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5 Wege, wie k√ľnstliche Intelligenz das Projektmanagement Ihres Unternehmens optimieren kann

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Veröffentlicht am:
Oktober 26, 2021
Lesezeit:
7 minutes
consultport-author
Lynn
Lynns umfangreiche Erfahrung als Unternehmensberaterin ermöglicht ihr vielfältige Perspektiven auf die Geschäftswelt. Ihre Rolle als Mutter, Ehefrau und Großmutter vertiefen ihre Einsichten weiter.

K√ľnstliche Intelligenz im Projektmanagement und ihr Potenzial, Projektmanagementaufgaben zu √ľbernehmen, wird immer h√§ufiger diskutiert.

Es steht au√üer Frage, dass Technologie hilfreich ist, sobald Projekte komplexer werden, die Globalisierung voranschreitet, Unternehmen ihre Systeme digitalisieren, Teams √ľber geografische Grenzen hinaus zusammenarbeiten. Ist KI jedoch auch in der Lage, die Rolle des Projektmanagers zu √ľbernehmen?

Die Macht der Technologie ist f√ľr Projektmanager nicht neu. Projektmanagement-Tools, welche im Laufe der Jahre als revolution√§r eingef√ľhrt wurden, werden heute als allt√§glich betrachtet.

  • 1920: Gantt-Diagramme f√ľr die Terminplanung
  • 1957: Critical Path Methode (CPM) zur Prognose der Projektdauer, durch Analyse der Abfolge von Ereignissen mit der geringsten Flexibilit√§t
  • 1958: Program Evaluation Review Technique (PERT) ‚Äď Analyse der, f√ľr die Durchf√ľhrung von Aufgaben ben√∂tigten, Zeit
  • 1962: Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) ‚Äď Baumdiagramm der zu erbringenden Leistungen und Aufgaben zur Durchf√ľhrung von Projekten

Projektmanager und Projektmanagement-Berater wenden diese Techniken immer noch an, obwohl sie im Laufe der Zeit automatisiert wurden.

Diese Automatisierung jedoch erfordert immer noch ein gewisses Ma√ü an menschlicher Beteiligung. K√ľnstliche Intelligenz geht noch einen Schritt weiter, sie kommt ganz ohne jegliche menschliche Hilfe aus.

Was ist k√ľnstliche Intelligenz? (KI)

IBM beschreibt KI folgenderma√üen: ‚ÄěK√ľnstliche Intelligenz nutzt Computer und Maschinen, um die Probleml√∂sungs- und Entscheidungsf√§higkeiten des menschlichen Verstands zu imitieren.‚ÄĚ

Das Ziel ist es, Technologien einzusetzen, welche die Welt effizienter und effektiver machen und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

KI-Systeme umfassen:

  • Robotergest√ľtzte Prozessautomatisierung (RPA)
  • Machine Learning
  • Deep Learning
  • Nat√ľrliche Sprachverarbeitung
  • Digitale Assistenten und
  • Computer Vision

Die Anwendung dieser Technologien wird zu einer st√§rker automatisierten, integrierten und vorausschauenderen Umgebung f√ľr das Projektmanagement f√ľhren.

Der Vorteil von KI liegt in ihrer F√§higkeit, riesige Datenmengen zu verarbeiten ‚Äď darunter Tausende von Projektdatens√§tzen -, Zusammenh√§nge zwischen ihnen zu erkennen, Schlussfolgerungen zu ziehen und Vorschl√§ge zu machen.

Phasen der KI-Implementierung

Die robotergest√ľtzte Prozessautomatisierung, repr√§sentiert durch Bots, ist die erste Phase der KI. Bots sind Software-Anwendungen, welche automatisierte, sich wiederholende, vordefinierte Aufgaben erledigen.

Die zweite Phase besteht aus Chatbots oder digitalen Assistenten. Sie nutzen die Verarbeitung nat√ľrlicher Sprache, um Online-Chat-Gespr√§che √ľber Text oder Text-zu-Sprache zu f√ľhren und ersetzen den direkten Kontakt mit einem Menschen.

Mithilfe des Machine Learning passen sich die Bots an Vorgaben an, welche sie durch ihre Umgebung erhalten und ergreifen Maßnahmen, um ihre Ziele bestmöglich zu erreichen. Dies ist Teil der dritten Phase.

Die vierte Phase, das autonome Projektmanagement, ist eine Möglichkeit, welche jedoch wahrscheinlich noch Jahre entfernt ist.

‚ÄěK√ľnstliche Intelligenz nutzt Computer und Maschinen, um die Probleml√∂sungs- und Entscheidungsf√§higkeiten des menschlichen Verstands zu imitieren.‚ÄĚ (IBM)
Rollen im Projektmanagement

Das PMBOK (Project Management Body of Knowledge) wurde erstmals 1987 veröffentlicht, die 7. Version erschien 2021.

Es werden die zehn Teilbereiche des Projektmanagements (PM) und die Lebenszyklusphasen eines Projekts genannt.

