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Ben├Âtigt Ihr Unternehmen ein PMO?

Blog Kategorie:
Ver├Âffentlicht am:
Mai 7, 2022
Lesezeit:
5 minutes
consultport-author
Leo
Erfahrener Copywriter, welcher viel Geld f├╝r Restaurants ausgibt, nur um es danach zu bereuen.

Sicherlich haben Sie schon einmal von der Position des Projektmanagers in Unternehmen geh├Ârt. Heutzutage gibt es jedoch oft ganze Abteilungen, bestehend aus erfahrenen Projektmanagern und Beratern.

Immer mehr Firmen, insbesondere IT-Unternehmen, richten Project Management Offices (PMOs) ein, um effizientere Prozesse zu schaffen und Projekte von Anfang an bis Ende zu ├╝berwachen.

Folgender Artikel wird erkl├Ąren, um was genau es sich bei einem Project Management Office handelt, welche Funktionen es hat und was f├╝r Arten von PMOs es gibt.

Was ist ein Project Management Office (PMO)?

Bei einem PMO handelt es sich um eine Abteilung, die hohe Projektmanagementstandards in der gesamten Organisation definiert und aufrechterh├Ąlt. ├ťberdies erstellt und verwaltet sie die projektbezogene Dokumentation. Dar├╝ber hinaus bietet es fortlaufende Beratung, um sicherzustellen, dass ein Projekt sich in die richtige Richtung bewegt.

Tats├Ąchlich haben zahlreiche Studien erwiesen, dass die Mehrheit aller Unternehmen heutzutage ein Project Management Office betreibt und die Zahl st├Ąndig steigt. Grund daf├╝r ist, dass diese n├╝tzlich sind, wenn es darum geht, hohe Standards in Projekten zu setzen. PMOs stellen sicher, dass f├╝r die Zukunft nur Verfahren verwendet werden, die sich auch in der Vergangenheit bew├Ąhrt haben.

Nachfolgend einige wichtige Merkmale von PMOs:

1. Sie schaffen einen echten, messbaren und kontinuierlichen Wert f├╝r das Unternehmen.

Ob es nun um die Optimierung von Prozessen geht, das Einhalten des geplanten Projektumfangs oder Projektplans ÔÇô gute PMOs bringen den Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten, kontinuierlich Vorteile.

2. PMO Mitarbeiter sind mit verschiedenen Projektmanagement-Methoden vertraut.

Oft ist bei bestimmten Projekten Agile die richtige Managementmethode. Manchmal jedoch, vor allem in stark regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie oder der Luftfahrt, ist die Wasserfall-Methodik angebrachter. Aus diesem Grund m├╝ssen Mitarbeiter eines guten PMOs f├Ąhig sein, verschiedene Arten von Projektmanagement-Methoden einzusetzen und bei Bedarf einen hybriden Ansatz zu entwickeln.

3. Sie schulen und coachen Mitarbeiter, damit diese in jedem Projekt erfolgreich sind.

Es reicht nicht aus, ├╝ber umfangreiche Projektmanagementerfahrung zu verf├╝gen oder sich mit verschiedenen Methoden auszukennen. Zus├Ątzlich sollte das PMO in der Lage sein, dieses Wissen an das Projektteam weiterzugeben, um dieses bestm├Âglich f├╝r zus├Ątzliche Projekte vorzubereiten. Dies erfordert Erfahrung im Coaching, sowie gewisse Leadership Skills. Dadurch kann sichergestellt werden, dass bew├Ąhrte Verfahren und Standards w├Ąhrend des gesamten Projekts beibehalten und etwaige Fehler korrigiert werden.

4. Ein PMO bringt Projektmanagement und Unternehmensstrategie in Einklang.

Durch die Integration einer Balanced Scorecard kann ein PMO den Teams beim Management ihrer Projekte helfen und diese auf eine Linie mit der Unternehmensstrategie bringen. Dabei werden vier verschiedene strategische Perspektiven ber├╝cksichtigt: Finanzen, Kunden, interne Prozesse sowie Lernen und Wachstum.

Dar├╝ber hinaus k├Ânnen PMOs auch bei der Konfliktl├Âsung, der Budgetverwaltung, dem Aufbau einer Wissensbasis oder der kontinuierlichen Prozessoptimierung und -verbesserung Unterst├╝tzung leisten. Au├čerdem k├Ânnen sie bei der Erstellung von Einstellungspl├Ąnen und der Personalbeurteilung eine gro├če Hilfe sein.

Die drei verschiedenen Arten von Project Management Offices

Lassen Sie uns nun einen Blick auf die verschiedenen Arten von PMOs werfen:

1. Unterst├╝tzendes PMO

Oft ist das Projektportfoliomanagement einer Organisation nicht sehr ausgereift. In diesem Fall liegt mehr Verantwortung auf einzelnen Personen, die Arbeit gut zu erledigen. In der Folge bedeutet dies, dass mehr Mitarbeiter einer Organisation geschult werden m├╝ssen, um die entsprechenden Prozesse und Best Practices anzuwenden. An dieser Stelle kommt ein unterst├╝tzendes PMO ins Spiel. Im Rahmen eines solchen teilen Experten ihre Erfahrungen und Best Practices, sodass Neulinge gut und schnell geschult werden k├Ânnen. Au├čerdem gibt ein solches PMO Mitgliedern verschiedener Projekt Raum, sich auszutauschen.

