Abonnez-vous Ă  notre Blog

Le guide de la communication virtuelle pour le consultant indépendant

Catégorie :
Date de publication :
août 23, 2021
Temps de lecture :
9 minutes
consultport-author
Lynn
Lynn tire ses opinions et ses connaissances du monde des affaires de sa longue expérience de consultante en management ainsi que des ses rÎles d'épouse, de mÚre et de grand-mÚre.

L'apparition de la communication virtuelle et la disparition des frontiĂšres

Les changements dans la façon dont nous communiquons avec les clients ont Ă©tĂ© extraordinaires au cours de l’annĂ©e Ă©coulĂ©e. Ils ont pu nous ĂȘtre imposĂ©s par des conditions de confinement, mais pour le mieux pour certains d’entre eux, et ils sont susceptibles de se poursuivre mĂȘme lorsque le monde s’ouvrira Ă  nouveau.

Quels que soient les changements, avoir de bonnes relations restent le socle de la réussite du conseil aux entreprises. Et la communication est centrale dans les relations.

La technologie est devenue à la fois une aubaine et un fléau pour communiquer avec les clients. Parlons des réunions en ligne via Skype, Zoom, Discord, Teams, ou tout autre outil que vous et vos clients utilisez.

D’une part, ils donnent accĂšs Ă  des personnes que vous auriez peut-ĂȘtre eu du mal Ă  rencontrer autrement. La gĂ©ographie n’a plus d’importance. Il est intĂ©ressant de noter qu’il semble Ă©galement y avoir eu une certaine rupture des structures hiĂ©rarchiques. Un groupe plus large de personnes peut dĂ©sormais ĂȘtre invitĂ© Ă  participer Ă  des rĂ©unions virtuelles Ă  un coĂ»t pratiquement nul ! Le gain de temps est considĂ©rable. Finis les dĂ©placements et les embouteillages pour se rendre Ă  un rendez-vous. Les documents et les prĂ©sentations peuvent ĂȘtre partagĂ©s et sauvegardĂ©s par tout le monde ; plus personne n’est assis au fond de la salle Ă  s’efforcer de voir les trop petites polices de caractĂšres que vous utilisez. Des rĂ©unions entiĂšres peuvent ĂȘtre enregistrĂ©es pour ĂȘtre partagĂ©es ou transcrites ultĂ©rieurement.

Comment remédier aux inconvéniants de la communication virtuelle?

Pour l’instant, tout va bien. Mais il y a tout de mĂȘme des inconvĂ©nients. Heureusement, il est possible de remĂ©dier Ă  bon nombre d’entre eux en maĂźtrisant certaines techniques de communication propres aux rĂ©unions virtuelles.

Regardons quatre conseils typiques et propres aux compĂ©tences de communication en matiĂšre de conseil pour voir s’ils rĂ©sistent Ă  la nouvelle rĂ©alitĂ© du conseil virtuel en entreprise :

  • Communiquez et agissez avec empathie
  • RĂ©flĂ©chissez Ă  la maniĂšre de vous prĂ©senter
  • Soyez digitalement compĂ©tent
  • Utilisez le principe de la pyramide de Minto

1. Communiquez et agissez avec empathie

Avoir de l’empathie peut se rĂ©vĂ©ler difficile lorsqu’il n’y a pas de vĂ©ritable contact en face Ă  face, ce qui supprime les indices des expressions faciales et du langage corporel. Les vidĂ©os et les micros sont souvent Ă©teints ou coupĂ©s, et il est difficile de « lire » le public. L’incomprĂ©hension et la mauvaise communication sont vite arrivĂ©es.

Comprendre la charge cognitive imposée à tous

La nouvelle façon la plus cruciale de faire preuve d’empathie consiste probablement Ă  reconnaĂźtre la charge cognitive globale imposĂ©e aux gens par de multiples vidĂ©oconfĂ©rences. De nombreuses personnes sont distraites par le fait de voir de si prĂšs les visages et les arriĂšre-plans de chacun. Couper les vidĂ©os pour tout le monde sauf pour l’orateur peut aider.

Etre clair et concis

La durĂ©e d’attention est rĂ©duite dans ces rĂ©unions. Les recherches montrent qu’un public commence Ă  se dĂ©concentrer au bout de dix minutes. Les gens ont des difficultĂ©s Ă  se souvenir de ce qui s’est passĂ© pendant la rĂ©union parce qu’ils n’ont pas les repĂšres physiques qui aident habituellement Ă  la mĂ©moire. Cela est particuliĂšrement vrai lorsqu’ils passent rapidement d’une session Ă  l’autre. Et la crĂ©ativitĂ© souffre lorsqu’ils restent assis trop longtemps au mĂȘme endroit.