Teilbereiche und Projektlebenszyklus

Die meisten Teilbereiche sind relativ aufgabenorientiert und administrativ:

  1. Integration
  2. Stakeholder
  3. Umfang
  4. Ressourcen
  5. Zeit
  6. Kosten
  7. Qualität
  8. Risiko
  9. Procurement
  10. Kommunikation

Diese sind in den f√ľnf Phasen des Lebenszyklus eines Projekts integriert:

  1. Einleitung
  2. Planung
  3. Umsetzung
  4. Monitoring und Kontrolle
  5. Abschluss

Viele dieser Elemente k√∂nnen und werden von der KI √ľbernommen werden.

Die Aufgaben des Projektmanagements gehen jedoch √ľber das rein Transaktionale hinaus.

Die menschliche Seite des Projektmanagements

PMBOK beschreibt einen Projektmanager als ‚Äědie Person, die mit der Leitung des Teams beauftragt ist, das f√ľr die Erreichung der Projektziele verantwortlich ist". Dies impliziert verschiedene Rollen und das, was PWC als die ‚Äěmenschlichen F√§higkeiten" im Zusammenhang mit PM beschreibt:

  • F√ľhrungskompetenz
  • Management von Menschen und Stakeholdern (einschlie√ülich Konfliktl√∂sung)
  • Kommunikation (verbal & nonverbal)
  • Storytelling
  • Empathie
  • Verhandlungsgeschick
  • Emotionale Intelligenz

Es ist unwahrscheinlich, dass diese menschlichen F√§higkeiten, zumindest kurzfristig, von der Automatisierung und KI √ľbernommen werden.

Wie kann KI im Projektmanagement eingesetzt werden?

Die Verwendung von KI im Projektmanagement kann zum Beispiel aus dem Einsatz eines KI-basierten Assistenten oder Bot bestehen, welcher verwendet wird, um Projekte zu unterst√ľtzen oder zu optimieren.

Zu den wichtigsten Anwendungsbereichen gehören vor allem Folgende:

Erhöhte Effizienz

Bots eignen sich am besten f√ľr die Erledigung sich wiederholender, zeitaufw√§ndiger und oft langweiliger Verwaltungsaufgaben. Dazu geh√∂ren Dateneingabe und -Verwaltung, Projektzeitpl√§ne, Ressourcenzuweisung, Rechnungsstellung, Projektdokumentation, Arbeitsabl√§ufe und Qualit√§tskontrollen.

Chatbots k√∂nnen die Zeit minimieren, welche ben√∂tigt wird, um Projektteammitglieder per Telefon, E-Mail oder pers√∂nlich zu kontaktieren, den Projektstatus zu √ľberpr√ľfen, Meetings anzusetzen oder Aufgaben neu zuzuweisen. Sie k√∂nnen Teammitglieder kontaktieren, sie an Aufgaben erinnern und um Informationen zum Projektfortschritt bitten.

Laut einer Studie von Cognilytica verbringen Projektmanager bis zu 54 % ihrer Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben geringen Werts. Durch den Einsatz eines KI-Assistenten hat der Manager mehr Zeit f√ľr wertsch√∂pfende, strategische Aktivit√§ten und Teamf√ľhrung. Dieselbe Studie ergab, dass 86¬†% der Projektmanager KI-Technologien begr√ľ√üen und dass die Leistung derjenigen, die KI einsetzen, um 20¬†% gesteigert werden konnte.

Auch die Zahl menschlicher Fehler geht somit deutlich zur√ľck, sodass erhebliche Kosteneinsparungen m√∂glich sind.

Analytik

Computer k√∂nnen komplexe Projektdaten besser verarbeiten als Menschen. Sie erkennen Trends und Muster schneller und nehmen Signale auf, die von Menschen m√∂glicherweise √ľbersehen werden.

Manager können nur auf der Grundlage, der ihnen vorliegenden Informationen handeln. Selbst die Verzögerung kleiner Aufgaben kann den Projektfortschritt beeinträchtigen.

Genaue Informationen in Echtzeit zeigen Probleme auf, warnen fr√ľhzeitig vor Engp√§ssen oder vor Fristen, die nicht eingehalten werden, sodass Manager diese vermeiden k√∂nnen, bevor sie entstehen.

Entscheidungsfindung

Das Ziel von Managern heutzutage besteht daraus, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. KI erleichtert dies.

Ein Beispiel sind automatische Freigabesysteme. KI kann auf Grundlage von KPIs, ein Verst√§ndnis f√ľr Projektleistung, Zeitpl√§ne und Ressourcen entwickeln. Sie kann eine Empfehlung abgeben, wer am besten in der Lage ist, die Leitung einer Aufgabe zu √ľbernehmen, welche dann vom Projektleiter nur noch genehmigt werden muss.

Schätzungen der, zur Erledigung von Aufgaben benötigten Zeit, sind nun kein Rätsel mehr. Wert- oder Risikoanalysen sind schneller und genauer denn je.

