Comment entretenir votre relation client à distrance?

Une gestion efficace du travail à distance nécessite une communication efficace. Lorsque tous les employés travaillent dans le même bureau, les communications sont assez simples. Cependant, les stratégies de communication des équipes à distance doivent être bien planifiées au préalable. Tout d’abord, vous devez trouver les meilleurs outils adaptés à la situation de votre entreprise. Par exemple, si les briefings quotidiens sont courts et simples, une messagerie instantanée comme Slack devrait convenir. En revanche, si vous vous retrouvez constamment en train de taper d’énormes paragraphes sur de telles applis, alors vous devez utiliser un outil de vidéoconférence.

L’étape suivante consiste à créer des directives de communication pour l’équipe à distance. Il peut s’agir des éléments suivants :

• Les jours et les heures auxquels les membres de l’équipe sont censés envoyer et/ou répondre aux emails, par exemple, du lundi au vendredi entre 9 h et 17 h.
• Un nombre fixe d’heures pendant lesquelles il est obligatoire pour les travailleurs à distance d’être en ligne.
• Des personnes de contact et des canaux de communication désignés pour différents problèmes, par exemple, envoyer un message Slack à Jane en cas de retard de livraison.

Planifier à l’avance les stratégies de communication rend possible une gestion efficace du travail à distance. À défaut, le chaos, la confusion et une surcharge d’informations peuvent survenir.

Le leadership est également un aspect très important de la gestion efficace du travail à distance. Et le leadership nécessite de l’empathie. Si vous gérez une équipe à distance, vous devez également voir les choses du point de vue de vos travailleurs à distance. Si vous avez l’impression que l’un des membres de votre équipe à distance a du mal à accomplir une tâche, vous avez peut-être raison. Le problème, c’est que lorsqu’un membre de l’équipe n’est pas assis à côté de vous dans un bureau, vous ne pouvez pas voir ses expressions faciales. Vous ne pouvez donc pas savoir quand il est confiant et quand il est confus ou frustré. C’est pourquoi il est préférable de vérifier avec eux s’ils ont tout ce dont ils ont besoin pour accomplir leur tâche.

N’oubliez pas que vous ne faites pas que gérer une équipe à distance. Vous la dirigez également. Parfois, toute cette agitation peut faire oublier aux meilleurs managers l’importance du leadership. Le simple fait de savoir utiliser un logiciel de gestion de projet pour répartir et gérer les tâches ne constitue pas un leadership. Il faut aussi faire preuve d’empathie et être capable de comprendre les choses du point de vue de vos collègues.

Que feriez-vous si c’était l’anniversaire de votre collègue en interne et qu’il était assis à côté de vous au bureau ? Il y aurait sûrement quelque chose : un gâteau, des bières, des cadeaux, ou juste un gros câlin. Les événements de ce type apportent une grande positivité sur le lieu de travail et sont excellents pour remonter le moral du personnel. Être pris en charge et apprécié est l’un des meilleurs sentiments qu’un être humain puisse éprouver. Cependant, lorsque les gens travaillent à distance, ils n’ont guère le temps de bavarder ou de faire des activités qui ne sont pas liées au travail. Et ces choses sont comme des vitamines : vous n’en avez besoin qu’en petites quantités, mais elles sont essentielles pour votre santé.

C’est pourquoi vous devez avoir des petites conversations dans le cadre de la stratégie de communication de votre équipe en télétravail. Non seulement cela approfondit le rapport que vous avez avec votre équipe, mais cela humanise également la conversation. Ainsi, au lieu de taper « Bonjour, je viens d’upload les fichiers » dans un email, vous pouvez le changer en : « Bonjour, j’espère que vous profitez du temps ensoleillé aujourd’hui. Je viens tout juste d’upload les fichiers. »

Évidemment, il ne faut pas aller trop loin et maintenir une frontière professionnelle. Mais en même temps, il ne faut jamais oublier l’aspect humain du travail à distance.

Conclusion

La technologie nous a permis de mieux communiquer à distance, ce qui a rendu le télétravail beaucoup plus facile qu’auparavant. Cependant, les entreprises doivent créer des directives de communication pour s’assurer que les gens collaborent efficacement. Il faut également faire confiance à son équipe pour travailler sans supervision et éviter le micromanagement. La conversation est également importante dans la gestion des équipes à distance, tout comme l’empathie et le leadership. N’oubliez jamais que vous travaillez avec des humains, après tout, et que même s’ils ne sont pas assis à côté de vous, ils peuvent avoir les mêmes défis que vos collègues en interne.