Maîtriser la communication top-down en conseil en management

La méthode de communication top-down, également connue sous le nom de principe de la pyramide, est un mode de communication dans lequel l’idée principale est énoncée en premier, suivie de l’élaboration des idées clés issues de cette idée principale, puis de l’entrée dans les arguments soutenant chaque idée.

Cette méthode peut être difficile à comprendre sans diagramme, examinons-la donc une fois de plus avec cet infographe.

Comme vous pouvez le voir, l’idée principale se trouve au sommet de la pyramide. Ensuite, au niveau inférieur, on trouve trois insights clés dérivées de l’idée principale. Et puis, tous les insights sont expliqués en détail à la base de la pyramide. Si vous vous demandiez pourquoi on l’appelle le principe de la pyramide, le voile est maintenant levé.

Il existe de nombreuses définitions de la communication top-down, et certaines d’entre elles incluent même des éléments qui n’ont rien à voir avec la communication en tant que telle. Par exemple, certains sites web affichent un organigramme hiérarchique et prétendent que c’est de la communication top-down. Cependant, dans le conseil, la communication top-down signifie simplement que vous commencez votre discussion par la conclusion et que vous expliquez les détails dans les étapes suivantes.

Maintenant que vous connaissez l’essentiel du principe de la pyramide, entrons dans les détails. Cette méthode est utile à la fois pour les consultants et les clients, il est donc important de comprendre ce concept du point de vue de chacun.

1. Commencez par l’idée principale

Au fil de votre carrière, vous rencontrerez beaucoup de cadres dirigeants très occupés, qui accordent une grande importance à leur temps et ne supportent pas les personnes qui tournent autour du pot et prolongent une conversation sans raison. Ils veulent des réponses courtes et précises afin de pouvoir passer aux centaines d’autres tâches importantes qui les attendent.

La première chose que les cadres veulent savoir est la réponse principale. Par exemple :

• Une expansion au Canada pendant l’hiver n’est pas une bonne idée car la demande pour le produit sera faible
• Il est possible de dominer le marché en 6 mois si des concurrents plus petits sont acquis
• Les coûts opérationnels annuels peuvent être réduits de 100 000 $ en améliorant les processus

Avez-vous remarqué quelque chose de commun dans les trois exemples ci-dessus ? Ce sont des conclusions. Habituellement, on nous apprend à commencer une histoire par en donnant un peu de contexte, voire même en commençant par « Il était une fois ». Mais dans le secteur du conseil, la communication repose sur le principe contraire: elle commence par la fin. En effet, vous travaillez avec des personnes compétentes qui veulent obtenir rapidement la réponse à la question « Que devons-nous faire maintenant ? », afin de pouvoir suivre vos recommandations et préparer les étapes suivantes sans perdre de temps.

Vous ne pouvez tout simplement pas communiquer avec des PDG de Fortune 500 ou des dirigeants d’entreprises de premier ordre de la même manière que vous parlez à vos amis ou à vos collègues. La communication dans le domaine du conseil est un art.

Quand bien même vous feriez une présentation dans un format top-down, vous devez vous rappeler que la structure pyramidale n'est qu’une référence. Le client n’a pas besoin de savoir que vous suivez une méthodologie de communication top secrète. Tout ce dont il a besoin, c’est de savoir ce qu’il doit faire et comment il peut le faire exactement.

Enfin, il est important de mentionner un dernier point : même si nous avons discuté d’un exemple qui vous montre comment aller de haut en bas dans une séquence logique, vous devez vous attendre et être préparé à des questions en plein milieu de votre présentation. N’oubliez pas que les personnes qui ont besoin d’être entendues doivent avoir la possibilité de s’exprimer et qu’une conversation à double sens doit être encouragée.

Vous devriez être maintenant prêt à assurer votre prochaine présentation grâce à la méthode top-down !