Structurer la réunion en sous-parties

Si vous dirigez la discussion, une grande partie dĂ©pendra de votre capacitĂ© Ă  contrĂŽler l’attention, Ă  diviser la rĂ©union en diffĂ©rentes activitĂ©s et Ă  faire bouger les gens. Une technique utile que vous pouvez utiliser pour faire des pauses rapides dans une rĂ©union est la rĂšgle Anshel 20-20-20. Cette rĂšgle a Ă©tĂ© utilisĂ©e dans le passĂ© pour soulager le stress liĂ© Ă  l’utilisation d’un ordinateur. Demandez Ă  chacun de regarder quelque chose Ă  20 pieds de distance (6 mĂštres), pendant 20 secondes, toutes les 20 minutes. Lorsqu’ils regarderont Ă  nouveau leur Ă©cran, leur concentration sera meilleure.

Organiser des sessions en plus petits groupes

La technologie peut Ă©galement vous aider. Vous pouvez encourager les gens Ă  participer en utilisant des salles de rĂ©union virtuelles pour des discussions en petits groupes, en utilisant des sondages pour recueillir des opinions et en encourageant l’utilisation de la fonction de chat. Vous pouvez Ă©galement demander aux gens de collaborer par le biais d’un document partagĂ©.

Réduire le nombre de réunions quotidiennes

Envisagez des moyens de rĂ©duire le nombre et la durĂ©e des rĂ©unions. Peut-ĂȘtre pouvez-vous mettre en place une page wiki pour organiser des sessions asynchrones : vous ajoutez vos conclusions, vos idĂ©es, vos recommandations ou tout ce que vous voulez communiquer au client et vous permettez aux gens de rĂ©pondre Ă  leur rythme. Lorsque vous avez une rĂ©union synchrone avec toutes les personnes prĂ©sentes, vous pouvez lancer une discussion plutĂŽt que de prĂ©senter vos idĂ©es ou vos constatations.

2. Réfléchissez à la maniÚre de vous présenter

La sagesse conventionnelle consistant Ă  se prĂ©senter aussi bien que possible lors de toute interaction avec un client prend un sens diffĂ©rent lorsque vous ĂȘtes par Ă©crans interposĂ©s.

L'importance de bien présenter

PlutĂŽt que de regarder la rĂ©action du client, vous vous regardez souvent vous-mĂȘme. Vous souvenez-vous de ces sĂ©ances affreuses lorsque vous appreniez Ă  faire des prĂ©sentations et que quelqu’un filmait vos maniĂšres ? Beaucoup d’entre nous Ă©prouvent aujourd’hui le mĂȘme sentiment d’inconfort. Et l’arriĂšre-plan que tout le monde voit est souvent votre propre maison, que vous pouvez ou non vouloir partager.

L’une des vidĂ©os les plus drĂŽles que j’ai vues Ă©tait celle d’un professeur amĂ©ricain interviewĂ© en direct par la BBC pour donner son avis sur la politique sud-corĂ©enne. Ses deux jeunes enfants se sont pointĂ©s sans invitation, l’un d’un an dans un trotteur et l’autre de quatre ans courant dans la piĂšce avec un pull jaune vif. La mĂšre s’est glissĂ©e dans la salle pour les faire sortir, puis est revenue Ă  quatre pattes pour fermer la porte. Et la BBC et le professeur ont continué ! C’est ce que le professeur a appelĂ© un « bĂȘtisier familial », et la vidĂ©o est devenue virale.

C’était encore plus drĂŽle de le regarder Ă  nouveau par la suite, ce que presque tout le monde a fait ! On remarquait soudainement comment la piĂšce avait Ă©tĂ© soigneusement mise en scĂšne pour ressembler Ă  un bureau. Le professeur portait un costume et une cravate. Les piles de livres soigneusement empilĂ©es Ă  cĂŽtĂ© de lui Ă©taient en fait posĂ©es sur un lit. Et l’immense carte du monde sur le mur derriĂšre lui recouvrait le dĂ©cor de la chambre.

Assurez votre arriĂšre-plan

Aujourd’hui, nous courons tous le risque que la mĂȘme chose se produise pendant l’une de nos rĂ©unions. Votre maison n’est pas seulement votre lieu de travail mais aussi la salle de rĂ©union. Aussi Ă©trange que cela puisse paraĂźtre d’appeler cela une compĂ©tence de communication de conseil, la façon dont vous mettez en scĂšne votre piĂšce pour vos rĂ©unions en ligne est devenue la nouvelle version de se montrer sous son meilleur jour.

Heureusement, certaines plateformes proposent des solutions, permettant de flouter l’arriùre-plan ou de fournir une toile de fond. Cela vaut la peine de se renseigner sur certaines d’entre elles.

