KPI’s, auf die Sie als Projektmanagement-Berater achten sollten
"It's all about the money..." So heißt es zumindest in einem bekannten Lied. In der Welt der Projektmanagement-Berater jedoch dreht sich alles um Metriken. Ohne die richtigen Kennzahlen lässt sich Ihr Erfolg nicht wirklich messen. Es gibt eine Reihe von KPI’s (Key Performance Indicators), die für das Projektmanagement (wahrscheinlich mehr als den meisten bewusst ist) relevant sind. Im Wesentlichen können all diese KPI’s in 4 Kategorien unterteilt werden:
- Budget
- Effektivität
- Zeitplan
- Qualität
Um die Erfolge Ihres Projekts im Auge behalten zu können, im Folgenden einige Beispiele der wichtigsten Projektmanagement-KPI’s:
Abweichungen vom Haushaltsplan
Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich das Budget im Laufe eines Projekts ändert, es ist jedoch wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wie oft das Budget geändert werden musste und weshalb. Hierfür sollten Sie zunächst alle Grundkosten zusammen mit den zu erwarteten Werten erfassen.
Aufreihung der Einzelposten
Dies hilft, einen detaillierten Überblick über das Projektbudget zu behalten und erleichtert den Projektmanagern, die einzelnen Ausgaben zu verstehen.
Berechnen Sie den Planwert
Der Planwert ist im Wesentlichen die noch ausstehende Gesamtsumme, bei Betrachtung noch ausstehender Aufgaben. Dieser Planwert hilft Ihnen dabei, das Budget genauer anzupassen und das Projekt effektiver abzuschließen.
Berechnung der Zeit für die Budgeterstellung
Ein gutes Budget für das Geschäft/Unternehmen zu erstellen, benötigt Zeit. Es ist wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass dieser Zyklus die gesamte Zeitspanne von der Konzeption und Recherche bis zur endgültigen Vereinbarung umfasst.
Behalten Sie den Kosten-Leistungs-Index im Auge
Hier wird das Budget mit den tatsächlich ausgegebenen Beträgen verglichen. Dies bezieht sich natürlich sowohl auf einzelne Aufgaben und Ausgaben, als auch auf das Gesamtbudget des Projekts und dient der Messung der Kosteneffizienz.
Verfolgen Sie die Meilensteine des Projekts
Ein weiteres wichtiges Beispiel für Projektmanagement-KPI’s, das Projektmanagement-Berater im Auge behalten sollten, ist die Anzahl der Projektmeilensteine, welche gemäß der erwarteten und geplanten Fristen erfolgreich abgeschlossen wurden.
Die erforderlichen Grundlagen erstellen
Bei einigen Projekten kann es erforderlich sein, Teammitglieder weiterzubilden, beispielsweise in Form von Kursen oder Schulungen. Das Projekt könnte außerdem zusätzliche Recherche erfordern.
Behalten Sie den Überblick über die geleisteten Stunden
Dies wird auch als abrechenbare Auslastung bezeichnet und ist einer der wichtigsten KPI’s für das Projektmanagement. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass Sie konsequent berechnen müssen, welcher Prozentsatz der dem Projekt zugewiesenen Gesamtstunden am Ende abrechenbare Stunden sind.
Behalten Sie den Überblick über Änderungen
Unabhängig davon, ob es sich um ein Unternehmen handelt, das eine Dienstleistung anbietet oder ein Produkt verkauft, es wird immer Anträge auf Ergänzungen und Änderungen geben. Sie müssen verfolgen, wie viele dieser Änderungen während eines Projekts beantragt werden. Dies könnte nicht nur auf interne Kommunikations- oder Kompetenzprobleme, sondern auch auf eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs, durch bestimmte Kunden, hinweisen. Die schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist einer der Hauptgründe dafür, dass Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen werden und dem Unternehmen aufgrund von nicht abrechenbaren Stunden Geld entgeht.
Bestimmen Sie die Durchlaufzeit
Sie sollten die Zeit berechnen, die für die Erledigung einzelner Aufgaben, im Rahmen des Projekts, aufgewendet wurde.
Berechnen Sie den Zeitaufwand
Hierbei handelt es sich um die kumulierte Zeit, die Teammitglieder und Projektleiter für das Projekt aufgewendet haben. Hierfür wird die Zeit benötigt, die jeder Einzelne für das Projekt gearbeitet hat.
Umrechnung der aufgewendeten Zeit in Arbeitstage
Die meisten tun sich schwer damit, eine bestimmte Anzahl von Stunden zu greifen. Entweder hat man das Gefühl, die Zahl sei viel zu wenig oder es klingt nach so viel, dass gar nicht begriffen wird, was die Zahl eigentlich bedeutet. Menschen werden eher verstehen, was es bedeutet, durch einen unnötigen Fehler eine ganze Arbeitswoche verloren zu haben, als mit der Angabe von 40 Stunden.
Berechnen Sie die Ressourcenkapazitäten
Dies ist ein weiteres Beispiel für Projektmanagement-KPI’s, welche für jedes Projekt und jeden Projektmanagement-Berater absolut entscheidend sind. Obwohl es sich kompliziert anhört, ist die Formel einfach. Ressourcenkapazität = Anzahl der Personen, die an dem Projekt arbeiten x % der Zeit, die laut ihren Zeitplänen für die Arbeit an dem Projekt zur Verfügung steht.
Berechnen Sie den On-Time Prozentsatz
Sie sollten alle Aufgaben verfolgen, welche innerhalb der vorgegebenen Zeit erfolgreich abgeschlossen wurden und den Gesamtprozentsatz der pünktlichen Fertigstellung des Projekts berechnen.
Behalten Sie den Überblick über Zeitplanänderungen
Bei jedem Projekt ist ein gewisses Maß an Zeitplananpassungen zu erwarten. Irgendwann jedoch können zu viele Änderungen oder ständige Änderungen der Projektstruktur dem Erfolg des Projekts im Wege stehen.
Qualität KPI’s
Kundenzufriedenheit messen
Unabhängig davon, ob es sich um ein Produkt oder eine Dienstleistung handelt, müssen Sie bewerten, wie zufrieden Ihre Kunden sind. Dies lässt sich anhand von Kundenaussagen und der Treue von wiederkehrenden Kunden messen. Die meisten Projektmanagement-Berater nutzen frühere Kundenerfahrungen, sowie Umfragen, um ein klares Bild der Kundenzufriedenheit zu erhalten.
Notieren Sie sich alle Fehler
Hierbei wird die Anzahl der Fälle betrachtet, bei denen Teammitglieder in Bezug auf ein bestimmtes Projekt etwas neu machen oder überarbeiten mussten. Geht es um KPI’s für das Projektmanagement, ist dies eine wichtige Kennzahl, die beachtet werden sollte, da sie einen großen Einfluss auf das Budget haben kann.
Es gibt unzählige KPI’s, die zur Messung von Projekten und dem Erfolg eines Projektmanagement-Beraters verwendet werden können. Wir haben lediglich einige der wichtigsten Projektmanagement-KPI’s als Beispiele herausgestellt. Um umfassendere KPI’s für das Projektmanagement zu erhalten, sollten Sie sich eines der Bücher von Harold Kerzner, Ph.D., wie Project Management 2.0: Leveraging Tools, Distributed Collaboration, and Metrics oder Project Management Metrics, KPI’s, and Dashboards: A Guide to Measuring and Monitoring Project Performance ansehen. Alternativ können Sie sich auch hier über unsere neuesten Kurse informieren.
