie de professionnels expĂ©rimentĂ©s et hautement qualifiĂ©s, qui seront sĂ»rement en mesure de trouver une solution collaborative.

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5. Soyez sélectif

Il est aussi indispensable d'ĂȘtre extrĂȘmement sĂ©lectif quant aux personnes que vous invitez Ă  une rĂ©union. Hormis le fait que la plupart des employĂ©s se sentent dĂ©jĂ  Ă©puisĂ©s Ă  la seule pensĂ©e de toutes les rĂ©unions auxquelles ils doivent assister au quotidien, votre temps en tant que consultant est Ă©galement prĂ©cieux et limitĂ©. Si une rĂ©union dure X minutes et que toutes les personnes concernĂ©es doivent y participer, il est pratiquement impossible d’accorder Ă  chacun des 30 participants par exemple le temps et l’attention nĂ©cessaires. Vous devez savoir exactement de qui vous avez besoin Ă  la rĂ©union et POURQUOI. Si vous ne pouvez pas vraiment rĂ©pondre Ă  la question du pourquoi, n’hĂ©sitez pas Ă  les retirer de la liste de rĂ©union.


6. Décidez de qui prend les décisions

Un autre aspect qui peut interfĂ©rer avec un plan de rĂ©union est lorsqu’il n’y a pas de frontiĂšres claires entre les opinions et les dĂ©cisions. Bien que les apports de toute l’équipe soient apprĂ©ciĂ©s et considĂ©rĂ©s, il ne peut finalement y avoir qu’un seul capitaine Ă  la barre de la rĂ©union, autrement tout risque de s’effondrer. Personne n’a le temps de dĂ©battre sans fin de l’opportunitĂ© de faire ou non quelque chose. Chacun dispose d’un temps suffisant pour faire valoir ses arguments, puis le « capitaine » dĂ©signĂ© doit se charger de prendre la dĂ©cision finale.


7. Une rĂ©union n’est pas un monologue

TrĂšs peu de gens peuvent rester alertes et engagĂ©s en Ă©coutant quelqu’un parler d’un sujet qui ne les intĂ©resse plus aprĂšs les 30 premiĂšres minutes. C’est pourquoi le plan de la rĂ©union doit ĂȘtre Ă©tabli de maniĂšre Ă  ce qu’un certain nombre de personnes apportent des contributions et que la discussion soit encouragĂ©e le cas Ă©chĂ©ant.


8. Ne sous-estimez jamais la motivation qui découle des incitations

Qu’est-ce que vous prĂ©fĂ©rez ? Une invitation Ă  une rĂ©union, ou une invitation Ă  une rĂ©union avec boissons et collations ? Peut-ĂȘtre une rĂ©union en dehors du bureau ? Cela peut sembler contre-intuitif, mais les choses qui rendent une rĂ©union plus amusante et agrĂ©able augmentent en fait la concentration et stimulent la productivitĂ©.


9. Ayez le bon timing

Le choix de l'heure d'une rĂ©union ne se limite pas Ă  s'assurer qu'il n'y a pas de conflit d'horaire. Saviez-vous qu’il a Ă©tĂ© prouvĂ© scientifiquement que le meilleur moment pour programmer des rĂ©unions se situe entre 10 h et 12 h ? En effet, la plupart des personnes sont encore assez Ă©nergiques Ă  cette heure de la matinĂ©e et ont normalement eu le temps de se prĂ©parer pour la journĂ©e.


10. Évaluation

Il est important de revoir et d’évaluer vos rĂ©unions, votre plan de rĂ©union et leurs rĂ©sultats. Si quelque chose ne fonctionne pas et rend les rĂ©unions moins efficaces et productives, changez-le !

Si vous n’ĂȘtes pas encore tout Ă  fait sĂ»r de savoir si vous avez ce qu’il faut pour prendre en charge une rĂ©union et faire en sorte qu’elle soit productive, ou si vous avez d’autres prĂ©occupations en matiĂšre de conseil, n’hĂ©sitez pas Ă  vous rendre sur Consultport Academy, oĂč vous pourrez trouver toutes sortes de ressources utiles dĂ©veloppĂ©es par des experts de l’industrie.