Automatisation du flux de travail pour la mise à l’échelle de l’EdTech

Sujet fonctionnel

Automatisation des finances – Automatisation des flux de travail

Industrie de projet

EdTech

Soutien nécessaire

1 Consultant Finance Digitale

Durée

3 mois

Le défi

Le client, une scale-up EdTech, a été confronté à d’importantes inefficacités au sein de son service financier. Le processus manuel et gourmand en ressources Order-to-Cash (O2C) consommait beaucoup de temps et de ressources en main-d’œuvre, ce qui ralentissait l’ensemble des opérations.

Malgré les efforts numériques en cours dans d’autres départements, la fonction financière a pris du retard en matière d’automatisation. L’entreprise avait besoin d’un expert pour évaluer ses processus financiers et identifier les opportunités d’automatisation, en se concentrant sur le processus O2C pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

Rôle de Consultport

Le client s’est rapproché de Consultport pour une solution permettant d’optimiser son flux de travail financier. Dans les 48 heures, Consultport a présenté trois consultants hautement qualifiés en finance numérique. Le client a choisi un ancien consultant McKinsey avec plus de 10 ans d’expérience, qui a dirigé avec succès plus de 10 projets d’automatisation financière à grande échelle. Le rôle du consultant était d’auditer le processus O2C actuel, d’identifier les inefficacités et de mettre en œuvre des solutions d’automatisation telles que l’automatisation des processus robotiques (RPA) et le traitement intelligent des documents (IDP).

L’approche

Le projet a commencé par un audit détaillé des opérations financières et des capacités numériques de l’entreprise. Le consultant a travaillé en étroite collaboration avec le directeur financier et l’équipe informatique pour cartographier les défis actuels et évaluer les opportunités d’automatisation et d’intégration de l’IA. L’approche comportait trois éléments clés :

Automatisation de la commande à l’encaissement : Le consultant financier s’est concentré sur l’automatisation du processus manuel O2C. Il s’agissait notamment de déployer la RPA pour gérer les tâches répétitives telles que la facturation et le traitement des paiements, et d’utiliser l’IDP pour rationaliser l’extraction des données et réduire les erreurs de saisie manuelle. Ces solutions visaient à réduire les délais de traitement et à libérer l’équipe financière pour des tâches de plus haut niveau.

Développement de l’IA générative : En parallèle, l’expert a travaillé sur l’intégration d’Azure OpenAI et des services AWS dans les opérations de l’entreprise. L’accent était mis sur la création de modèles d’IA qui amélioreraient les prévisions financières, automatiseraient les processus de prise de décision et fourniraient des analyses prédictives pour une planification stratégique plus éclairée.

Formation et alignement des parties prenantes : Une série d’ateliers et de séances de formation ont été organisés pour s’assurer que les équipes des finances et des TI étaient parfaitement alignées sur les nouveaux outils et technologies mis en œuvre. Cela a aidé les parties prenantes à comprendre l’importance stratégique de la transformation et les a équipées pour gérer les systèmes à l’avenir.

Les résultats

Les changements introduits par le consultant ont aidé l’entreprise à faire évoluer les technologies numériques plus efficacement, tout en maintenant des opérations financières rationalisées.

Réduction de 20 % des délais de traitement

L’automatisation du flux de travail O2C a permis de réduire de 20 % les délais de traitement au cours de la première année de mise en œuvre, ce qui a permis au service financier de gérer les commandes et les paiements beaucoup plus efficacement.

Formation et alignement de l’équipe

Grâce à des ateliers et des formations, les consultants se sont assurés que toutes les parties prenantes étaient alignées sur la stratégie numérique de l’entreprise. Les équipes internes ont acquis les compétences nécessaires pour gérer et faire évoluer ces technologies de manière indépendante à l’avenir.

Capacités d’IA améliorées

Les consultants ont développé une solution d’IA générative personnalisée intégrée à AWS, qui a amélioré les processus de prise de décision, notamment en matière de prévisions financières et de gestion des risques.

Feuille de route de la stratégie numérique

L’équipe a fourni une feuille de route cohérente décrivant l’intégration de l’IA générative à l’infrastructure AWS existante de l’entreprise. Cette feuille de route a guidé l’entreprise dans la mise en œuvre d’initiatives d’IA qui pourraient évoluer avec l’entreprise.