Maîtriser la communication top-down en conseil en management
On pourrait penser que le travail d'un consultant tourne uniquement autour des données, insights et analyses. Mais une autre compétence clé façonne votre carrière de consultant en management. Vos capacités de communication.
Les compétences en communication requises varient selon les industries. Dans l’hôtellerie, par exemple, une bonne communication implique la résolution d’un conflit avec un client. En revanche, dans le conseil, une capacité à décomposer un jargon complexe en informations simples et à les transmettre au client aussi rapidement est attendue.
L’un des moyens d’y parvenir est la méthode de communication top-down (descendante), que certains professionnels appellent aussi le principe de la pyramide. Il est le plus souvent utilisé par les consultants de McKinsey, un des acteurs les plus influents du secteur.
Qu’est-ce que la communication top-down ?
La méthode de communication top-down, également connue sous le nom de principe de la pyramide, est un mode de communication dans lequel l’idée principale est énoncée en premier, suivie de l’élaboration des idées clés issues de cette idée principale, puis de l’entrée dans les arguments soutenant chaque idée.
Cette méthode peut être difficile à comprendre sans diagramme, examinons-la donc une fois de plus avec cet infographe.
Comme vous pouvez le voir, l’idée principale se trouve au sommet de la pyramide. Ensuite, au niveau inférieur, on trouve trois insights clés dérivées de l’idée principale. Et puis, tous les insights sont expliqués en détail à la base de la pyramide. Si vous vous demandiez pourquoi on l’appelle le principe de la pyramide, le voile est maintenant levé.
Il existe de nombreuses définitions de la communication top-down, et certaines d’entre elles incluent même des éléments qui n’ont rien à voir avec la communication en tant que telle. Par exemple, certains sites web affichent un organigramme hiérarchique et prétendent que c’est de la communication top-down. Cependant, dans le conseil, la communication top-down signifie simplement que vous commencez votre discussion par la conclusion et que vous expliquez les détails dans les étapes suivantes.
POINTS CLÉS
- La méthode de communication top-down consiste à énoncer la conclusion d’abord et à passer aux détails ensuite
- Elle commence par le « quoi », puis est suivie du « comment », et se termine par « comment exactement »
- Les cadres dirigeants sont des personnes très occupées, donc toute communication qui leur est destinée doit être précise et organisée
- Le style de communication top-down, également connu sous le nom de principe de la pyramide, aide les consultants à transmettre l’idée clé et les idées connexes de manière bien structurée
- Les informations de tout sous-groupe au même niveau de la pyramide doivent être distinctes mais d’importance égale
- L'information doit comprendre de plus en plus de détails au fur et à mesure que le locuteur progresse du haut vers le bas de la pyramide
Comment maîtriser la communication top-down
Maintenant que vous connaissez l’essentiel du principe de la pyramide, entrons dans les détails. Cette méthode est utile à la fois pour les consultants et les clients, il est donc important de comprendre ce concept du point de vue de chacun.
1. Commencez par l’idée principale
Au fil de votre carrière, vous rencontrerez beaucoup de cadres dirigeants très occupés, qui accordent une grande importance à leur temps et ne supportent pas les personnes qui tournent autour du pot et prolongent une conversation sans raison. Ils veulent des réponses courtes et précises afin de pouvoir passer aux centaines d’autres tâches importantes qui les attendent.
La première chose que les cadres veulent savoir est la réponse principale. Par exemple :
- Une expansion au Canada pendant l’hiver n’est pas une bonne idée car la demande pour le produit sera faible
- Il est possible de dominer le marché en 6 mois si des concurrents plus petits sont acquis
- Les coûts opérationnels annuels peuvent être réduits de 100 000 $ en améliorant les processus
Avez-vous remarqué quelque chose de commun dans les trois exemples ci-dessus ? Ce sont des conclusions. Habituellement, on nous apprend à commencer une histoire par en donnant un peu de contexte, voire même en commençant par « Il était une fois ». Mais dans le secteur du conseil, la communication repose sur le principe contraire: elle commence par la fin. En effet, vous travaillez avec des personnes compétentes qui veulent obtenir rapidement la réponse à la question « Que devons-nous faire maintenant ? », afin de pouvoir suivre vos recommandations et préparer les étapes suivantes sans perdre de temps.
