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L’art de mener des réunions en ligne efficaces avec vos clients

Catégorie :
Date de publication :
octobre 12, 2021
Temps de lecture :
9 minutes
Leo
Rédacteur expérimenté et bon vivant qui aime se faire plaisir au restaurant mais le regrette après.

Que pensez-vous des réunions en ligne ? Vous rendent-elles nerveux ? Ou avez-vous l’impression que vous ne pourrez peut-être pas tout couvrir à temps ?

Si vous avez organisé quelques réunions jusqu’à présent, vous savez sans doute déjà qu’elles ne sont pas aussi faciles à mener qu’il n’y paraît et que les choses peuvent mal tourner.

Mais lorsqu’il s’agit de réunions en ligne, il est très peu probable que les choses tournent mal si vous suivez un certain nombre de règles.

Dans cet article, nous allons aborder quatre conseils qui vous aideront à organiser et à mener des réunions clients efficaces. Vous apprendrez à utiliser les réunions Zoom (ou tout autre type de réunion en ligne) de la bonne manière.

C’est parti.

Préparez la réunion à l’avance

Les réunions efficaces avec les clients ne doivent PAS commencer à l’heure convenue, elles doivent commencer quelques minutes avant. Par exemple, si la réunion est prévue à 9 heures du matin, vous devriez commencer à vous y préparer à partir de 8 heures du matin environ. Alors, comment se préparer à une réunion efficace avec un client ?

  • Lisez à nouveau vos notes ou votre présentation
  • Recherchez l’entreprise de votre client et regardez ses profils sur les réseaux sociaux pour comprendre sa personnalité
  • Parlez à quelqu’un pendant 5 minutes pour vous mettre dans un état d’esprit social
  • Prenez un repas léger ou une tasse de café afin d’avoir l’énergie nécessaire pour mener efficacement la réunion
  • S’il y a des personnes autour de vous qui ne participent pas à la réunion, dites-leur de ne pas parler trop fort
  • Si vous êtes nerveux, respirez profondément, méditez ou écoutez de la musique entraînante à faible volume

N’oubliez pas qu’une réunion efficace commence avant l’heure réelle. La préparation et la prévoyance sont ici essentielles. Ce n’est pas une bonne idée d’allumer la webcam et de commencer une réunion en ligne avec un client sans être préparé.

« La chance, c’est quand l’opportunité rencontre la préparation ; la malchance, c’est quand le manque de préparation rencontre la réalité. » — Eliyahu Goldratt

Préparez un ordre du jour de réunion efficace

Pour assurer le succès d’une réunion, créez et envoyez un ordre du jour détaillé et partagez-le avec les participants bien avant la date de la réunion. Créer un ordre du jour de réunion efficace est un art en soi. Voici quelques éléments importants à garder à l’esprit lors de la création d’un ordre du jour :

  • Écrivez l’heure, la date, le lieu, le nom de l’organisateur (vous, avec un peu de chance), les noms des participants
  • Mentionnez ce qu’il faut apporter à la réunion, et n’oubliez pas d’annoncer si les participants doivent effectuer une action avant la date de la réunion, comme regarder une vidéo d’entreprise ou lire une étude de cas
  • Détails de l’ordre du jour : Essayez d’ajouter autant de détails que possible au sujet de l’ordre du jour. Ainsi, au lieu d’écrire quelque chose du type « Discussion sur la stratégie marketing d’un nouveau produit », vous devriez écrire ceci : « Nouvelle stratégie marketing pour [nom du produit] afin d’accroître la notoriété de la marque auprès des millénials à Londres ».
  • Temps : ajoutez une limite de temps pour chaque sujet de l’ordre du jour afin de vous assurer que chaque sujet reçoive la bonne attention.

Un ordre du jour de réunion efficace vous permet, ainsi qu’aux participants, de vous préparer à la réunion bien avant l’heure, et grâce à cela, la réunion sera fructueuse pour tout le monde.

Gérez le temps efficacement

Des réunions clients efficaces nécessitent la contribution de tous les membres de l’équipe. En tant qu’organisateur, il vous incombe de vous assurer que chacun collabore et tire le meilleur parti de la réunion. C’est pourquoi la fixation et le respect de limites de temps sont si cruciaux. Comme mentionné ci-dessus, il est fortement recommandé d’ajouter une limite de temps dans l’ordre du jour. Mais même si les limites de temps pour chaque sujet sont parfaitement claires dans le document de l’ordre du jour lui-même, les choses peuvent encore déraper.

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Comment gérer le timing des réunions

  • Démarrez la réunion à l’heure, quoi qu’il arrive. Si un ou deux participants attendent toujours de se présenter, vous pourrez discuter des points qu’ils ont manqués plus tard grâce à des notes écrites
  • Soulignez l’importance de respecter les limites de temps pour chaque sujet avant de commencer la réunion
  • Avertissez les orateurs avant que leur temps de parole ne soit écoulé. Par exemple, si un participant est censé parler de la nouvelle stratégie d’engagement des employés pendant 30 minutes, faites-lui savoir à la 20e minute qu’il ne lui reste plus que 10 minutes

Le problème est que les réunions où les participants ne respectent pas les limites de temps peuvent s’éterniser et faire perdre un temps précieux. Sans compter qu’un sujet peut obtenir une plus grande importance que les autres juste à cause d’une gestion inefficace du temps. Donc, pour avoir des réunions efficaces avec les clients, vous devez créer et respecter des limites de temps.

Suivi des participants après la réunion

De même qu’une réunion fixée à 9 heures commence à 8 heures (en raison des préparatifs), une réunion qui se termine à 11 heures ne se termine pas complètement à ce moment-là, pas avant que vous ne fassiez un suivi avec les participants.

Les suivis sont la clé de l’efficacité des réunions avec les clients. Vous savez peut-être comment utiliser les réunions Zoom comme un pro, mais vous devez aussi savoir ce qu’il faut faire après avoir cliqué sur le bouton « Fin de la réunion pour tous ».

Un email de suivi doit comporter cinq éléments principaux :

  • Gratitude: Remerciez tous les participants à la réunion pour leur contribution et leur temps.
  • Référence: N’oubliez pas de mentionner de quelle réunion vous parlez dans l’email, car il y a de fortes chances que les participants assistent à plusieurs réunions en ligne ce jour-là.
  • Notes: Il s’agit de la principale composante de l’email de suivi. Discutez brièvement des principaux points à retenir de la réunion avec tous les participants.
  • Actions: Veillez à mentionner toute action supplémentaire requise de la part des participants. Par exemple : « Kate doit faire passer des entretiens à de nouveaux candidats pour le poste de responsable des réseaux sociaux ».
  • Bonus: Si ce n’est pas trop, demandez à tous les participants de sourire et de faire coucou de la main. Faites-leur savoir que vous prenez une capture d’écran que vous partagerez avec eux plus tard dans l’email de suivi. Cela dépend aussi du type de client avec lequel vous travaillez et des autorisations dont vous disposez. Donc, ne stressez pas trop sur ce point et ne prenez une capture d’écran que si tout le monde est satisfait.

En conclusion, les réunions efficaces avec les clients nécessitent une bonne planification, un ordre du jour clair et concis, une gestion du temps et un email de suivi. Si vous suivez ces conseils, vous serez très probablement en mesure de tirer le meilleur parti de votre prochaine réunion avec un client.