3. Soyez digitalement compétent

Avoir des connaissances techniques est une exigence essentielle pour tout consultant en entreprise. Ma plus grande inquiĂ©tude avant 2020 Ă©tait d’arriver chez un client et de constater que mon ordinateur portable n’était pas compatible avec leur systĂšme de projection de donnĂ©es. Ô combien cela semble trivial avec le recul !

Maintenant, je dois comprendre la plateforme utilisĂ©e pour la rĂ©union, m’y connecter Ă  temps, en espĂ©rant que ma connexion internet reste stable pendant toute la durĂ©e, et savoir comment utiliser ses outils. C’est dĂ©concertant lorsque la rĂ©union doit s’arrĂȘter pour expliquer Ă  quelqu’un comment partager une prĂ©sentation sans montrer Ă  tout le monde tous les fichiers ouverts sur son Ă©cran. Si votre client utilise une plateforme qui ne vous est pas familiĂšre, utilisez la fonction de test avant la rĂ©union pour dĂ©couvrir comment elle fonctionne. N’oubliez pas de garder votre image centrĂ©e pour que le client ne regarde pas votre front ou votre plafond. Et gardez vos enfants et animaux domestiques hors de vue !

Évidemment, ĂȘtre compĂ©tent sur le plan digital ne se limite pas aux rĂ©unions. Aujourd’hui, il existe des logiciels pour tous les aspects du conseil aux entreprises. Qu’il s’agisse de propositions, de gestion de projet et de CRM, ou de facturation. Ils offrent d’importantes possibilitĂ©s de flexibilitĂ© et d’évolutivitĂ© dans votre propre entreprise. Ils ajoutent Ă©galement des rapports en temps rĂ©el, des analyses et une collaboration aux modes de communication avec votre client.

4. Utilisez le principe de la pyramide de Minto

Votre réussite en tant que consultant consiste à résoudre les problÚmes que le client ne peut pas gérer. Que ce soit pour des raisons de temps ou de ressources. Cela signifie collecter et analyser des données et fournir des recommandations objectives aux dirigeants. Il est ensuite question de faire une présentation convaincante. Elle conduira alors votre auditoire à prendre les mesures que vous recommandez.

La plupart d’entre nous communiquons de maniĂšre narrative ou linĂ©aire, en laissant la chute ou la conclusion finale et la recommandation Ă  la fin.

Comment fonctionne la pyramide de Minto ?

Le principe de la pyramide de Minto consiste Ă  organiser votre prĂ©sentation, Ă©crite ou en ligne, comme une pyramide. Vous commencez par votre thĂšse centrale et vos trois principales recommandations. Vous les faites suivre d’un deuxiĂšme niveau, oĂč vous fournissez les raisons et les justificatifs de chaque recommandation. Si nĂ©cessaire, vous pouvez ajouter un troisiĂšme niveau, gĂ©nĂ©ralement avec des donnĂ©es Ă©tayant les raisons donnĂ©es au niveau deux.

Les avantages de cette méthode

Cette mĂ©thode donne le rĂ©sultat au dĂ©but, lorsque l’attention et la concentration des gens sont les plus Ă©levĂ©es, puis la renforce de maniĂšre structurĂ©e.

Cela vous oblige Ă©galement Ă  structurer votre pensĂ©e en vous demandant quelle pensĂ©e primaire ou quelle idĂ©e directrice vous voulez communiquer Ă  votre client et en trouvant les trois raisons les plus critiques pour la soutenir. Vous ĂȘtes obligĂ© d’établir des prioritĂ©s. Vous ne serez pas tentĂ© de montrer Ă  quel point votre analyse de donnĂ©es est maligne ou de divaguer dans des slides Ă  rallonge.

Elle vous permet de maximiser votre temps et votre efficacitĂ©. Vos clients savent ce que vous recommandez et suivent la logique qui s’y rattache. Ils savent oĂč se concentrer et poser des questions. Si votre rĂ©union est Ă©courtĂ©e pour une raison ou une autre, tout le monde aura entendu la partie la plus importante.

Cette méthode comprend des techniques fondamentales, et cela peut valoir le coup de faire des recherches et de les ajouter à votre arsenal de compétences en communication propres au conseil. Le principe de la pyramide de Minto vous permet de vous montrer confiant et décisif et peut révolutionner les résultats de vos réunions en ligne.

La communication virtuelle au service du conseil

Communiquer avec les clients a toujours été une caractéristique essentielle du travail des consultants en entreprise. La version moderne de la communication en ligne et dans les réunions virtuelles a entraßné la nécessité de repenser certaines des façons dont les consultants communiquent et se présentent. La maßtrise de nouvelles compétences améliorera la façon dont vous communiquez avec vos clients, contribuera à établir de bonnes relations et favorisera la réussite dans le domaine du conseil en entreprise.