Planung und Prognosen

Analysen geben Projektmanagern Sicherheit bei der Planung und Prognose von Projekten.

Computer verarbeiten enorme Datenmengen und analysieren sie anhand mehrerer Kriterien und Variablen. Zu diesen Variablen geh√∂ren u.¬†a. die, am Projekt arbeitenden Personen, ihre bisherige Leistung, die Geschwindigkeit, mit der sie Aufgaben erledigen, die Verkn√ľpfungen in der Lieferkette, sowie weitere Informationen zu √§hnlichen Projekten und Managern.

KI-Tools sagen dann Abgabetermine voraus und bewerten die Zuverlässigkeit der Prognose. Manager können ihre Pläne ändern, ihre Ressourcen anpassen, sich mit Problemen befassen und möglicherweise Tausende von Euro an Projekt-Überschreitungen, Vertragsstrafen und unzufriedenen Kunden sparen.

Hier ein weiteres Beispiel: KI könnte einen Trend erkennen, laut dem die Bearbeitung von Bestellungen, bei einem bestimmten Lieferanten, in der zweiten Hälfte des Monats länger dauert. Manager können daraufhin ihre Bestell-Pläne anpassen und mögliche Engpässe in der Lieferkette vermeiden.

Agilität und Flexibilität

KI liefert neue Erkenntnisse und Einsichten, welche es Projektmanagern ermöglicht, schneller und sicherer reagieren zu können.

Top-Projektmanager und Managementberater werden KI in PMO, agiles Projektmanagement, Scrum Mastery und andere Ansätze, zur Optimierung der Projektergebnisse, integrieren.

Die Zukunft der KI f√ľr Projektmanager

Derzeit √ľbernimmt die KI einige Aufgaben des Projektmanagements durch:

  • Datenintegration und
  • Prozessautomatisierung

Dies zeigt sich an der Zahl der KI-gesteuerten Projektmanagement- Tools und -Plattformen auf dem Markt. Beispiele sind Click-up, Trello, Basecamp, Asana, Wrike, Slack und Project Insight.

KI-Chatbots oder Projektassistenten werden zu einem Bestandteil dieser Systeme und sind oft miteinander verbunden.

Einer meiner Kunden setzt beispielsweise Berater und Freelancer aus mehreren Ländern und verschiedenen Zeitzonen ein. Sie kombinieren Slack und Click-up:

  • Fireflies.ai verarbeitet Unterhaltungen in Slack und erkennt daraus Aufgaben und Zuweisungen.
  • Diese Informationen sind in die Projektplanung und das Workflow-Management in Click-Up integriert.
  • Und all das wiederum ist mit E-Mails und Kalendern verkn√ľpft.

Dadurch haben Teammitglieder die Freiheit, ihre Aufgaben durch nur minimale Check-ins voranzutreiben. Der Projektmanager kann mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, befindet sich immer auf dem neusten Informationsstand, mit Follow-ups nur um Fragen zu beantworten oder aufkommende Probleme zu lösen.

Die Integration von Machine Learning in das Projektmanagement befindet sich noch in einem fr√ľhen Stadium. Sobald es sich weiterentwickelt, wird es in der Lage sein, z.¬†B. Mindmaps von Fachleuten in Aufgaben und Beziehungen umzuwandeln oder mehrere Zeitpl√§ne auf der Grundlage von Kontext und Abh√§ngigkeiten vorzuschlagen.

Der letzte Schritt besteht aus der autonomen Projektverwaltung.

Die ersten drei Phasen konzentrieren sich auf die technischen Projektmanagementprozesse. In der vierten Phase geht es darum, das Projektumfeld und die Beteiligten zu verstehen und zu beherrschen. Experten glauben, dass dies in absehbarer Zeit nicht der Fall sein wird, sei es nur, weil das Management die Macht behalten will, wichtige finanzielle Entscheidungen zu treffen.



Zusammenfassung

F√ľr KI im Projektmanagement wurden vier m√∂gliche Phasen identifiziert, wobei wir uns derzeit in Phase zwei befinden.

KI ersetzt nicht Projektmanager, sondern macht sie bewusster, flexibler und produktiver. Die Rolle des Projektmanagers kann strategischer werden und sich auf Prognosen, Risikominderung und Stakeholder-Management konzentrieren. Bots und Chatbots √ľbernehmen das Aufgabenmanagement f√ľr Routineaufgaben.

Die Hauptvorteile sind eine höhere Effizienz, verbesserte Analysen, eine bessere Entscheidungsfindung, mehr Sicherheit bei der Planung und Prognose, sowie eine größere Leistungsagilität und -Flexibilität.

Wir befinden uns in einem fr√ľhen Stadium der Integration von Machine Learning in das Feld des Projektmanagements. Ein v√∂llig autonomes Projektmanagement liegt noch in ferner Zukunft.

In der Zwischenzeit benötigen wir noch immer menschliche Fähigkeiten, welche Projektmanager und Projektmanagementberater mitbringen.