2. Énumérez les principaux insights de l’idée principale
Dans la communication de conseil, vous devez utiliser le principe de la pyramide pour soutenir l’idée principale et vous assurer que toute élaboration ultérieure est liée à cette réponse. Maintenant, regardez à nouveau la pyramide. Comme vous le voyez, il y a trois flèches qui pointent vers trois insights différents. Ces dernières doivent être liées à l’idée principale et être du même niveau d’importance.
Pour mieux comprendre cela, reprenons le dernier exemple que nous avons mentionné au point précédent. Ainsi, si la principale conclusion au sommet de la pyramide est la suivante : « Les coûts opérationnels annuels peuvent être réduits de 100 000 $ en améliorant les processus », nous pouvons ajouter les trois recommandations clés au niveau inférieur de la manière suivante :
- Externaliser les services informatiques et le marketing pour économiser 50 000 $ par an
- Rationaliser le processus de fabrication en investissant dans de nouveaux équipements pour économiser 30 000 $ dollars par an
- Trouver un nouveau fournisseur auprès duquel acheter les matières premières pour économiser 20 000 $ dollars par an
Vous voyez le schéma ? Toutes les recommandations sont liées à l’idée principale et rédigées dans un format similaire, à savoir : Faites « XYZ » pour économiser « ABC » dollars par an. Vous remarquerez également que toutes les recommandations sont d’importance égale, ce qui est une caractéristique très importante du principe de la pyramide. Vous ne pouvez pas vous contenter de mentionner des éléments non pertinents et sans rapport et prétendre qu’il s’agit d’une communication top-down.
3. Développez chaque idée clé
Dans l’exemple dont nous avons discuté plus haut, le sommet de la pyramide contient le « quoi » et le niveau inférieur présente le « comment ». Les recommandations font donc partie du « comment » mais sont encore très brèves et doivent être détaillées. Pour y parvenir, vous devez descendre plus bas dans la pyramide et utiliser le dernier niveau pour expliquer chaque recommandation en détail.
Concentrons-nous sur la troisième recommandation pour mieux comprendre. La recommandation n° 3 peut être réduite aux points suivants :
- Revoir les coûts actuels des fournisseurs
- Créer une liste de nouveaux fournisseurs et de leurs coûts
- Convaincre les fournisseurs actuels d’ajuster le coût ou en choisir d’autres moins chers
Comme vous pouvez le remarquer, plus on descend dans la pyramide, plus les informations sont détaillées.
Conclusion
Vous ne pouvez tout simplement pas communiquer avec des PDG de Fortune 500 ou des dirigeants d’entreprises de premier ordre de la même manière que vous parlez à vos amis ou à vos collègues. La communication dans le domaine du conseil est un art.
Quand bien même vous feriez une présentation dans un format top-down, vous devez vous rappeler que la structure pyramidale n'est qu’une référence. Le client n’a pas besoin de savoir que vous suivez une méthodologie de communication top secrète. Tout ce dont il a besoin, c’est de savoir ce qu’il doit faire et comment il peut le faire exactement.
Enfin, il est important de mentionner un dernier point : même si nous avons discuté d’un exemple qui vous montre comment aller de haut en bas dans une séquence logique, vous devez vous attendre et être préparé à des questions en plein milieu de votre présentation. N’oubliez pas que les personnes qui ont besoin d’être entendues doivent avoir la possibilité de s’exprimer et qu’une conversation à double sens doit être encouragée.
Vous devriez être maintenant prêt à assurer votre prochaine présentation grâce à la méthode top-down !
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