2. Steuerndes PMO

Dies sorgt daf├╝r, dass festgelegte Prozesse und Standards im Projekt auch tats├Ąchlich angewendet werden. Die Funktion eines unterst├╝tzenden PMOs ist haupts├Ąchlich wissensbasiert. Im Gegensatz dazu besitzt ein steuerndes PMO ein moderates Ma├č an Kontrolle ├╝ber das Team. Zus├Ątzlich ├╝bernimmt es jedoch auf die Aufgaben eines unterst├╝tzenden PMOs, welche aus der Bereitstellung von Wissen und der Schulung der Teammitglieder bestehen.

3. Weisendes PMO

Ein solches erteilt Anweisungen und ├╝bt ein hohes Ma├č an Kontrolle, wenn nicht sogar die volle Kontrolle ├╝ber das Projekt aus. In diesem Fall sind Projektmanager verpflichtet, regelm├Ą├čige Berichte zu verfassen und an das PMO zu senden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Best Practices befolgt werden und ein zufriedenstellendes Ma├č an Konsistenz aufrechterhalten wird.

Ben├Âtigt Ihr Unternehmen ein PMO?

Folgende Faktoren k├Ânnten Anzeichen daf├╝r sein, dass Sie ein Project Management Office ben├Âtigen:

1. Ihre Prozesse sind innerhalb der verschiedenen Teams nicht einheitlich.

Die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens arbeiten alle mehr oder weniger nach eigenem Ermessen und die Prozesse sind inkonsistent? In diesem Fall kann sich die Einf├╝hrung eines PMOs als hilfreich erweisen. Dieses kann Ihnen bei der Festlegung von Standards, bew├Ąhrten Verfahren und Prozessen helfen. Gleichzeitig kann es sicherstellen, dass das Team die neuen Standards einh├Ąlt und das Projekt auf Kurs bleibt.

2. Ihre Projekte sind nicht auf die Gesch├Ąftsstrategie abgestimmt.

Was n├╝tzt ein Projekt, wenn es nicht mit Ihrem Gesch├Ąftsmodell und Ihrer Strategie ├╝bereinstimmt? Es ist generell schwer zu bestimmen, welche Projekte fortgef├╝hrt und welche besser gestrichen werden sollten. PMOs k├Ânnen Ihnen dabei helfen, ├╝berfl├╝ssige Projekte zu eliminieren, Ihr Projektportfolio zu sortieren und die anstehenden Projekte mit Ihrer Gesch├Ąftsstrategie in Einklang zu bringen.

3. Ihre Personalressourcen sind unzureichend.

Um Ihr Unternehmen zu vergr├Â├čern und auf die n├Ąchste Stufe zu heben, empfiehlt es sich, gro├če Projekte in Angriff zu nehmen. Um diese Projekte rechtzeitig abschlie├čen zu k├Ânnen, ben├Âtigen Sie jedoch ein qualifiziertes Team. Ein Project Management Office mit einem Team aus erfahrenen Projektmanagern kann Sie von der Ressourcenzuweisung und -nutzung bis hin zu Schulung und Coaching unterst├╝tzen.

4. Ihre Wissensbasis im Projektmanagement ist unzureichend.

Haben Sie sich notiert, was bei fr├╝heren Projekten schiefgelaufen ist? Wissen Sie noch, wie das Team Fehler behoben hat? Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und Verfahren? Ein PMO kann hierbei helfen. Es kann beispielsweise Vorlagen und bew├Ąhrte Verfahren anbieten, welche sich bei fr├╝heren erfolgreichen Projekten bew├Ąhrt haben. Au├čerdem k├Ânnen so Fehler vorgebeugt werden.

Wie PMO-Berater Ihnen bei der Einrichtung eines Project Management Office helfen k├Ânnen

Sie sind zu der Entscheidung gekommen, dass ein Project Management Office Ihr Unternehmen bereichern wird.

Wie k├Ânnen Sie nun Ihr eigenes PMO aufbauen?

Als ersten Schritt, sollten Sie die Ziele definieren, die hinter der Einrichtung Ihres PMOs stehen. Sie sollten ein PMO nicht einfach nur so einf├╝hren. Stattdessen sollten Sie ein klares Ziel der Implementierung im Kopf haben.

Daraufhin sollten Sie entscheiden, welche Art von PMO am geeignetsten f├╝r Sie ist und wie viel Kontrolle Ihr PMO haben darf.

Der letzte Schritt besteht schlie├člich darin, eine freiberufliche Beratungsplattform wie Consultport zu kontaktieren, um ein erfolgreiches Team zusammenzustellen. Die Suche nach PMO-Beratern (Project Management Office) ├╝ber Consultport ist sehr einfach:

  • Schritt #1: Nehmen Sie Kontakt mit unserem Consultport Team auf und erl├Ąutern Sie Ihre Projektanforderungen.
  • Schritt #2: W├Ąhlen Sie Ihre Lieblingskandidaten aus einem Pool sehr erfahrener Experten aus.
  • Schritt #3: Starten Sie Ihr Projekt.

Consultport verf├╝gt ├╝ber ein Netzwerk von ├╝ber 3.500 Beratern. Hierbei werden nur die Kandidaten ausgew├Ąhlt, die bereits in der Vergangenheit mit Top-Beratungsfirmen oder Blue-Chip-Unternehmen zusammengearbeitet haben. Ein gro├čer Vorteil ist au├čerdem, dass wir uns f├╝r Sie um alles B├╝rokratische k├╝mmern. Infolgedessen k├Ânnen Sie sich voll und ganz auf Ihr Projekt konzentrieren.

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