Fallstudie | Digitale Prozessoptimierung für einen führenden Facility Services Provider
Ein führender Anbieter von Facility-Services, der den Betrieb von Unternehmensbüros, Gesundheitsstandorten und Einzelhandelsstandorten in Europa verwaltet, sah sich mit betrieblichen Ineffizienzen konfrontiert. Trotz eines starken Portfolios an Serviceverträgen hatte das Unternehmen mit fragmentierten Arbeitsabläufen, manuellen Berichtsprozessen und einer inkonsistenten Servicequalität an allen Standorten zu kämpfen.
Zu den wichtigsten Themen gehörten:
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Fehlende Echtzeit-Transparenz des Standortbetriebs und der Ressourcenzuweisung
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Hoher administrativer Aufwand durch manuelle Planung und Berichterstattung
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Schwierigkeiten bei der Standardisierung von Prozessen in verschiedenen Client-Umgebungen
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Eingeschränkte datengestützte Entscheidungsfindung, die sich auf die Kundenzufriedenheit und Vertragsverlängerungen auswirkt
Ziel des Unternehmens war es, seine Abläufe durch digitale Prozessoptimierung zu modernisieren, um die Servicequalität zu verbessern, die Kosten zu senken und die Skalierbarkeit seines gesamten Standortnetzwerks zu erhöhen.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ging das Unternehmen eine Partnerschaft mit Consultport ein, um schnell einen Berater mit nachgewiesener Expertise in der digitalen Prozessoptimierung und Transformation von Facility Services zu finden. Innerhalb von 72 Stunden erstellte Consultport eine Shortlist von drei hochqualifizierten Beratern, die aufgrund ihrer Branchenerfahrung und Erfolgsbilanz bei der Digitalisierung von Prozessen sorgfältig ausgewählt wurden.
Nach einigen Vorstellungsgesprächen entschied sich das Unternehmen für einen Experten für Prozessdigitalisierung mit 10 Jahren Erfahrung in der Facility-Services-Branche, der über eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Gestaltung und Implementierung skalierbarer digitaler Workflows und der Verbesserung der betrieblichen Effizienz verfügt.
Um das Projekt zur digitalen Prozessoptimierung voranzutreiben, brachte der Berater ein strukturiertes Vorgehen mit:
Prozessabbildung und digitale Workflow-Gestaltung
Der Berater begann mit einer umfassenden Bewertung der bestehenden Arbeitsabläufe in den wichtigsten Servicebereichen, einschließlich Reinigung, Wartung und Sicherheit. Mit Hilfe von Prozessabbildungstools identifizierte er Engpässe und Redundanzen bei der Ressourcenplanung, der Berichterstattung und der Compliance-Verfolgung. Es wurde ein neues digitales Workflow-Modell entwickelt, das mobile Berichte für Mitarbeiter an vorderster Front, automatisierte Aufgabenplanung und Echtzeit-Leistungs-Dashboards für Manager integriert.
Einsatz von IoT-fähigem Monitoring
Um die betriebliche Transparenz zu verbessern, führte er IoT-fähige Sensoren für die Anlagennutzung und die Umgebungsüberwachung an ausgewählten Pilotstandorten ein. Diese Geräte lieferten Echtzeitdaten über die Raumbelegung, den Gerätestatus und die Umgebungsbedingungen und speisten sie direkt in das neue Workflow-System ein.
Training und Change Management
Der Berater erkannte, wie wichtig die Akzeptanz der Belegschaft ist, und führte maßgeschneiderte Schulungen für über 80 Standortleiter und Teamleiter durch. Der Schwerpunkt lag auf dem Einsatz digitaler Tools für das Aufgabenmanagement, der Interpretation von Serviceleistungsdaten und der Übernahme von Best Practices zur kontinuierlichen Verbesserung.
Das Projekt zur Prozessoptimierung war erfolgreich und lieferte wirkungsvolle Ergebnisse:
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